Betriebsführung
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Hard- und Software
Softwarekomplettlösung für Handwerk, Handel und mehr
ep2/2007, 3 Seiten
E-Learning und Produktschulung Bei allem Bemühen um Einfachheit, die neuen „intelligenten“ Betriebsmittel sind weitaus erklärungsbedürftiger als die klassische Installations- und Steuerungs-/Regelungstechnik. Die Verkürzung der Lebenszyklen der Produkte hat ebenfalls einen erhöhten Informationsbedarf beim Anwender zur Folge. Gegenüber den üblichen Schulungsveranstaltungen bieten Lernprogramme den Vorteil, sich zeit-und ortsunabhängig die notwendigen Kenntnisse aneignen zu können. Neben Programmen auf CD-/DVD-ROM werden zunehmend über das Web nutzbare Lösungen angeboten (Bild ). Produktspezifische Planungs- und Kalkulationshilfen haben teilweise auch den Charakter von Lernprogrammen. Insofern sind diese Programmkategorien nicht immer exakt zu unterscheiden. Fazit Ein Blick auf die im Umfeld von Betriebsmitteln verfügbare Software zeigt, welche geradezu existenzielle Bedeutung Fähigkeiten im Umgang mit Computern und Software für die Elektrofachkraft haben. Wer hier Defizite zulässt, verzichtet auf die Nutzung vorhandener Chancen und riskiert die berufliche Existenz. Die im Beitrag praktizierte Unterscheidung der Programme soll dem Praktiker bei der Einordnung der verschiedenen Angebote helfen und gleichzeitig zur zielgerichteten Nutzung derselben anregen. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 61 (2007) 2 110 BETRIEBSFÜHRUNG Win Mod - Simulation von Anlagen Quelle Mewes & Partner Effektive Produktschulung mit dem Online-Lernprogramm zu tebis TX Kostengünstige Software Fortsetzung ELEKTRO PRAKTIKER Modulares Konzept Handwerk, Handel, Dienstleistung und Fertigung stellen an das Warenwirtschaftssystem und die Auftragsbearbeitung recht unterschiedliche Anforderungen. Im Handwerk sind vor allem Aufgaben wie Angebotskalkulation, Aufmaßerstellung, Rechnungslegung, Überwachung des Zahlungseinganges u. Ä. Gegenstand der Programme. Bei der klassischen Einzelhandelssoftware geht es dagegen vor allem darum, Artikel, Kassen, Verkaufspersonal, Bestände bis hin zur Inventur über die Software abzubilden. Damit wird die Arbeit im Ladengeschäft - rund um den Verkauf - erleichtert. Im Bereich der Dienstleistung stehen neben der Auftragsannahme und der Abrechnung von Reparaturen Aspekte wie Überwachung von Wartungszyklen, Wartungs- und Reparaturhistorie usw. im Vordergrund. Zur Organisation der Fertigung wiederum bedarf es einer geeigneten Material- und Ressourcenplanung. Um den unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Firmen gerecht werden zu können, setzen Softwareanbieter auf eine konsequente Modularisierung der Anwendungslösung. Das im Internet www.pc-buero.de angebotene Programmpaket PC-Büro einer Sonneberger Firma folgt diesem Konzept. Ausgehend von verschiedenen Basispaketen können diese bedarfsbezogen durch Zusatzmodule ergänzt werden und erlauben damit die Konfiguration firmenspezifischer Anwendungssysteme. Grundlage für diese Vorgehensweise ist der Einsatz eines Datenbanksystems. Installation und Einrichtung Die Demoversion des Programms wird auf CD-ROM geliefert und kann 30 Tage getestet werden. Die Installation der Einzelplatzversion ist unkompliziert und an die Hardware werden keine speziellen Anforderungen gestellt. Die Netzwerkinstallation bedarf aber - nicht zuletzt wegen der Einrichtung des Datenbanksystems - eines Spezialisten. Zur Nutzung des Programmteils Kasse werden eine Kassenschublade und ein Bondrucker empfohlen. Die Einbindung spezieller Kassenhardware ist ebenfalls möglich (z. B. von Fa. Casio). Das Programm ist mehrbenutzer- und mandantenfähig. Es können bei Bedarf mehrere Firmen und Benutzer/Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten angelegt werden. Zugriffe sind nur nach An-Softwarekomplettlösung für Handwerk, Handel und mehr Trotz der nahezu unüberschaubaren Fülle des Angebotes an Branchenlösungen für Handwerksbetriebe gibt es immer wieder Situationen, bei der sich die Suche nach einem geeigneten Programmpaket als schwierig erweist. Das gilt vor allem dann, wenn neben dem Handwerksunternehmen ein Ladengeschäft betrieben wird, Aufträge über Wartungsverträge realisiert werden und darüber hinaus in der eigenen Werkstatt Erzeugnisse in Kleinserie gefertigt werden. Alle Programmteile sind über das Zentral-Menü erreichbar Wichtige Stammdaten auf einen Blick EP0207-108-112 Neu 23.01.2007 9:33 Uhr Seite 110 Elektropraktiker, Berlin 61 (2007) 2 meldung eines Benutzers möglich. Nach dem Programmstart gelangt man zunächst in ein Zentral-Menü. Die einzelnen Programmteile können wahlweise über Pull-Down-Menüs oder über das am linken Bildschirmrand angeordnete Regiezentrum in Explorer-Darstellung aufgerufen werden (Bild ). Die Bearbeitungsfenster werden als Pop Up-Menüs aufgeblendet und nach dem jeweiligen Bearbeitungsvorgang wieder geschlossen. Diese Vorgehensweise ermöglicht trotz der Funktionsfülle eine schnelle Orientierung innerhalb des Programmpaketes. Stammdaten und Dienste Je umfangreicher ein Programmpaket und je variabler dessen Einsatz, umso umfangreicher und auch aufwendiger ist dessen Einrichtung. Diese allgemeingültige Erkenntnis wird auch hier beim Blick in die Stammdaten deutlich. Aber gerade durch die angelegten Stammdaten wird die Erledigung der laufenden Geschäftsvorfälle erleichtert. Alle zur Einrichtung des Programms wichtigen Daten sowie die Adress- und Artikel-Stammdaten (Bild ) sind über einen Menüpunkt erreichbar. Die für alle Programmteile wichtigen Dienste, wie die Benutzerverwaltung und der Import/Export von Daten, sind ebenfalls zu einem Menüpunkt zusammengefasst. Adressen und Artikel Organisatorische Daten wie Währungen, Rabatte, Umsatzsteuer-Schlüssel usw. bedürfen - wegen des überschaubaren Umfanges - bei der Anlage nur wenig Mühe. Ähnlich ist es bei der Adressdatei, auch hier sind Strukturen Nummernkreise u. ä. schnell angelegt und diese Dateien lassen sich dann auch Schritt für Schritt im Zuge der Benutzung füllen. Anders dagegen bei den Artikeldaten. Um mit einem Warenwirtschaftssystem oder einer Auftragsbearbeitung sinnvoll arbeiten zu können, werden die Artikeldaten gebraucht. Neben der üblichen Artikelverwaltung (Bild ) gestattet es das Programm Masterartikel anzulegen. Dahinter verbirgt sich die Möglichkeit, einer Artikelnummer eine komplette Stückliste zuzuordnen. Über die Zuordnung von Arbeitsstunden können damit Leistungspositionen erstellt werden. Import/Export-Schnittstellen Artikel- und Leistungsdateien werden heute nur noch in Ausnahmefällen von Hand angelegt. Da das Programmpaket auf einem Standard-Datenbanksystem basiert, bestehen günstige Voraussetzungen zum Im- und Export von Daten (Bild ). In diesem Paket werden sie vor allem für den Datenimport genutzt. Für die Elektrobranche ist die integrierte Datanorm-Schnittstelle (Version 5) von Interesse. Über diese Schnittstelle werden seitens des Großhandels die Artikeldaten bereitgestellt. Zum Export von Buchführungsdaten steht die Datev-Schnittstelle zur Verfügung. Anwendungen im Überblick Die eigentliche Vorgangsbearbeitung erfolgt im Wesentlichen über die Programmteile Auftragsbearbeitung und Kasse. Gesonderte Programmteile stehen für die Bereiche Lager und Inventur, offene Posten, Kundenmanagement/Text, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Produktion (PPS) zur Verfügung. Auf diese Anwendungen kann wahlweise über den Explorer-Baum oder über den als Hauptmenü bezeichneten Menüpunkt des Zentralmenüs zugegriffen werden. Artikelverwaltung mit vielfältigen Möglichkeiten Diverse Schnittstellen erleichtern den Datenimport EP0207-108-112 Neu 23.01.2007 11:45 Uhr Seite 111 Auftragsbearbeitung Über die Auftragsbearbeitung wird der gesamte Schriftverkehr zu Kunden und Lieferanten (Bestellwesen) erstellt. Die Bearbeitung des einzelnen Vorganges erfolgt belegorientiert (Bild ) unter Nutzung der über die Stammdaten angelegten Adress-und Artikelinformationen. Um die Übersichtlichkeit der Erfassungsformulare zu gewährleisten, sind diese mehrfach unterteilt. Die verschiedenen Bereiche sind über Registerkarten erreichbar. Über diesen Programmteil erfolgen sowohl die Angebotsbearbeitung als auch die Bearbeitung von Kundendienst-und Wartungsaufträgen sowie die Abwicklung von Daueraufträgen. Für umfangreichere Projekte kann auf Instrumente zur Projektplanung und -steuerung zugegriffen werden. Der vielfach geübten Praxis folgend, ist das Bestellwesen unmittelbar in die Auftragsbearbeitung integriert. Kasse Ein Blick in die diversen Einstellmöglichkeiten (Bild a) im Programmteil Kasse macht deutlich, dass dieser Programmteil recht unterschiedlichsten Erfordernissen angepasst werden kann. Für den Kassiervorgang (Bild b) gibt es aber auch hier - wie bei anderen Kassenlösungen - eine gut überschaubare und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Selbstverständlich verfügt auch diese Anwendung über umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und ist auf vielfältige Weise mit den anderen Programmteilen verknüpft. Lager und Inventur An der Kasse, beim Kundendienst und bei der Realisierung von Projekten, in jedem Fall werden Artikel entweder direkt verkauft oder einem Kunden bzw. auf eine Baustelle geliefert. Der Warenein- und -ausgang wird im Wesentlichen in der Auftragsbearbeitung gebucht. Ob aber der buchmäßig ausgewiesene Bestand auch tatsächlich vorhanden ist, kann nur über eine körperliche Inventur durch Zählen, Messen und Wägen ermittelt werden. Der Programmteil Lager und Inventur (Bild ) bietet verschiedene Werkzeuge, um den Aufwand zur Durchführung und Auswertung von Inventuren in Grenzen zu halten. OP-Verwaltung Die Überwachung des Zahlungseinganges ist derzeit mindestens ebenso wichtig, wie die korrekte Leistungserbringung und Rechnungslegung. Zur Op-Verwaltung gehören, neben der Überwachung des Zahlungseinganges (Bild ) von Kunden, das Mahnwesen und die Erledigung der eigenen Zahlungsverpflichtungen. Finanzbuchhaltung Die im Zuge der Rechnungslegung, beim Zahlungsverkehr und an anderer Stelle einmal erfassten Daten, stehen - ohne nochmalige Erfassung - zur Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung zu Verfügung. Damit wird der manuelle Aufwand in der Finanzbuchhaltung deutlich gesenkt. Die Nutzung der Finanzbuchhaltung setzt die Auswahl des Kontenrahmens, die Anlage der betriebsspezifischen Konten und Buchungstexte, die Gestaltung des Aufbaues der Bilanz (Bild ) u. v. a. m. voraus. Im Ergebnis der Buchhaltung entstehen alle nötigen Unterlagen, wie Kontenblätter, Summen-und Saldenlisten, Umsatzsteuervoranmeldungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen bis hin zur Bilanz. Resümee PC-Büro - der Name des Produktes klingt bescheiden, aber es handelt sich hierbei um ein anspruchsvolles und vielfältig einsetzbares Programmpaket zur Unterstützung aller kaufmännischen und buchhalterischen Aufgaben eines Unternehmens. Dieses Angebot ist vor allem für Firmen mit zweistelligen Mitarbeiterzahlen interessant, auch wenn für Kleinbetriebe ein recht leistungsfähiges Einsteigerpaket bereits für 89,- Euro verfügbar ist. Wer bisher seine Auftragsbearbeitung mit eher simplen Lösungen erledigt hat, braucht sicher etwas Zeit, die Komplexität eines solchen Anwendungssystems zu verstehen und für seine konkreten Zwecke nutzbar zu machen. Diese Lösung lässt sich nicht in wenigen Stunden einführen und in den meisten Fällen wird eine Unterstützung durch externes Fachpersonal unverzichtbar sein. Wer sich aber einmal dieser Mühe unterzogen hat, verfügt über eine durchgängige, sehr flexible Lösung und ist damit auf die aktuellen Anforderungen des Marktes - zumindest aus der Sicht der IT-Unterstützung - gut gerüstet. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 61 (2007) 2 112 BETRIEBSFÜHRUNG PC-Kasse a) Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten b) Intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche OP-Verwaltung - Zahlungsverkehr überwachen Finanzbuchhaltung - von der Buchung bis zur BWA Hilfsmittel zur Erleichterung von Inventuren Belegorientierte Vorgangsbearbeitung EP0207-108-112 Neu 23.01.2007 11:45 Uhr Seite 112
Autor
- H. Möbus
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