Betriebsführung
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Hard- und Software
Einfachlösungen zur Auftragsbearbeitung
ep2/2009, 3 Seiten
Unterschiedliche Anforderungen Die Anforderungen an ein Programm zur Auftragsbearbeitung werden durch die jeweilige Branche, die konkrete Betriebsgröße und nicht zuletzt durch die Wünsche des Nutzers bestimmt. Ausgehend davon sind modular erweiterbare Branchenlösungen entwickelt worden, deren Funktionsumfang auf bestimmte „Firmentypen“ ausgerichtet ist. Aber diese typischen Firmen gibt es immer weniger, öfter gibt es Firmen die ganz gezielt Nischen besetzen und über die Spezialisierung ihren Platz am Markt behaupten. Für diese Firmen sind die üblichen Branchenlösungen dann in vielen Fällen nicht sinnvoll einsetzbar. Zu einer ähnlichen Schlussfolgerung gelangt sicher auch mancher Jungunternehmer. Gerade die Anfangszeit einer Selbständigkeit ist - trotz sorgfältiger Planung - durch viele Unwägbarkeiten gekennzeichnet. Es gibt daher gute Gründe mit der Anschaffung eines Programms zur Auftragsbearbeitung zunächst etwas abzuwarten. Man spart nicht nur die Kosten, sondern hat nach einiger Zeit auch deutlich präzisere Vorstellungen bezüglich des benötigten Funktionsumfanges. Aber nicht nur für Existenzgründer oder Firmen die vorzugsweise in Nischenmärkten tätig sind, stellt die Wahl geeigneter Software zur Auftragsbearbeitung ein Problem dar. Firmen, die schon länger existieren, aber auf Grund der Marktentwicklung einen Schrumpfungsprozess durchlaufen haben, müssen zuweilen feststellen, dass ihre in guten Zeiten angeschaffte Software jetzt eher hinderlich ist. In diesen Situationen kann es durchaus sinnvoll sein, über die Nutzung von Einfachlösungen zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen auf der Basis der allseits bekannten Office-Pakete nachzudenken. Office-Pakete nutzen Der PC verdankt seinen Siegeszug vor allem zwei Programmen, den Textverarbeitungen und den Tabellenkalkulationen. Und um mit größeren Datenmengen z. B. Adress- und Artikeldaten umgehen zu können, erweist sich darüber hinaus ein Datenbanksystem als sehr nützlich. Die Entwickler derartiger Programme sind daher schon recht früh dazu übergegangen diese Programme nicht nur einzeln, sondern im Paket anzubieten. Um Arbeitsabläufe formalisieren und dem Endanwender die Arbeit weiter erleichtern zu können, verfügen diese Pakete noch über eine integrierte Programmiersprache Einfachlösungen zur Auftragsbearbeitung Die Softwarebranche hat in den letzten Jahren einen nicht zu übersehenden Konsolidierungsprozess durchlaufen. Dabei ist das Angebot an Lösungen zur Auftragsbearbeitung zwar kleiner, aber kaum übersichtlicher geworden. Bei der Suche nach einem geeigneten Produkt hat der Nutzer nach wie vor die „Qual der Wahl“. Da erweist es sich vielfach als sinnvoll, zunächst mit einer kleinen einfachen Lösung zu beginnen. Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 2 124 7. Neues Bauforderungssicherungsgesetz Durch das neue Bauforderungssicherungsgesetz wird ein General-oder Hauptunternehmer (GU/HU) zum Treuhänder seiner Nachunternehmer (NU). Jede Abschlagszahlung, die er von seinem Auftraggeber erhält, gilt künftig als Baugeld. Dieses muss zur Bezahlung der von ihm beauftragten NU (ebenso: Architekten, Lieferanten, etc.) verwendet werden. Wird dieses Baugeld zweckwidrig verwendet und können die NU ihre Forderungen - z. B. wegen Insolvenz - nicht mehr durchsetzen, müssen die Verantwortungsträger des GU/HU mit einer persönlichen Inanspruchnahme rechnen. Zur Vermeidung dieser Haftungsrisiken ist zu beachten: · Der GU/HU muss das erhaltene Baugeld auf einem gesonderten Konto deponieren und dafür Sorge tragen, dass es nicht von Dritten (auch nicht der Hausbank) gepfändet werden kann. In der Regel empfiehlt sich die Einrichtung eines Treuhandkontos. · Er darf das Baugeld nicht für eigene Zwecke oder zur Deckung der allgemeinen Geschäftskosten verwenden. · Er darf keine „Löcher“ aus anderen Baustellen stopfen und keine baufremden Verbindlichkeiten bedienen, wie z. B. Grundstücks-, Rechtsanwalts-oder Maklerkosten usw. · Erbringt der GU/HU selbst Bauleistungen, so darf er vom Baugeld nur einen Betrag in Höhe von 50 % des angemessenen Werts des Baugeldes - nicht des Rechnungsbetrags - für sich behalten. Das Gesetz wurde dahingehend geändert, dass für Ansprüche aus der zweckwidrigen Verwendung von Baugeld eine Beweislastumkehr vorgesehen wird. Die Pflicht zur Führung eines Baubuchs entfällt. 8. Zivilprozessordnung Die ursprünglich im Entwurf des Forderungssicherungsgesetzes vorgesehene Änderung der Zivilprozessordnung, wonach mit Hilfe einer vorläufigen Zahlungsanordnung der Auftragnehmer schneller einen Titel gegen den Auftraggeber erlangen sollte, ist nicht im Gesetz enthalten. Fazit Insbesondere die Neuregelung des § 648 a (Bauhandwerkersicherung) sowie die Erweiterung der persönlichen Haftung der Verantwortlichen für die Baugeldverwendung (Bauforderungssicherungsgesetz) stellen künftig ein „scharfes Schwert“ für Bauunternehmer dar. Insofern eröffnet das neue Gesetz ihnen gute Möglichkeiten, hohe Außenstände oder gar Forderungsausfälle zu vermeiden. Dies gelingt jedoch nicht „automatisch“, denn die Unternehmer müssen die neuen Instrumentarien kennen und rechtzeitig anwenden. A. Süß Claus-Jürgen Korbion, Dr. Mark von Wietersheim: Das neue Forderungssicherungsgesetz - effektiver Schutz gegen schlechte Zahlungsmoral: Rudolf Haufe Verlag, Freiburg i. Br., 1. Auflage 2008, DIN A4-Broschur mit CD-ROM, 184 Seiten, 39,80 Euro, ISBN 978-3-448-06510-7, Bestell-Nr. 07124 Die Broschüre enthält die neuen Vorschriften wie z. B. · Erleichterung bei Abschlagszahlungen · Stärkung des Subunternehmers · Wegfall der Fertigstellungsbescheinigung · Änderungen beim Druckzuschlag · Verbesserung der Bauhandwerkersicherung · Persönliche Haftung gegenüber Lieferanten. Zugleich werden diese neuen Regelungen praxisgerecht kommentiert. Neben Handlungsempfehlungen zur Forderungsdurchsetzung werden Praxisbeispiele und Gestaltungsmöglichkeiten aufgezeigt. Als Arbeitshilfen werden Checklisten und Muster zum Durchsetzen von Zahlungsforderungen angeboten. Bei den Normen wird die alte und neue Rechtslage gegenübergestellt. Excel-Tool zur Zuschlagskalkulation - speziell für Handwerksbetriebe BETRIEBSFÜHRUNG (meist Basic-Dialekte) mit deren Hilfe kleine Anwendungen erstellt werden können. Im deutschsprachigen Raum werden neben Microsoft-Office vor allem das freie Open Office.org [1] und die darauf basierenden kostenpflichtigen Varianten sowie das Office-Paket der Firma Softmaker [2] eingesetzt. Textprogramm Der Umgang mit einem Textprogramm gehört zum absoluten Elementarwissen eines PC-Nutzers. Die Nutzung eines solchen Programms ist die einfachste Form - aber die wahrscheinlich am häufigsten genutzte Form - sich das Erstellen von Angeboten und Rechnungen zu erleichtern. Dabei werden vor allem Möglichkeiten wie Textbausteine, Vorlagen und die Serienbrieffunktion genutzt. Diese Lösungen sind meist recht individuell und werden nur gelegentlich hier und da im Netz vorgestellt, da eine Nachahmung kaum empfohlen werden kann. Tabellenkalkulation Deutlich größere Möglichkeiten bietet die Anwendung einer Tabellenkalkulation. Durch die Verknüpfung mehrerer Tabellen, der Nutzung der internen Funktionen der Arbeitsblätter sowie der Programmiermöglichkeiten des integrierten Basic-Interpreters können recht anspruchsvolle kleine Anwendungen erstellt werden. Neben vielen kostenpflichtigen Offerten findet man im Web auch diverse kostenlose Angebote mit vergleichsweise beachtlichem Leistungsumfang. Freeware Karena Das von F. Maßong erstellte Programm Karena ist Freeware und kann kostenlos von der Homepage www.karena.de herunter geladen werden. Das Kürzel Karena steht für Kalkulation, Rechnung, Nachkalkulation. Es handelt sich um eine VBA-Applikation die einen Windows-Rechner mit Excel 2000 (oder höher) voraussetzt. Das Tool verfügt über eine eigene Installationsroutine. Neben dem eigentlichen Werkzeug zur Auftragsbearbeitung erhält man gleichzeitig eine Anwendung zur Erstellung eigener Leistungskataloge und VOB-gerechte Briefvorlagen für die Abnahme sowie die Anmeldung von Bedenken und die Anzeige von Behinderungen. Da diese Vorlagen als Dot-Dateien bereitgestellt werden, braucht man dafür MS-Word. Das Programm (Bild ) ist nach Angaben des Autors speziell für kleine Handwerksbetriebe geschaffen worden. Um dem Interessenten den Einstieg zu erleichtern, werden eine 10 Seiten umfassende Hilfe und eine Beispielkalkulation mitgeliefert. Mittellohn und Leistungskataloge Der Einstieg in das Programm ist recht einfach, da als Stammdaten lediglich die Mitarbeiter zur Ermittlung des Mittellohnes und einige Positionen in den Leistungskatalogen angelegt werden müssen. Damit die Auflistungen nicht zu groß werden und der Überblick gewahrt bleibt, können verschiedene Kataloge anlegt werden. Darüber hinaus kann man innerhalb eines Kataloges die einzelnen Positionen verschiedenen Kategorien, Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen zuordnen. Angebot und Kalkulation Ähnlich einfach ist die Angebotserstellung. Die Adresse muss eingegeben werden und anschließend wird das zu erstellende Angebot grob eingerichtet. Danach können die Leistungspositionen manuell erstellt oder aus den Leistungskatalogen eingefügt werden. Die Übernahme von Positionen (Bild ) in das Angebot wird durch die eingeblendete Palette erleichtert. Im Kalkulationsblatt können die einzelnen Positionen dann projektspezifisch durchkalkuliert werden. Bei Bedarf lassen sich an dieser Stelle noch Gerätekosten und Fremdleistungen sowie eine Gemeinkostenumlage einarbeiten. Rechnung und Nachkalkulation Wenn der Auftrag entsprechend dem Angebot realisiert wurde, braucht zur Rechnungsschrei-Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 2 125 BETRIEBSFÜHRUNG Angebotsbearbeitung - Leistungsverzeichnisse erstellen und kalkulieren Rechnung Easy - eine Openoffice-Anwendung auch für ältere Rechner Alles auf einem übersichtlichen Bildschirm Kabel++ Programm zur Berechnung von Starkstromkabeln in der Prozessindustrie, für Versorgungseinrichtungen und für Beleuchtungs-Speisekabel entlang Autobahnen Entworfen von Elektrotechnikern, die damit seit 1992 in der täglichen Praxis arbeiten. In der einfachsten Standardausführung bereits mit allen möglichen Schmelzsicherungen, Automaten und Arten des Motoranlaufs versehen. Selektivität ist bereits in der Basisausführung der Advanced Version enthalten. Es gibt Optionen für eine Loadbalance und die grafische Ausgabe einer MCC Ansicht und eine einpolige Darstellung (Single-Line Diagramm). Wir sind ein unabhängiges Unternehmen, es gibt also keine Einschränkung im Hinblick auf Hersteller-Typen von Sicherungen oder Norminstituten. Besuchen Sie unsere Webseite unter www.kabelberechnung.de men. Bevor man die erste Rechnung schreiben kann, braucht man lediglich den eigenen Briefkopf inklusive eigenem Logo anzulegen, sowie die Fußzeilen mit Angabe der eigenen Bankverbindung, Telefonnummer, Umsatzsteuernummer u. ä. Angaben einzufügen. Adresse und Kopfdaten Das Schreiben der Rechnung beginnt mit dem Eintragen der Adresse des Empfängers, sowie organisatorischer Angaben wie Belegnummer, Kundennummer, Belegdatum usw. Das aktuelle Datum wird in die entsprechenden Felder automatisch eingetragen und kann bei Bedarf geändert werden. Positionen erfassen Die Positionserfassung startet mit der Angabe der Rechnungszeilen. Danach werden Schritt für Schritt die Felder der einzelnen Positionen aktiviert und ausgefüllt. Es können positionsweise Rabatte eingetragen werden. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer. Hier ist eine Zuordnung verschiedener Mehrwertsteuersätze innerhalb einer Rechnung möglich. Die Rechenfunktionen beschränken sich auf die Ermittlung des Gesamtpreises je Position, die Berechnung des Endbetrages und den Ausweis der Mehrwertsteuer. Die Einzelpreise können wahlweise als Brutto- bzw. Nettopreise eingetragen werden. Je nach aktiviertem Button ändern sich die Schlusszeilen. Fazit Wer die auf Tabellenkalkulationen basierenden Tools nutzen möchte, braucht neben dem nötigen fachspezifischen Wissen zur Kalkulation und Rechnungsschreibung mehr als nur grundlegende Kenntnisse zur Funktion und dem Umgang mit Standardanwendersoftware. Diese Programme setzen einen erfahrenen PC-Nutzer voraus, vor allem auch deshalb, weil man sich bei auftretenden Problemen selbst helfen muss. Für solche Nutzer wurden diese Angebote geschaffen und ihnen kann man sie auch empfehlen. Die Entscheidung für das eine oder andere Werkzeug wird vorzugsweise durch das bereits genutzte Tabellenkalkulationsprogramm bestimmt. In vielen Fällen werden die verschiedenen Lösungen durchaus gleichwertig sein. Wer aber ohnehin bereits andere Excel-Tools [3] nutzt und zudem eher wenige und dafür größere Aufträge zu erledigen hat, wird Karena vorziehen. Anderenfalls ist man mit den anderen Angeboten ggf. besser beraten. In der Ausbildung kann man die vorgestellten Werkzeuge parallel einsetzen, um unterschiedliche Vorgehensweisen zu demonstrieren. Literatur [1] Möbus, H.: Open Office - Software zum Nulltarif. Elektropraktiker Berlin 60(2006)1, S. 34-35. [2] Möbus, H.: Softmaker Office - Komplettlösung für das Büro. Elektropraktiker Berlin 61(2007)11, S. 991-993. [3] Möbus, H.: Einnahmen-Überschussrechnung mit Excel. Elektropraktiker Berlin 61(2007)12, S. 1086. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 2 126 BETRIEBSFÜHRUNG bung nur die Rechnungsnummer eingegeben werden. In der Nachkalkulation können positionsweise der Materialverbrauch und die benötigten Zeiten erfasst und den Sollgrößen gegenübergestellt werden. Für Handwerker eine sehr zweckmäßige, aber leider all zu oft wenig genutzte Möglichkeit zur kritischen Prüfung der eigenen Geschäftstätigkeit. Open Source Rechnung Easy Eine kostenlose und unkomplizierte Lösung wird mit Rechnung-Easy angeboten. Der Programmautor nutzt Openoffice.org [1] und hat sein Tool unter die GNU-Lizenz gestellt. Die Programmdatei steht auf der Autorenhomepage www.swierkowski-online.de zum Download bereit. Nach dem Speichern in einem gesonderten Verzeichnis kann man sofort mit der Arbeit beginnen (Bild ). Rechnung-Easy ist auch mit älteren Openoffice-Versionen (ab V 1.1) lauffähig und daher auf geradezu betagten Rechnern nutzbar. Grunddaten und Hilfstabelle Der Einstieg in das Programm gestaltet sich recht simpel. Das Hilfe-Blatt vermittelt einen Überblick zu den Programmfunktionen. Da in allen Rubriken bereits Testdaten angelegt sind, kann man sofort mit dem Probieren beginnen. In den Grunddaten und in der Hilfstabelle werden Angaben zu Briefkopf, den Liefer- und Zahlungsbedingungen, zu den Tabellenstrukturen u. ä. erfasst. Adressen und Artikel Für die Verwaltung der Artikel-und Adressdaten sind jeweils gesonderte Tabellen vorgesehen. Dort können Positionen in der bei Tabellenkalkulationen üblichen Vorgehensweise hinzugefügt, geändert oder auch gelöscht werden. Zur Übernahme wird die jeweilige Position markiert und durch Aktivieren eines Buttons in die Rechnung eingefügt. Rechnungen und Rechnungsliste Hat man die Grunddaten sowie die Adressen und Artikel komplett angelegt, so lassen sich selbst größerer Rechnungen mit wenigen Mausklicks erstellen. Über das Kopieren eines entsprechenden Vorganges lassen sich natürlich auch andere Dokumente wie etwa Lieferscheine oder Angebote erstellen. Einige für die Rechnungserstellung verfügbare Funktionen werden über Schaltflächen angeboten (Bild ). Die automatisch generierte Rechnungsliste wird insbesondere derjenige zu schätzen wissen, der viele kleine Rechnungen schreiben muss. Open Source Rechnungsformular Eine noch schlichtere Lösung findet man auf der Web-Seite www.cfb-service.eu. Das Tool nennt sich ganz bescheiden „Rechnung mit Mehrwertsteuer“, setzt Open Office.org voraus und steht unter der GNU-Lizenz. Die Datei wird nach dem Download in einem gesonderten Verzeichnis gespeichert und steht dem Nutzer ohne weitere Installation zur Verfügung. Eine integrierte kurze Beschreibung umfasst lediglich einige wenige Sätze und informiert über Funktionsumfang und Handhabung. Briefkopf und Fußzeilen Verglichen mit den zuvor gezeigten Anwendungen ist diese Lösung eher als „intelligente“ Schreibhilfe einzuordnen (Bild ). Es werden weder ein Adressen- noch ein Artikelstamm angelegt. Aber es wird ein Formular bereit gestellt und es werden diverse Berechnungen abgenom- Funktionen werden über Schaltflächen bereitgestellt Rechnung mit MwSt. -- eine „intelligente“ Schreibhilfe
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- H. Möbus
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