Betriebsführung
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Hard- und Software
Alternative Auftragsbearbeitung
ep12/2004, 2 Seiten
Kostenlose Basisversion Das Programm Offerator ist eine Auftragsbearbeitung für kleine Handwerksbetriebe. Sie wurde als Einzelplatzlösung konzipiert. Interessenten können sich eine kostenlose Basisversion von der Web-Seite des Entwicklers (www.offerator.de) herunterladen. Wer sich diese Mühe sparen möchte, kann für ein geringes Entgelt eine CD (Bild ) ordern. Darauf befinden sich u. a. aktuelle Informationen zum Entwicklungsstand sowie Videos, die für die Einarbeitung in die Bedienung nahezu unverzichtbar sind. Die Installation der Software ist ausgesprochen einfach und die Hardwareanforderungen (Tafel ) sind geradezu bescheiden. Leistungsumfang Um sich den Funktionsumfang zu erschließen, sollte man nicht nur die Videos sehen. Ein Blick in die programminterne Hilfe (Bild ) ist wegen der ungewöhnlichen Benutzeroberfläche unbedingt erforderlich. Einstellungen. Die Anpassung des Programms an die eigenen spezifischen Bedürfnisse erfolgt direkt aus dem Hauptmenü heraus (Bild ). Neben grundsätzlichen Einstellungen zu Kunden, Nummernkreisen, Projekten, Mahnungen usw. können hier die Formatvorlagen für verschiedene Dokumente verwaltet werden. Für Kopf- und Fußtexte steht eine einfache Erfassungsmaske zur Verfügung. Anspruchsvollere Unterlagen lassen sich mit dem Formular-Designer gestalten, der auch die Einbindung eigener Logos erlaubt. Kundendatei. Im Programmteil „Kunden“ findet der Nutzer die für dieses Programm typische Benutzeroberfläche. Ausgehend von einer Baumstruktur (Bild ) kann über die rechte Maustaste ein Kontext-Menü aktiviert werden, das den Zugang zu weiteren Funktionen ermöglicht. Auf diesem Weg ist z. B. das jeweilige Kunden-Konto direkt einsehbar. Die Kundendaten lassen sich in verschiedenen Masken erfassen, zwischen denen nach belieben gewechselt werden kann. Erst nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder kann der Datensatz gespeichert werden. Die Kundenverwaltung erfolgt in einem eigenen, vom Hauptmenü unabhängigen Fenster. Über den Minimieren-Schalter kann es vom Desktop entfernt und auf die Taskleiste gelegt werden. Bausteinverwaltung. Die klassische Artikelverwaltung sucht man in diesem Programm vergebens. Hier wird der Begriff „Baustein“ als Oberbegriff verwendet. Ein Baustein kann ein Artikel, eine Leistung oder ein Leistungsverzeichnis sein. Sie werden von vornherein Lieferanten zugeordnet (Bild a). Zur Eingabe, der einen Baustein beschreibenden Informationen, stehen verschiedene Erfassungsmasken zur Verfügung. Neben den zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen wichtigen Texten (Kurz- und Langtexte) sowie den Preisinformationen kann eine Fülle weiterer Daten (Bild b) gespeichert werden. Durch die Zuordnung von Bausteinen zu Hauptwarengruppen und Warengruppen, kann unabhängig von den Lieferanten nach Artikeln gesucht werden. Projektbearbeitung. Das eigentliche Kernstück des Programms ist die Projektbearbeitung. Ähnlich der Bausteinverwaltung gibt es hier eine hierarchische Informationsstruktur. Ausgangspunkt sind dabei die einzelnen Kunden, denen Projekte zugeordnet werden. Diesen Projekten werden dann wieder verschiedene Dokumententypen (Angebot, Auftrag, Lieferschein usw.) zugeordnet. Diese Vorgehensweise erlaubt eine projekt- und kundenbezogene Verwaltung der angefallenen Unterlagen. Über den Dokumententyp „Kontakt“ können nicht nur Absprachen mit dem Kunden projektbezogen gespeichert werden, sondern auch alle anderen als Datei vorliegenden Informationen (Schriftverkehr, Bilder usw.). Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 12 968 BETRIEBSFÜHRUNG Alternative Auftragsbearbeitung Ohne eine leistungsfähige Software zur Auftragsbearbeitung kommt heute selbst ein kleiner Handwerksbetrieb nicht mehr aus. So vielfältig wie die Wünsche der Nutzer, sind auch die Angebote der Softwarefirmen. Doch trotz aller Unterschiede im Preis und im Leistungsumfang, die Benutzeroberflächen der Programme sind oft zum Verwechseln ähnlich. Dass es auch anders geht, zeigt das nachfolgend vorgestellte Produkt. Installations-CD mit Programminformationen und Videos zur Programmbedienung Hauptmenü mit geöffneter Hilfe Tafel Empfohlene Systemanforderungen CPU ab Pentium 75 MHz oder gleichwertig. RAM min. 32 Mbyte Betriebssystem Windows 95/98/ME/NT/2000/XP Festplattenplatz min. 25 Mbyte Sonstiges VGA-Grafik 800x600, CD-ROM-Laufwerk, Drucker Alle nutzerspezifischen Einstellungen werden zentral verwaltet Aktivieren von Funktionen über Kontext-Menü Die Anlage eines neuen Dokumentes (Bild a) beginnt mit der Wahl der Vor- und Nachtexte. Hier wird auf die in den Einstellungen gespeicherten Textbausteine (hier Phrasen genannt) zugegriffen. Die ausgewählten Texte können ebenso wie die Kundenadresse projektbezogen verändert (editiert) werden. Bei der Bearbeitung des Inhaltes eines Dokumentes macht sich die auf den ersten Blick etwas verwirrende Fenstertechnik des Programms positiv bemerkbar. Platziert man das Baustein-Fenster direkt neben dem Projekt-Fenster (Bild b), so können die betreffenden Bausteine mit der Maus markiert und dann in die Positionsliste des Projektes hinüber gezogen werden. Dabei besteht sowohl die Möglichkeit des An- als auch des Einfügens. Anschließend können die Mengen eingegeben und bei Bedarf Texte und Preise verändert werden. Vor jedem Druck eines Dokumentes erfolgt eine Vorschau. Der Ausdruck fehlerhafter Dokumente kann so verringert werden. Schnittstellen. Zur Anlage der Bausteindatei können Artikeldaten im Format Datanorm 4.0 eingelesen werden. Für abweichende Formate (3.0 und 5.0) steht das Konvertierungstool des Datanorm-Arbeitskreises zur Verfügung. Der Zugriff auf die Import-Schnittstelle erfolgt über die jeweilige Lieferanten-Adresse (Bild a). Die konkrete Reihenfolge der einzulesenden Dateien (wichtig bei Datanorm!) ist durch den Nutzer anzugeben. Auf gleichem Wege können im GAEB-Format (Kennung 83) vorliegende Artikel- und Leistungsdaten (z. B. Sirados) eingelesen werden. Für Kundenadressen in mdb-Dateien (Access-Format) besteht ebenfalls eine Importmöglichkeit. Die bei der Rechnungslegung anfallenden Buchhaltungsdaten lassen sich in das Programm GS-FIBU exportieren. Handhabung und Hilfe Obgleich diese Softwarelösung nicht zu den intuitiv bedienbaren Programmen gehört, benötigt man für die Einarbeitung in die Handhabung dieses Produktes nur wenige Stunden. Wer die Gliederung dieses Programms und seiner Benutzeroberfläche verstanden hat, wird dessen einfache Bedienbarkeit zu schätzen wissen. Die mitgelieferte Online-Hilfe ist verständlich abgefasst. Fazit Die Auftragsbearbeitung Offerator ist ausdrücklich ein Angebot an kleine Betriebe. Die selbständige Einarbeitung in die etwas ungewöhnliche Benutzeroberfläche und die Art der Realisierung verschiedener Funktionen, setzen einen Nutzer voraus, der über mehr als nur elementare Kenntnisse im Umgang mit einem Rechner verfügt. Das Produkt wird zu einem ordentlichen Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten (Vollversion für 149,- Euro). Anhand der kostenlosen Basisversion (Tafel ) können sich potentielle Interessenten mit dem Produkt vertraut machen. Alles in Allem ein bemerkenswertes Produkt. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 12 969 BETRIEBSFÜHRUNG Bausteine - Artikel, Leistungen und Leistungsverzeichnisse a) Bausteine werden Lieferanten zugeordnet b) Bausteindatei - nicht nur Texte und Preise Projektbearbeitung - Kernstück des Programms a) Vor- und Nachtexte können ausgewählt und geändert werden b) Positionen werden per „Drag&Drop“ eingefügt a) b) a) b) Tafel Leistungsumfang der Auftragsbearbeitung Offerator Funktionen der kostenlosen Basisversion: · Verwalten und Verarbeiten von Kunden, Projekten, Artikeln, Leistungen, Leistungsverzeichnissen (LV), Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Kontakten usw. · freie Formulargestaltung durch das Tool „Designer“ · Sammlung von Formularvorlagen · Erstellen von kalkulierbaren Leistungen und Leistungsverzeichnissen aus „Bausteinen“ (Artikel, Leistungen und LV werden auf einer gemeinsamen Oberfläche abgebildet) · Kalkulation von Artikeln, Leistungen und Projekten · mehrere Dokumente können gleichzeitig bearbeitet werden · Archivierungsfunktion für Dokumente · Schnittstelle für das Einlesen von Kundendaten · Überblick über Kundengeschichte und Projektgeschehen durch Kontaktdatei und deren Verknüpfung mit externen Daten · freies Ändern aller Preise in den Dokumenten (Einzel-, Gesamt-, Titel- usw.) bei gleichzeitiger Darstellung der Gewinnsituation Funktionen der kostenpflichtigen Version: · Aufmaßberechnung · Mahnwesen · Übergabe der Buchungsdaten an GS-Fibu · Datanorm 4 für das Einlesen von Artikeldaten · Konvertierungstool für andere Datanormformate und Währungen · GAEB 83 für das Einlesen von Leistungsdaten · Serienbrieffunktion mit MS Word · Kundenliste und Etikettendruck
Autor
- H. Möbus
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