System-Umstellung bei SAP: Handlungsdruck wächst für tausende Unternehmen

Die Wartung für das Vorgängersystem ECC – oder auch Business Suite – wird bis dahin eingestellt. Je nach Vorgängermodell kann der Umstieg durchaus komplex und zeitintensiv sein: Datenmodelle und Prozesse müssen zu den neuen Strukturen angepasst werden. Besonders Unternehmen mit komplexen SAP-Landschaften sollten sich frühzeitig mit der anstehenden Umstellung befassen. Der folgende Ratgeber der Unternehmensberatung Finatycs (www.finatycs.de) zeigt, welche Optionen für Unternehmen am besten geeignet sind und wie sie sich optimal auf den Umstieg vorbereiten können.

Erfolgsfaktoren für die Umstellung auf S/4HANA

Die erfolgreiche Transformation auf S/4HANA erfordert eine sorgfältige Planung, gezielte Vorbereitung und eine klare Strategie. Der Umstieg auf SAP S/4HANA zieht sich oft länger hin als gedacht – im Schnitt dauert er rund 30 Prozent länger als geplant. Ursachen hierfür sind vor allem eine Ausweitung des Projektumfangs, unzureichendes Projektmanagement sowie unterschätzte Test- und Datenmigrationsphasen. Auch eine unzureichende Data Readiness – also die mangelnde Qualität und Verfügbarkeit von Daten für die Transformation –  stellt hier oftmals ein Problem dar. Unternehmen sollten folgende Schritte berücksichtigen, um die Transformation effizient zu gestalten:

1. Frühzeitig starten
Je komplexer die bestehende SAP-Landschaft, desto wichtiger ist ein früher Projektbeginn und eine sorgfältige Planung. Viele Unternehmen unterschätzen den Zeit- und Ressourcenaufwand.  Unternehmen mit umfangreichen und vielschichtigen Geschäftsprozessen sollten sich also bereits jetzt intensiv mit der Umstellung auseinandersetzen. Eine rechtzeitige Analyse und Planung verschaffen Handlungsspielraum und vermeiden Engpässe.

2. Systemanalyse und Zielbild definieren
Zu Beginn sollte eine umfassende Analyse der gesamten Systemlandschaft erfolgen. Ziel ist es, veraltete Systeme und ineffiziente Prozesse zu identifizieren und ein ganzheitliches Zielbild für die zukünftige Architektur zu entwickeln. Dies schafft die Grundlage für eine realistische Projektplanung und eine gezielte Vorbereitung der Daten. Dabei hilft es, Geschäftsprozesse zu hinterfragen und zu optimieren, um kompetitiv zu bleiben und sich langfristig auf Trends vorbereiten zu können.

Um den aktuellen Stand der SAP-Systemlandschaft zu erfassen, helfen verschiedene  Assessment-Methoden. Eine dieser ist das Digital Discovery Assessment (DDA) – ein von SAP bereitgestellter und standardisierter Einstieg in die S/4HANA-Transformation. Das DDA bietet einen strukturierten Überblick über die bestehende Systemlandschaft, identifiziert Optimierungspotentiale und zeigt auf, welche Mehrwerte mit einem Wechsel auf S/4HANA verbunden sein können. Ergänzend dazu können das Application Value and Scoping (AVS) und der Conversion Readiness Check (CRC) eingesetzt werden: AVS hilft, gezielt Verbesserungspotentiale zu identifizieren und den Business-Value der Migration zu bewerten. CRC prüft, ob das bestehende System technisch und funktional bereit für eine Migration auf S/4HANA ist. Der kombinierte Einsatz dieser Assessments ermöglicht eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Planung und Umsetzung der Transformation.

3. Datenbereinigung und -migration
Die erfolgreiche Transformation hängt maßgeblich von der Qualität der Unternehmensdaten ab. Veraltete, doppelte oder fehlerhafte Datensätze sollten vorab oder während der Migration bereinigt werden. Zudem sollte frühzeitig geprüft werden, ob und welche Altdaten überhaupt migriert werden müssen. Die Datenmigration sollte mit validierten und bewährten Tools durchgeführt werden, die speziell für SAP-Umstellungen entwickelt wurden. Dabei ist es entscheidend, eng mit erfahrenen Partnern zusammenzuarbeiten, um eine effiziente Transformation gewährleisten zu können.

4. Migration: Der passende Ansatz für verschiedene Unternehmen
Je nach Ausgangslage und strategischer Zielsetzung bieten sich drei gängige Ansätze für die Migration an:

• Brownfield-Ansatz: Bestehende Systeme, Daten und Dokumente werden in S/4HANA überführt, inklusive Daten und historischer Anpassungen. Vorteil: geringer Aufwand, Nachteil: weniger tiefgreifende Prozessveränderungen
• Greenfield-Ansatz: Es erfolgt ein kompletter Neuaufbau der Systemlandschaft Dabei werden die benötigten Daten und Prozesse sorgfältig ausgewählt. Vorteil: bietet die Chance, Prozesse neu zu denken, Nachteil: ist sehr ressourcenintensiv
• Selective Data Transition: Dies ist eine Mischform, bei der ausgewählte Daten und Prozesse übernommen werden. Der Ansatz ermöglicht also eine selektive Datenmigration und Prozessübernahme – beispielsweise für relevante Geschäftsbereiche oder Daten aus bestimmten Zeiträumen.

Die Wahl des Migrationsansatzes hängt auch davon ab, auf welche Systemarchitektur migriert wird und wie stark die bestehenden Geschäftsprozesse angepasst oder neu gestaltet werden sollten.

Drei Wege zur SAP S/4HANA-Implementierung:
Unternehmen haben drei Möglichkeiten, um SAP S/4HANA zu implementieren: die Private Cloud, Public Cloud und On-Premise. Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Vorteile, die auf die verschiedenen Bedürfnisse und Größen von Unternehmen zugeschnitten sind.

1. S/4 HANA Private Cloud ist eine Lösung, bei der die gesamte Infrastruktur exklusiv für ein einzelnes Unternehmen bereitgestellt wird. Sie bietet ein Höchstmaß an Freiheit bei der Gestaltung, hohe Sicherheitsstandards und volle Kontrolle über Daten und Geschäftsprozesse – dies bietet sich vor allem für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und hohem Anpassungsbedarf an. Der Wartungsaufwand ist hier auch geringer, da SAP zentrale Aufgaben wie Anwendungsbetrieb und Sicherheit übernimmt.
2. S/4HANA Public Cloud ist eine kostengünstigere Lösung, die vollständig von SAP betrieben wird und bei der mehrere Unternehmen dieselbe Cloud-Plattform nutzen. Sie eignet sich vor allem für Unternehmen, deren Abläufe weitgehend den Standardprozessen von SAP entsprechen – also z. B. in Bereichen wie Einkauf, Buchhaltung oder Vertrieb. Auch branchenspezifische Anforderungen können oft mit vorhandenen SAP-Lösungen abgedeckt werden. Da keine umfangreichen Anpassungen nötig sind, profitieren Unternehmen von einer schnellen Einführung, automatischen Updates und geringem Betriebsaufwand.
3. SAP S/4 HANA on-premise richtet sich hingegen an große Unternehmen, die ihre SAP-Systeme vollständig selbst betreiben möchten. Sie bietet höchste Kontrolle über Technik, Daten und Sicherheitsrichtlinien, erfordert jedoch einen hohen Aufwand in der Verwaltung und Wartung der Infrastruktur. Diese Option ist ideal für Unternehmen, die ihre Systeme eigenständig gestalten und betreiben möchten und über die dafür notwendigen Ressourcen verfügen.

5. Change Management und Schulung
Der technologische Wandel ist auch ein kultureller. Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden, geschult und für die neuen Prozesse sensibilisiert werden. Eine offene Kommunikationsstrategie sowie Schulungsprogramme sind entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und die Produktivität während der Umstellung zu sichern.

6. Externe Partner und SAP-Ökosystem nutzen
Die Umstellung auf S/4HANA ist komplex und betrifft sowohl Technik als auch Geschäftsprozesse. Externe Partner bringen dabei nicht nur technisches Know-how ein, sondern helfen auch bei strategischen Fragen. Sie nutzen dabei bewährte Best Practices, die sich als besonders erfolgreich bei  der S/4HANA-Implementierung erwiesen haben. Besonders bei komplexen Anforderungen kann ein erfahrener Blick von außen helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und realistische Umsetzungswege zu planen. Zudem bietet das Unternehmen mit seinem SAP Activate Framework eine klare Anleitung für die Migration.