Hard- und Software
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Elektrotechnik
Preiswertes Programm für die Auftragsbearbeitung
ep3/2002, 3 Seiten
Installation und erster Programmstart Das CSK Systemhaus Köllner (www.hapak.de) richtet sich mit dem Programm dipak offenbar gezielt an kleinere Handwerksbetriebe, die mit dem gebotenen Funktionsumfang für ihre Auftragsbearbeitung ein effektives Werkzeug erhalten. Das Programm wird auf CD-ROM mit einem kompakten, nur etwa 150 Seiten umfassenden, kleinen Handbuch ausgeliefert und ist auf Rechnern unter Windows 95/98/ME/XP, NT 4.0 oder 2000 lauffähig. Die Anforderungen an den Rechner sind bescheiden, ein Pentium ab 100 MHz mit 32 MByte Arbeitsspeicher genügt. Allerdings muss ein Druckertreiber installiert sein, damit die Darstellung der mit dem Programm erstellten Dokumente auf dem Monitor möglich ist. Die Installation startet automatisch über die Autorun-Funktion nach dem Einlegen der CD. Es werden etwa 100 Mbyte Speicherplatz auf der Festplatte benötigt. Obwohl das Programm in erster Linie auf die Bedürfnisse kleinerer Firmen (in denen meist eine Person mit diesen Aufgaben betraut ist) zugeschnitten ist, kann es sowohl als Einzelplatz- als auch als Netzwerkversion installiert werden. Die Installation ist im Handbuch eingehend beschrieben und erfolgt weitestgehend ohne Mitwirkung des Nutzers. Lediglich die Firmenadresse wird abgefragt. Nach der Installation kann das Programm über das Start-Menü aufgerufen werden. Die Software wird als Demo-Version ausgeliefert und kann durch eine Lizenzdatei freigeschaltet werden. Beim Aufruf präsentiert es sich im gewohnten Windows-Look. Einen ersten Eindruck vom Leistungsumfang des Programms und von der Arbeit mit diesem (Bild ) vermitteln die bereits angelegten Beispiele. Leistungsumfang und Programmeinrichtung Der Leistungsumfang des Programms bezieht sich in erster Linie auf die unmittelbar bei der Auftragsbearbeitung anfallenden Dokumente (Angebote, Kosten-Elektropraktiker, Berlin 56 (2002) 3 209 Report Preiswertes Programm zur Auftragsbearbeitung Das Angebot an PC-Programmen zur Auftragsbearbeitung im Handwerk ist kaum überschaubar. Typisch für viele dieser Lösungen ist eine Fülle von Funktionen, die im kleinen Handwerksbetrieb kaum gebraucht werden. Einige Kunden sind vor allem an möglichst einfach handhabbaren und preiswerten Lösungen interessiert. Im Folgenden wird ein solches Programm vorgestellt. Hauptmenü mit geöffnetem Dokument voranschläge, Rechnungen). Trotz dieser Beschränkung bietet das Programm dem Nutzer zahlreiche Möglichkeiten der Anpassung an die konkreten betrieblichen Gegebenheiten. Einstellungen für die Dokumentenbearbeitung. Neben den Firmenangaben, die schon unmittelbar bei der Installation abgefragt werden, jedoch später auch abgeändert werden können, sind unter dem Menüpunkt „Einstellungen für die Dokumentenbearbeitung“ (Bild ) alle Möglichkeiten zur Anpassung des Programms an die betrieblichen Erfordernisse zusammengefasst. Hier werden neben den Voreinstellungen zum Erscheinungsbild des Programms vor allem die betriebsspezifischen Daten bis hin zu den Kalkulationsansätzen abgespeichert. Bevor mit dem Programm gearbeitet werden kann, müssen diese Einstellungen den jeweils konkreten Gegebenheiten angepasst werden. Gestaltung von Formularen und Listen. Die Form der entstehenden Dokumente kann ebenfalls den betrieblichen Wünschen angepasst und betriebsspezifisch vereinbart werden. Ein Blick in den Formulardesigner (Bild ) zeigt eine Vielfalt von Gestaltungsmöglichkeiten. Neben den aus den programminternen Datenbanken resultierenden Feldern können freie Formularfelder und Texte vereinbart und Grafiken eingebunden werden. Da aber für alle vorkommenden Dokumente bereits Standardformulare hinterlegt sind, kann das Programm genutzt werden, ohne dass sich der Nutzer mit diesem recht anspruchsvollen Programmteil beschäftigen muss. Zur Gestaltung der auszudruckenden Listen gibt es als eigenständigen Programmteil einen Listengenerator. Wenn es aber nur darum geht, eine auszudruckende Liste zu modifizieren, so hat der Nutzer auch dazu an jeder Stelle im Programm die Möglichkeit. Elektropraktiker, Berlin 56 (2002) 3 210 Report Einstellungen für die Dokumentenbearbeitung Formulargenerator Auftragsbearbeitung. Die eigentliche Auftragsbearbeitung erfolgt dokumentenorientiert. Dabei wird zwischen folgenden Bereichen unterschieden: · A Angebot, · B Auftragsbestätigung, · R Rechnung und · T Text. Die erstellten Dokumente können entsprechend dem aktuellen Bearbeitungsstatus des Vorganges umgewandelt werden. Dabei kann auch eine bereits existierende Rechnung durch Zuordnung einer anderen Adresse wieder in ein Angebot umgewandelt werden. Das ermöglicht eine flexible Mehrfachnutzung bereits angelegter Vorgangsdaten. Rechnungsausgangsbuch. Das Rechnungsausgangsbuch ist ein eigenständiger Programmteil. Die in der Auftragsbearbeitung geschriebenen Rechnungen werden automatisch ins Rechnungsausgangsbuch übernommen. Sie können dort aber auch bearbeitet werden. Ansonsten beschränkt sich der Leistungsumfang dieses Programmteils auf die Überwachung des Zahlungseinganges und den Ausdruck diverser Listen. Stammdaten Das Programm verwaltet · Adressen, · Materialien und · Leistungen als Stammdaten. Die in die Adressverwaltung integrierte kundenbezogene Terminverwaltung ist insbesondere für Firmen mit einem hohen Anteil an Vor-Ort-Reparaturleistungen vorteilhaft. Die Materialdaten (Bild ) können zusätzlich mit Arbeitsleistung beaufschlagt werden. Unter Leistungen werden selbst angelegte komplexe Positionen verstanden, die zwar einen Materialanteil enthalten können, die aber nicht unmittelbar an eine oder mehrere Materialpositionen gebunden sein müssen. Die Anlage von Material-und Leistungspositionen wird programmtechnisch optimal unterstützt. Handbuch und programminterne Hilfe Das Handbuch zeichnet sich durch Beschränkung auf das unbedingt notwendige aus. Die Ausführungen sind übersichtlich gegliedert und werden durch eine Vielzahl von Bildschirmfotos illustriert. Über die F1-Taste kann jederzeit auf die kontexbezogene programminterne Hilfe zugegriffen werden. Da das Programm über einen überschaubaren Umfang verfügt, sollte eigentlich jeder Nutzer unter Zuhilfenahme des Handbuches in der Lage sein, sich in kurzer Zeit in die Handhabung des Programms einzuarbeiten. Zusatzmodule Eine als Einstiegslösung konzipierte Auftragsbearbeitung wie dipak wird wohl kaum allen Wünschen gerecht werden können. Der aus der Elektrobranche kommende Nutzer wird sicher die Möglichkeit der Übernahme von Großhändler-Daten vermissen. Zur Lösung dieses Problemes wird ein Zusatzmodul Datanorm-Übernahme (Bild ) angeboten, mit dem sowohl Daten nach Datanorm 3.0 als auch Datanorm 4.0 eingelesen werden können. Von den darüber hinaus angebotenen Zusatzmodulen wie Kassenbuch, Überweiserdruck, Textverarbeitung usw. ist mit Blick auf die nach wie vor unverändert schlechte Zahlungsmoral das Modul Mahnwesen eine empfehlenswerte Ergänzung. Fazit Das vorgestellte Programm ist als Einstiegslösung für Dienstleister und Handwerker speziell aus dem Baunebengewerbe konzipiert. Mit Kosten von rund 500 Euro ist das Programm im unteren Preissegment angesiedelt. Wer vor allem mit selbst angelegten Material-und Leistungspositionen arbeitet und eine kleine preiswerte und trotzdem fast perfekte Lösung sucht, die zudem den Vorteil einer schnellen Einarbeitung bietet, für den ist dieses Programm ein erwägenswertes Angebot. Die mit Handbuch ausgelieferte Demo-Version erlaubt es dem potentiellen Kunden zudem, die Kaufentscheidung auf der Basis eigener Erfahrungen im Umgang mit dem Programm zu treffen. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 56 (2002) 3 211 Report Materialstammdaten Zusatzmodul Datanorm-Übernahme
Autor
- H. Möbus
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