Betriebsführung
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Hard- und Software
Angebote schnell und sicher kalkulieren
ep7/2004, 2 Seiten
Installation und erster Start Der Direktvertrieb von Software erfreut sich - wegen der damit verbundenen Kostenvorteile - zunehmender Beliebtheit. Mit dem Programm „ep Office-Projektauftrag“ vervollständigt der Verlag Technik sein Produktangebot um eine Lösung zur Auftragsbearbeitung. Wie schon „ep CAD-Gebäudetechnik“ [1] ist auch dieses Produkt in Zusammenarbeit mit einem in der Elektrobranche bekannten Softwarehaus entstanden. Das Programm besteht aus einem Basismodul (693,68 Euro) und einigen Zusatzmodulen. Auf der mitgelieferten CD-ROM befinden sich drei Online-Broschüren mit einem Gesamtumfang von rund 140 Seiten. Diese enthalten nützliche Informationen zur Installation, den ersten Arbeitsschritten und den mittels des Programms zu erstellenden Dokumenten. Die Installation der Einplatzversion entspricht dem üblichen Windows-Standard und bereitet dem erfahrenen Computernutzer keine Schwierigkeiten. Die Anforderungen an die Hardware (Tafel ) sind mit Blick auf die derzeit verfügbare Technik nahezu bescheiden. Vom Einsatz von Rechnern mit Windows 95/ME wird aber ausdrücklich abgeraten. Nach erfolgreicher Installation und einem Neustart des Rechners kann das Programm aufgerufen werden. Der eigentliche Programmzugriff ist durch eine Benutzerkennung gesichert. Die verschiedenen Programmteile werden aus einem übersichtlich gestalteten Hauptmenü aus Pull-down-Menus heraus aufgerufen. Wichtige und besonders häufig benötigte Funktionen können auch über Symbole aktiviert werden. Für erste Übungen empfiehlt sich die Benutzung des mitgelieferten Demo-Mandanten und ein Blick in die mitgelieferten Broschüren. Leistungsumfang Der Leistungsumfang des Programms ist vor allem auf die Unterstützung aller bei der Auftragsbearbeitung anfallenden Aufgaben ausgerichtet und beschränkt sich nicht nur auf die Kalkulation von Angeboten und die Erstellung von Rechnungen. Einstellungen. Einen ersten Eindruck vom Leistungsvermögen des Programms erhält der Nutzer im Optionen-Menü. Über diesen Menüpunkt (Bild ) können an einer Stelle alle wichtigen Einstellungen des Programms vorgenommen werden. Dazu gehört die Benutzerverwaltung ebenso wie die Anlage der Firmendaten, die Verwaltung von Steuersätzen, das Anlegen von Geschäftsjahren u. v. a. m. Ein Blick in die Anlage der Nummernkreise macht deutlich, dass mit dem Programm nicht nur der Arbeitsaufwand zur Angebotsbearbeitung gesenkt wird, sondern darüber hinaus eine ganze Reihe weiterer - für die Abwicklung eines Projektes - wichtiger Unterlagen erstellt werden. Dazu gehören neben den Angeboten, Aufträgen und Rechnungen u. a. Lieferscheine, Bestelllisten und den optionalen Zahlungsübersichten, sowie Aufmaß- und Lohnzeitenlisten. Damit schafft der Einsatz dieses Programms günstige Voraussetzungen zur Verbesserung der innerbetrieblichen Organisation. Weiterhin gehören zu den bei den Optionen verwalteten Informationen Einstellungen zur Kalkulation, zum Mittellohn und zur Deckungsbeitragsrechnung. Darüber hinaus werden dort Zahlungsbedingungen und wichtige Einstellungen bezüglich der Stammdaten des Programms abgespeichert. Die differenzierte Vergabe der Zugriffsrechte ist besonders bei mehreren Nutzer des Programms von Bedeutung. Stammdaten. Die Effektivität einer PC-Lösung zur Auftragsbearbeitung wird entscheidend durch den Zugriff auf selbst angelegte, oder über Schnittstellen eingelesene und wieder verwendbare Daten bestimmt. Neben den Adressen werden in diesem Programm vor allem Materialien und Leistungen sowie Textbausteine als Stammdaten (Bild ) verwaltet. Die Adressdaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern werden in einer einheitlichen Datei (Bild ) abgespeichert. Eine einmal erfasste Adresse kann jeder Kategorie zugeordnet werden. Mit dieser Vorgehensweise folgt das Pro-Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 7 560 BETRIEBSFÜHRUNG Angebote schnell und sicher kalkulieren Der Aufwand zur Bearbeitung von Angeboten ist - vor allem wegen des sich verschärfenden Wettbewerbes - deutlich gestiegen. Wer mit seinem Handwerksbetrieb auf Dauer am Markt bestehen möchte, kommt nicht umhin, geeignete Hilfsmittel zur Arbeitserleichterung einzusetzen. In diesem Beitrag wird das Programm „ep Office-Projektauftrag“ vorgestellt, das sich vor allem durch diverse Kalkulationsmöglichkeiten und die Unterstützung der Auftragsabwicklung auszeichnet. Optionen-Menü - zentrale Verwaltung der Programmeinstellungen Stammdaten - alle auf einen Blick Tafel Systemanforderungen CPU Pentium ab 500 MHz oder gleichwertig RAM mind. 128 MByte oder mehr je nach Betriebssystem, 256 MB empfohlen Betriebs- Windows 98SE/NT/2000/XP system Festplatten- 500 MByte platz Sonstiges Bildschirmauflösung mind. 1024 x 786 Pixel CD-ROM oder DVD-Laufwerk, Drucker Einheitliche Verwaltung der Adressen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gramm einem allgemeinen Trend. Bei den zur Anlage von Projektpositionen wichtigen Stammdaten wird zwischen Materialien (Bild a) und Leistungen (Bild b) unterschieden. Leistungen umfassen Material und Arbeitsleistung. Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass sowohl beim Material als auch bei den Leistungen Stücklisten hinterlegt werden können. Die Anlage eigener Material- und Leistungsdateien wird durch die Kopierfunktion vereinfacht. Die Arbeit mit den Datenbeständen wird durch verschiedene Suchmöglichkeiten und der Zuordnung der Materialien und Leistungen zu verschiedenen Katalogen - die zudem ebenfalls strukturiert sein können - vereinfacht. Das Programm bietet dem Anwender eine frei konfigurierbare Volltextsuche für Materialien, Leistungen und Adressen. Bei den Lohn-Stammdaten können verschiedene Löhne für die Mitarbeiter angelegt werden. Hier wäre ggf. auch eine Zuordnung der Löhne zu verschiedenen Aufgabenbereichen wie etwa Montage, Programmierung und Inbetriebsetzung möglich. Mit den Textbausteinen wird das Schreiben der Vor- und Nachtexte erleichtert. Projektbearbeitung. Die Einstellungen im Optionen-Menü und die Anlage der Stammdaten sind letztlich nötige Vorbereitungsarbeiten zur eigentlichen Vorgangsbearbeitung, hier Projektbearbeitung genannt. Der Begriff des Projektes ist insofern auch zutreffender als der gebräuchlichere Begriff der Auftragsbearbeitung, da eben in der Praxis nicht aus jedem Angebot ein Auftrag wird. Die Unterscheidung der Projekte bezüglich des erreichten Bearbeitungsstandes (hier Projektstatus genannt) entspricht den praktischen Bedürfnissen von Handwerksbetrieben und erleichtert den Überblick über die laufenden Vorgänge. Im Einzelnen sind die Zustände Angebot, Auftrag, Lieferschein, Teil- und Schlussrechnung möglich. In einem Projekt kann in Anlehnung an die GAEB 2000 mit fünf Gliederungsebenen gearbeitet werden. Im Allgemeinen wird man aber mit den Gliederungsebenen Gewerk, Los und Titel auskommen. Die Navigation innerhalb der Projektpositionen wird durch Anzeige der Gliederungsebenen (Bild ) als Baumstruktur vereinfacht. Die Positionen können wahlweise als Normal-, Alternativ-und Bedarfspositionen gekennzeichnet werden. Darüber hinaus bestehen Kennzeichnungsmöglichkeiten für Fremdleistungen und den Geräteeinsatz. Im Rahmen der projektspezifischen Einstellungen (Bild ) erfolgt der Zugriff auf die Kalkulationsvorlagen. Die grafische Darstellung gewährleistet einen schnellen Überblick über die Zusammensetzung der Projektsumme. Zusatzmodule. Die Schnittstellen zum DATANORM-, ELDANORM- und ZVEHNORM-Import (je 113,68 Euro) werden als Zusatzmodule angeboten. Eine GAEB-Schnittstelle (229,88 Euro) ermöglicht den Datenaustausch mit Planungsbüros. Darüber hinaus kann die Kalkulationshilfe (KfE des ZVEH) mit und ohne Stücklistenauflösung im Rahmen eines Pluspaketes erworben werden. Für Anwender, die bereits ep CAD einsetzen, steht eine Importschnittstelle zur Verfügung. Eine individuelle Gestaltung der Dokumente lässt sich mit dem Zusatzmodul Formulardesigner List & Label erreichen. Handhabung und Hilfe Das Programm verfügt über eine gut verständliche Benutzeroberfläche, die sich dem erfahrenen PC-Anwender nahezu intuitiv erschließt. Zum Verständnis der grundlegenden Zusammenhänge ist ein Durcharbeiten der elektronischen Dokumentation dringend zu empfehlen. In der Online-Hilfe finden sich i. d. R. Antworten auf Fragen, die während der Arbeit am PC auftreten. Im Kaufpreis des Programms ist zudem ein Jahr Hotline-Service zu den üblichen Bürozeiten enthalten. Die durch die Software gebotenen vielfältigen Kalkulationsmöglichkeiten werden die Anwender sinnvoll nutzen können, die über das nötige betriebswirtschaftliche Wissen verfügen. Die Nutzung des Programms bedarf weniger Stunden der Einarbeitung und ist dem erfahrenen PC-Anwender ohne Unterstützung Dritter möglich. Fazit Alles in allem ist mit „ep Office-Projektauftrag“ ein Angebot auf dem Markt, das sich insbesondere an Elektrohandwerksbetriebe richtet, die mehr als nur eine „einfache Kalkulation“ oder ein Programm zur „Rechnungsschreibung“ benötigen. Die Vorzüge dieser Lösung werden vor allem dort wirksam, wo es gelingt, den enormen Leistungsumfang dieses Programms in der betrieblichen Praxis zu nutzen. Literatur [1] Möbus, H.: Installationspläne zeichnen. Elektropraktiker Berlin 57(2003)4, S. 305-309. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 7 561 BETRIEBSFÜHRUNG Material und Leistungen werden getrennt verwaltet a) Material, b) Leistungen Gliederungsebenen erleichtern die Orientierung innerhalb eines Projektes Projektspezifische Einstellungen zur Kalkulation
Autor
- H. Möbus
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