Wertvolle Schätze des Unternehmens heben – Umsatz- und Ertragsplanung im Handwerksbetrieb

Häufig hören die Betriebsberater im Vorfeld: „Die geplanten Umsätze kann ich mit meinen Mitarbeitern nicht erreichen“. Das passierte beispielsweise den Autoren Udo Steffen und Dirk Schadow, Betriebsberater und Dozenten der Akademie Zukunft Handwerk, in Zusammenarbeit mit einem Handwerksbetrieb.

Umsatzziel erreicht: Beispiel aus der Praxis

Gemeinsam mit einem Handwerksunternehmer wurde im Dezember die Umsatzplanung aufgrund der zu verrechnenden Stunden aller Mitarbeiter und des Wareneinsatzes zuzüglich seines Kalkulationsaufschlages durch den Betriebsberater erstellt. Der Unternehmer erklärte daraufhin, dass es unmöglich wäre, diese Umsatzvorgaben auch nur ansatzweise zu erfüllen. Dennoch arbeitete er schließlich gemeinsam mit seinen Mitarbeitern strikt an diesem Umsatzziel. Im November des Folgejahres (Planjahr) vermeldete er dann plötzlich: „Wir haben die geplanten Umsätze für das gesamte Jahr bereits im Oktober erreicht.“ So oder so ähnlich geht es den meisten Handwerksunternehmern, wenn sie erkannt haben, welche Vorteile eine Umsatz- und Ertragsplanung für ihr Unternehmen und ihre Mitarbeiter bringt.

Mitarbeiter einbeziehen und am Erfolg beteiligen

Am erfolgreichsten sind die Unternehmer, die ihren Mitarbeitern die Umsatz- und Ertragsplanung (UEP) vorstellen oder sie sogar mit in die Planung einbeziehen. Und wenn die Unternehmer zudem noch bereit sind, ihre Mitarbeiter am gemeinsam erwirtschafteten Unternehmensgewinn zu beteiligen, dann ist der Erfolg nicht mehr aufzuhalten. Allein der bewusste Umgang mit dem Planungsprozess beeinflusst das Unterbewusstsein. So ist es kaum noch zu verhindern, dass während und nach der gemeinsamen UEP die „Heinzelmännchen“ im eigenen Kopf und in den Köpfen der Mitarbeiter anfangen zu arbeiten und nicht mehr damit aufhören.

Auch Unternehmer können irren

Leider haben viele Unternehmer das enorme Potential, das in ihren Mitarbeitern steckt, noch immer nicht erkannt. Viele haben sogar Befürchtungen, ihren Mitarbeitern die unternehmerischen Zahlen zu präsentieren. Udo Steffen hat während seiner Tätigkeit immer wieder Unternehmer kennengelernt, die die Aussage treffen: „Meine Mitarbeiter können sowieso nichts mit den Zahlen anfangen ...“. Selbstverständlich hat der Unternehmer an dieser Stelle oftmals recht. Das trifft aber vor allem dann zu, wenn er den Mitarbeitern die Zahlen noch nie erläutert hat. Daher bietet die Akademie Zukunft Handwerk auch Seminare dazu an. Innerhalb von zwei Tagen vermittelt Dirk Schadow darin die nötigen Grundlagen. Er erklärt auf einfache und praxisnahe Weise die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, sodass danach die meisten Unternehmer die Frage stellen: „Was haben Sie mit meinen Mitarbeitern gemacht? Sie haben ja angefangen zu denken“.

Gewinnbeteiligung an der Leistung und am Erfolg

Das beste Werkzeug, zu hohen Leistungen zu motivieren, ist nicht nur echte Wertschätzung. Das wird insbesondere auch durch eine leistungs- und erfolgsorientierte Gewinnbeteiligung (LEO-Gewinnbeteiligung) erreicht, die alle Mitarbeiter als gerecht empfinden. Die Praxis der vergangenen Jahre hat gezeigt, welche Potentiale die Unternehmer und ihre Mitarbeiter gemeinsam entdecken und fördern, wenn ihnen die UEP vorgestellt und die LEO-Gewinnbeteiligung in Aussicht gestellt wird, wie zum Beispiel:

• die Mitarbeiter entwickeln Verkaufsaktivitäten, die man vorher nicht für möglich hält
• Fehler und damit auch Fehlerkosten werden kritisch beobachtet und drastisch minimiert
• Tops und Flops werden erkannt und wenn möglich, Flops eliminiert,
• besondere Marketingaktivitäten werden entwickelt und umgesetzt
• Kalkulationen werden untersucht und angepasst, insbesondere bei Kleinaufträgen und Kundendienstverkäufen
• Jahresgespräche werden mit den richtigen Lieferanten geführt, Skonti- und Boniverhandlungen führen zum Erfolg
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter.

Damit ist der Weg zum „1a-Arbeitgeber“, ausgelobt durch die Akademie Zukunft Handwerk, geebnet – vgl. auch: 1a-arbeitgeber.de. Jedes Unternehmen, bei dem die UEP und die LEO-Gewinnbeteiligung eingeführt und begleitet wurde, hat danach nachweislich den Unternehmenserfolg enorm steigern können.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche UEP

Eine sehr wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche UEP ist eine klare Kommunikation mit einem kompetenten und kooperativen Steuerberater. Folgende Unterlagen werden als Grundlage für die UEP benötigt – am besten für die vergangenen drei Geschäftsjahre:

1. qualifizierte Vorjahresvergleichs-BWA – mit und ohne Wertenachweis
2. Jahresübersicht-BWA
3. Jahres-Lohnjournal
4. aktuelle Lohnabrechnungen.

Qualifizierte BWA und ihre Auswertung Grundvoraussetzung ist zunächst, immer am „Puls der Zeit“ zu sein. Hierfür ist es erforderlich, dass der Unternehmer gemeinsam mit seinem steuerlichen Berater sicherstellt, dass die BWA zeitnah vorliegt. Im mittelständischen Handwerk sollte ein Periodenabschluss – in den meisten Fällen der Monatsabschluss – spätestens 10 bis 18 Tage nach Ende der Periode vorliegen.

Analyse der Zahlen

Doch mit dem „Zusenden“ der Auswertung ist es nicht getan. Jetzt beginnt erst die Arbeit, denn die Zahlen müssen analysiert werden, um daraus die nötigen Schlussfolgerungen zu ziehen. Hier ist ein kompetenter steuerlicher Berater gefragt. Ein monatliches BWA-Analyse-Gespräch ist daher ein elementarer Bestandteil einer effektiven und modernen Steuerberatung.

Der Status quo

Eine qualifizierte BWA ist nicht nur die Voraussetzung für eine qualifizierte UEP, sondern auch Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen unterjährig weiß, wo es wirklich steht. Dass das in der Praxis oftmals nicht der Fall ist, zeigt ein unter mehreren aus der Praxis ausgewähltes drastisches Beispiel: Praxisbeispiel Ein Unternehmer glaubte am 31.10.2016, er hätte ein „vorläufiges Ergebnis“ von minus 10 000 Euro, also Verlust, erzielt. In Wirklichkeit handelte es sich aber um ein Plus, ein positives Ergebnis von 70 000 Euro. Hier konnte von qualifizierter BWA keine Rede sein. Durch Ungenauigkeiten, Fehler bei der unterjährigen Abgrenzung sowie durch mangelnde Kommunikation zwischen Unternehmen und steuerlichem Berater kam es zu solch einer drastischen Ergebnisverfälschung. Die Ursachen waren in ganz unterschiedlichen Bereichen zu finden, u. a. bei:

• der Auflösung und Bildung der „erhaltenen Anzahlungen“
• der Bewertung der „halbfertigen Arbeiten“
• bei nicht vollzogenen OPOS-Korrekturen (Offene Posten bei Lieferanten und Kunden)
• sowie bei allgemeinen Fehlern im Rahmen der periodengerechten Erfolgsermittlung.

In Summe ergaben sich also insgesamt über 80 000 Euro als Ergebnisauswirkung. Autoren: D. Schadow, U. Steffen Der vollständige Artikel ist in unserem Facharchiv nachzulesen.