Betriebsführung
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Hard- und Software
OpenOffice.org - ein universelles Werkzeug
ep7/2009, 2 Seiten
Nicht nur Text und Tabelle Das frei verfügbare Open Office. org [1] ist inzwischen bei der Version 3 angekommen. Es ist - wie alle Vorgängerversionen - nicht nur für Windows, sondern auch für Linux- und Mac-Rechner verfügbar. Wer das Programm lediglich dazu nutzt, um seinen Schriftverkehr zu erledigen oder gelegentlich eine kleine Tabelle anzulegen, verschenkt viele der vorhandenen Möglichkeiten. Im Laufe der letzten Jahre ist der Leistungsumfang der einzelnen Module (Tafel ) deutlich weiterentwickelt worden. Diverse Erweiterungen erleichtern die praktische Nutzung. Berücksichtigt man zudem die im Web recht zahlreich verfügbaren speziellen Lösungsangebote, so kann Open-Office. org (Bild ) mit Recht als „Allzweck-Werkzeug“ bezeichnet werden. Die Mehrzahl der Angebote ist kostenlos oder als Shareware im unteren Preissegment angesiedelt. Wer die damit gegebenen Möglichkeiten nutzen möchte, muss selbst aktiv werden, seine Bedürfnisse analysieren, nach Lösungen suchen, Angebote testen und den eigenen Wünschen anpassen. Der dafür notwendige Zeitaufwand erweist sich aber in den meisten Fällen als gut angelegte Investition. Erweiterungen Open Office.org hat in Verlaufe der Jahre eine kontinuierliche Fortentwicklung erfahren. Das gilt sowohl für den Leistungsumfang als auch die Benutzeroberfläche. Einige dieser Änderungen, wie etwa die Einführung neuer Standardformate (odf) und der pdf-Export, haben breite Beachtung erfahren, aber viele Details bemerkt man erst bei intensiver Nutzung. Der Extension-Manager (Bild ) gehört zwar schon seit längerer Zeit zum Funktionsumfang des Programms, wurde aber mangels geeigneter Angebote kaum genutzt. Diese Situation hat sich mittlerweile gründlich geändert. Von der Homepage des Projektes können verschiedene nützliche Erweiterungen heruntergeladen werden. Rechtschreibprüfung Ob Geschäftsbrief, Hausarbeit oder Produktdokumentation, die Rechtschreibprüfung ist eine nützliche Hilfe beim Schreiben von Texten jeder Art. Diese Hilfe werden nicht nur diejenigen zu schätzen wissen, die noch hier und da Probleme mit der neuen Rechtschreibung haben, sondern auch diejenigen, die ganz offensichtliche Tippfehler gern mal übersehen. Inwieweit der Leistungsumfang dieser Komponente mit kommerziellen Angeboten vergleichbar ist, kann an dieser Stelle aber nicht beantwortet werden. Thesaurus Wer öfter einen Text zu erstellen hat kennt das Problem - es fehlt das treffende Wort oder man nutzt bestimmte Worte zu häufig. Statt nun die Arbeit am PC zu unterbrechen und nach dem Synonym-Wörterbuch zu suchen wird das betreffende Wort markiert und über das Extra-Menü der Thesaurus aufgerufen (Bild ). Ausgehend von der Bedeutung kann man aus den angezeigten Synonymen eine Auswahl treffen. Vorlagen und Formulare Die Verwendung von Vorlagen und Formularen dient zunächst dazu Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Auch wenn gerade die Formulare vielfach Anlass zu spöttischen Bemerkungen bieten, ohne geht es nicht. Formulare sind ein grundlegendes und Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 7 544 BETRIEBSFÜHRUNG Open Office.org - ein universelles Werkzeug Office-Pakete gehören zur Grundausstattung eines jeden Rechners. Damit lassen sich nahezu alle bürotypischen Arbeiten effektiver realisieren. Zur Erledigung ausgewählter Aufgabenstellungen gibt es diverse Erweiterungen. Auch das Internet hält eine Fülle von speziellen Lösungen bereit, die insbesondere für den Einsatz in kleinen Firmen geeignet sind. Open Office.org - Programmpaket mit vielen Möglichkeiten Erweiterungen werden über einen Extension-Manager installiert Thesaurus - wenn das passende Wort fehlt Tafel Open Office.org - Module im Überblick (www.openoffice.org) Modul Kategorie Funktion Writer Textprogramm Erstellen und Bearbeiten von Text und Grafiken in Briefen, Reports und Web-Seiten Calc Tabellenkalkulation Berechnungen ausführen, Informationen analysieren und Listen in Tabellen verwalten Draw Zeichenwerkzeug Zeichnungen erstellen und bearbeiten, Flussdiagramme entwerfen und Logos kreieren Base Datenbank Verwalten von Datenbanken, Erstellen von Berichten und Abfragen Impress Präsentationstool Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen für Dia-Vorführungen, Meetings und Web-Auftritte Math Formel-Editor Wissenschaftliche Formeln erstellen und bearbeiten Vorlagen und Formulare sind nützliche Arbeitshilfen einfach handhabbares Organisationsmittel. Viele der mitgelieferten Vorlagen und Formulare (Bild ) kann man sofort nutzen. Bei Bedarf können diese geändert oder als Anregung für eigene Entwürfe genutzt werden. Dmaths - mehr als ein Formel-Editor Open Office.org verfügt mit Math über einen recht leistungsfähigen Formel-Editor als eigenständige Komponente. Die Erweiterung Dmaths stellt nicht nur zusätzliche Funktionen zur Erstellung von Formeln bereit, sondern erleichtert das Schreiben von Formeln durch die Verwendung von Makros, ermöglicht das Zeichnen von Funktionsgraphen und Kurven, ein Statistik-Modul kann Daten aus Tabellenkalkulationen übernehmen usw. Dmaths (Bild ) ist ein komplettes Mathematikprogramm. Mit der Installation wird es vollständig in die Benutzeroberfläche des Textprogramms integriert. Die mitgelieferte Hilfe, die FAQ und die Referenzen sind aber noch etwas fragmentarisch. Kleine Anwendungen Mittels der in den Tabellenkalkulation enthaltenen mathematischen Funktionen, der zum Office-Paket gehörenden Datenbank und unter Nutzung von kleinen in Basic oder Java Script geschriebenen Programmen lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand kleine Anwendungslösungen erstellen. Für diese Lösungen wird meist der Oberbegriff Excel-Tools verwendet. Natürlich gibt es auch für alle anderen Office-Pakete [2] ähnliche Offerten. Leider ist die Mehrzahl dieser Angebote an das jeweilige Office-Paket gebunden. Arbeitszeiterfassung Flexible Arbeitszeiten sind heute selbst in kleinen Firmen geradezu selbstverständlich. Um unter diesen Bedingungen den Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden zu behalten, bedarf es einer geeigneten Zeiterfassung (Bild ). Das Calc-Tool Arbeitszeiterfassung (www.proitdesk.de) bietet hierfür eine recht simple Möglichkeit. Die Soll-Arbeitszeiten und die Pausenzeiten können wochentagsbezogen vorgegeben werden. Pro Mitarbeiter werden lediglich die täglichen Beginn-und Endezeiten erfasst. Die Stundenermittlung übernimmt das Programm. Eine Lösung die Ehrlichkeit erfordert und nur in Grenzen Kontrollen möglich macht. Einnahmen-Überschussrechnung Die Open Office-EÜR (www. schlenther.de) ist zwar nicht mehr ganz aktuell, aber die notwendigen Anpassungen kann der Nutzer auch selbst realisieren. Das Programm (Bild ) unterstützt die laufende Buchführung, die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und die Gewinnermittlung am Ende des Geschäftsjahres. Die Handhabung wird in einer recht ausführlichen Anleitung (pdf-Datei) erläutert. Angebote und Rechnungen Auf ein Programm zum Schreiben von Rechnungen kann auch die kleinste Firma nicht verzichten. In [3] werden zwei kostenlose Lösungen vorgestellt die unter Open Office.org nahezu ohne Einarbeitung nutzbar sind. Fazit Office-Pakete werden zunehmend zu wahren Alleskönnern weiterentwickelt. Das gilt nicht nur für das frei verfügbare Open Office. org, sondern auch für die kommerziell angebotenen Produkte. Auf der Grundlage von Vorlagen und Formularen sowie kleinen Anwendungen lassen sich schnell betriebsspezifische „Komplett“- Lösungen erarbeiten. Diese Vorgehensweise stellt zwar vergleichsweise hohe Anforderungen an die Benutzer und erschließt auch nicht alle Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung, ist aber dafür meist recht kostengünstig und anpassungsfähig. Literatur [1] Möbus, H.: Open Office - Software zum Nulltarif. Elektropraktiker Berlin 60(2006)1, S. 34-35. [2] Möbus, H.: Softmaker Office - Komplettlösung für das Büro. Elektropraktiker Berlin 61(2007)11, S. 991-993. [3] Möbus, H.: Einfachlösungen zur Auftragsbearbeitung. Elektropraktiker 63(2009)2, S. 124-126. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 7 545 BETRIEBSFÜHRUNG Dmaths - mehr als ein Formel-Editor Arbeitszeitdokumentation Einnahmen- Überschussrechnung Tafel Vorlagen und Formulare erleichtern die Arbeit (Auszug) Rubrik Vorlage/Formular Projekt- Gantt-Diagramm planung ToDo-Liste Ergebnis-Protokoll Kalkulation Kassenbuch und Ent- Hypothekenrechner scheidung Arbeitszeiterfassung Tätigkeitsbericht Formulare Ausgabebeleg Einnahmebeleg Überweisungsträger Dienstreiseantrag Fahrtenbuch Quittung Rechnung Reisekostenabrechnung
Autor
- H. Möbus
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