Betriebsführung
Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht - Tipps und Tools
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen Rechnungen in einem vorgegebenen elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen, was zahlreiche Herausforderungen verursacht.
Um Unternehmen einen Überblick zu verschaffen, hat die Berliner Unternehmensberatung Finatycs (www.finatycs.de) auf Grundlage der Software-Bewertungsplattformen Capterra und OMR Reviews ermittelt, welche Tools für die elektronische Rechnung besonders beliebt und kostengünstig sind und gibt Unternehmen Tipps dazu.
Tipps zur Auswahl des richtigen Tools
Rudolf Vasil, Partner bei Finatycs, empfiehlt folgende Punkte bei der Auswahl eines E-Rechnungstools zu beachten:
- Relevanz der Funktionen prüfen
„Ein gutes E-Rechnungstool sollte mehr bieten als nur die gesetzeskonforme Rechnungserstellung. Prüfen Sie, ob das Tool Funktionen wie die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, automatische Steuerberechnungen oder Berichterstellungsoptionen bietet. Diese zusätzlichen Features sparen langfristig Zeit und Kosten.“ - Benutzerfreundlichkeit sicherstellen
„Die Bedienung eines E-Rechnungstools sollte so intuitiv wie möglich sein. Komplexe Systeme, die Ihre Mitarbeiter überfordern, können mehr Schaden als Nutzen bringen. Achten Sie auf Tools, die in den Bewertungen besonders für ihre Benutzerfreundlichkeit gelobt werden.“ - Skalierbarkeit berücksichtigen
„Denken Sie langfristig: Ein Tool, das heute für Ihr Unternehmen ausreicht, muss auch mit Ihrem Wachstum Schritt halten können. Skalierbare Lösungen ermöglichen es Ihnen, zukünftige Anforderungen ohne teure Systemwechsel abzudecken.“ - Kundensupport nicht unterschätzen
„Eine schnelle und kompetente Unterstützung ist entscheidend, besonders bei einer so zentralen Funktion wie der Rechnungsstellung. Daher sollten Sie überprüfen, ob das Tool einen verlässlichen Support bietet – idealerweise in Ihrer Sprache und in den für Ihr Unternehmen wichtigen Zeitzonen.“ - Kosten-Nutzen-Verhältnis prüfen
„Günstig ist nicht gleich gut. Vergleichen Sie die monatlichen Kosten mit dem tatsächlichen Nutzen, den das Tool für Ihr Unternehmen bietet. Es lohnt sich oft, etwas mehr zu investieren, um ein Produkt zu wählen, das Ihre Prozesse nachhaltig optimiert.“
Bei der Wahl des richtigen Tools für E-Rechnungen kann es sinnvoll sein, auf die Erfahrungen anderer Nutzer mit der Software zurückzugreifen. Auf den zwei größten Software-Bewertungsplattformen Capterra und OMR Reviews schaffen es die Tools Acuity Schedulding, Karbon und TaxDome sowie GetMyInvoices.com auf die ersten drei Plätze.
Die Software Acuity Schelding kann mit stolzen 5.667 Bewertungen und einer Punktzahl von 4,8 Punkten in der Untersuchung glänzen und ist für Dienstleistungsunternehmen, die ihre Terminplanung mit der Rechnungsstellung verbinden möchten, geeignet. Wer die Software für sein Unternehmen nutzen möchte, zahlt monatlich umgerechnet 18,45 Euro. Platz zwei teilen sich die Tools Karbon und Taxdome mit jeweils 4,7 von fünf möglichen Punkten – hier lag die Anzahl der Bewertungen bei 171 bzw. 3.073. TaxDome eignet sich vor allem für Steuerberater und Buchhaltungsbüros, da durch Automatisierung der Compliance-Aufgaben die Zusammenarbeit mit Mandanten erleichtert wird. Die Software gehört unter den Top-3 mit 79 Euro zu den teuersten Softwares. Karbon hingegen kombiniert Aufgabenverwaltung mit Rechnungsstellung und ist besonders für projektbasiertes Arbeiten geeignet. Hier fallen für Unternehmen Kosten von 59 Euro an. GetMyInvoices.com folgt schließlich auf Platz drei mit 4,6 Punkten – preislich liegt die Software bei 19 Euro im Monat. Insgesamt haben Nutzer hier insgesamt 270 Bewertungen abgegeben. Im Gegensatz zu diesen Softwares setzen größere Unternehmen häufig auf spezialisierte Programme wie SAP Document Compliance oder DATEV SmartTransfers, die eine tiefere Integration und erweiterte Funktionen bieten.
„Jede Softwarelösung bietet individuelle Vorteile, die je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. Viele größere Unternehmen arbeiten bereits mit Softwares wie SAP Document Compliance, DATEV SmartTransfers oder Sage E-Voicing, die die Funktionen bereits mit sich bringen. Diese Programme sind spezialisiert auf E-Rechnungsprozesse und optimieren spezifisch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, vor allem im Hinblick auf Compliance und Integration in bestehende IT-Landschaften. Sie eignen sich oft für größere Unternehmen oder solche mit komplexen Anforderungen. Die von uns untersuchten Lösungen sind vielseitig, flexibel und eignen sich hervorragend für kleinere bis mittelständische Unternehmen oder spezifische Arbeitsweisen (z. B. Projektmanagement, Mandantenverwaltung). Generell gilt: Unternehmen sollten sich bei der Auswahl einer Lösung darauf konzentrieren, welche Funktionen ihre aktuellen Prozesse am besten unterstützen und ob die Software zukunftssicher ist”, ergänzt Rudolf Vasil, und Partner bei Finatycs.