Digitalisierung im Handwerk
Vom Zettel zur Cloud: Handwerksfirmen werden digitaler
Auftragszettel, digitale Insellösungen und lokal betriebene IT-Systeme prägen vielerorts noch immer den Arbeitsalltag im Handwerk. Auf der Baustelle werden Zeiten und Leistungen erfasst, im Büro später erneut eingegeben und in verschiedenen Programmen weiterverarbeitet. Diese mehrfachen Arbeitsschritte führen zu Verzögerungen und erschweren eine aktuelle Übersicht der Projekte.
Zugleich steigen die Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Kundenkommunikation kontinuierlich. „Viele Betriebe merken, dass bestehende IT-Strukturen zwar ein wichtiger Schritt waren, aber heute oft nicht mehr mit der Geschwindigkeit moderner Arbeitsprozesse mithalten können“, berichtet Benno Quade, Co-CEO der OneQrew GmbH. „Gleichzeitig zeigt sich immer deutlicher, wohin die Entwicklung geht: weg von einzelnen, lokal betriebenen Systemen hin zu cloudbasierten Anwendungen, die Informationen zentral bereitstellen und Abläufe durchgängig verbinden.“ Cloudlösungen entwickeln sich somit zunehmend zum maßgeblichen Modell für eine effiziente Arbeitsweise im Handwerk.
Integration statt Insellösung
In vielen Unternehmen beginnt die Modernisierung der betrieblichen Strukturen mit der schrittweisen Digitalisierung einzelner Arbeitsbereiche. Der erste Schritt ist oft, papierbasierte Vorgänge durch digitale Erfassung zu ersetzen. Monteure notieren ihre Arbeitszeiten direkt auf dem Tablet, dokumentieren Leistungen beim Kunden vor Ort und übermitteln die Daten ohne Umweg ins Büro. „Der eigentliche Mehrwert entsteht aber erst dann, wenn diese Daten auch durchgängig weiterverarbeitet werden“, so Quade. „Ein zentraler Entwicklungsschritt ist dabei die Integration dieser Daten in übergreifende Systeme.“ ERP-Systeme verbinden Büro, Baustelle und mobile Anwendungen miteinander und schaffen so durchgängige Abläufe ohne Medienbrüche. Dabei zeigt sich jedoch verstärkt, dass insbesondere der lokale Betrieb dieser Systeme an seine Grenzen stößt. Hohe Anfangsinvestitionen für Softwarelizenzen und steigende Hardwarepreise sowie der Bedarf an interner IT-Expertise für Wartung, Updates und Sicherheit binden erhebliche Ressourcen im Betrieb. Gerade kleinere Unternehmen stehen dabei oft vor der Herausforderung, sich zusätzlich um Server, Datensicherung und Systemausfälle kümmern zu müssen. „Mit zunehmender Vernetzung und steigenden Anforderungen wird deutlich, dass unternehmenseigene IT-Infrastrukturen den Herausforderungen nur bedingt gerecht werden“, erläutert Quade.
Cloud als Schlüsseltechnologie für die Zukunft
Vor diesem Hintergrund rückt die Cloud immer stärker in den Fokus. Sie bietet einen alternativen Ansatz, bei dem Anwendungen und Daten zentral bereitgestellt werden. In der Praxis gibt es dabei durchaus Vorbehalte. Viele Betriebe fragen sich, wie sicher ihre Daten in der Cloud sind oder ob sie die Kontrolle darüber behalten. Moderne Cloud-Infrastrukturen begegnen diesen Bedenken mit zertifizierten Rechenzentren, hohen Sicherheitsstandards und redundanter Datenspeicherung. Im Arbeitsalltag zeigen sich die Effekte schnell: Mitarbeitende können von der Baustelle, aus dem Büro oder unterwegs jederzeit auf dieselben Daten zugreifen. Arbeitsberichte werden direkt übermittelt, Materialbestellungen sofort ausgelöst und Rechnungen zeitnah erstellt. Änderungen sind sofort sichtbar und Abstimmungen laufen deutlich einfacher. Investitionen in eigene Server entfallen weitgehend, da Betrieb, Wartung und Updates zentral organisiert werden. Darüber hinaus zeigen sich im laufenden Betrieb weitere Vorteile: Automatisierte Back-ups reduzieren das Risiko von Datenverlust, Anwendungen lassen sich flexibel anpassen und Software steht kontinuierlich in der aktuellen Version inklusive Sicherheitsupdates zur Verfügung.
Abläufe neu gedacht
Die technologische Entwicklung hin zur Cloud verändert die Arbeitsweise im Handwerksbetrieb spürbar. Vorgänge werden klarer strukturiert und besser aufeinander abgestimmt. „Cloudlösungen nehmen Unternehmen einen großen Teil des IT-Aufwands ab und schaffen gleichzeitig die Basis für einfachere Abläufe“, erklärt der Co-CEO der OneQrew GmbH. „So zeigt sich im Alltag, dass Aufträge schneller abgewickelt werden, weil alle Beteiligten auf dieselben Informationen zugreifen.“ Absprachen zwischen Büro und Baustelle laufen direkter, Rückfragen zu Arbeitsberichten oder Materialeinsätzen nehmen ab und Entscheidungen werden schneller getroffen. Gerade in der Einsatzplanung und im Service zeigt sich das deutlich: Teams lassen sich besser koordinieren, Änderungen schneller berücksichtigen und Projekte transparenter steuern. Auch die Ressourcenplanung gewinnt an Präzision. Digitale Werkzeuge helfen, Einsätze übersichtlicher zu koordinieren und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Entscheidungen basieren zunehmend auf aktuellen Daten. Der Weg vom Zettel zur Cloud erfolgt schrittweise. Erfolgreiche Betriebe entwickeln ihre Systemlandschaft kontinuierlich weiter und verbinden Anwendungen zu durchgängigen Lösungen. „Die Zukunft liegt klar in cloudbasierten Systemen, die flexibel mit den Anforderungen der Handwerksunternehmen wachsen“, betont Quade abschließend. „Sie schaffen die Grundlage dafür, Prozesse nachhaltig effizient und zukunftssicher zu gestalten.“
Weitere Informationen: www.oneqrew.com