Hard- und Software
Software: Günstige Auftragsbearbeitung
ep9/2005, 3 Seiten
Zielgruppe und Versionen Kleine und mittlere Firmen aus dem Bereich des Handels und Handwerks sind schon vor Jahren als Zielgruppe von Softwareanbietern ausgemacht worden. Die anfallenden Arbeiten bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen weisen in diesen Firmen viele Ähnlichkeiten auf. Eine gefundene Lösung ist daher vielfach nutzbar. Diesem Grundgedanken folgend, bietet die zur Haufe-Mediengruppe gehörende Firma Lexware seit Jahren unter dem Namen „Faktura+Auftrag“ eine Komplettlösung zur Auftragsbearbeitung an. Die hier besprochene Plus-Version ist vor allem wegen der Datanorm-Schnittstelle für Handwerksbetriebe interessant. Die Installation ist unkompliziert und die Systemanforderungen (Tafel ) sind bescheiden. Wer die Software gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen nutzen möchte, erhält mit der Pro-Version nicht nur eine netzwerkfähige Version (drei Arbeitsplätze), sondern auch noch eine Reihe zusätzlicher Funktionen (Tafel ). Eine kostenlose Demo-Version lässt sich unter www.lexware.de bestellen. Leistungsumfang und Handhabung Beim ersten Aufruf erwartet das Programm den Benutzer mit einem Begrüßungsbildschirm (Bild ). Anhand eines Videos kann man sich mit dem verfügbaren Funktionsumfang vertraut machen. Über den Schnelleinstieg und die Checklisten werden die ersten Schritte mit dem Programm erleichtert. Desweiteren kann die Software in verschiedenen Modi starten. In diesem Fall wird der Funktionsumfang schrittweise zugänglich gemacht. Der eigentliche Startbildschirm ist ausgesprochen übersichtlich (Bild ). Hier findet sich der Nutzer schnell zurecht. Der Zugang zu den verschiedenen Funktionen kann Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 9 678 BETRIEBSFÜHRUNG Software: Günstige Auftragsbearbeitung Ein Handwerksbetrieb, der ohne Software Angebote oder Rechnungen erstellt, ist heute nicht mehr denkbar. Nachfolgend wird ein Programm vorgestellt, dass die Wünsche nach leichter Bedienbarkeit und ausreichendem Leistungsumfang bei kleinem Preis erfüllt und deshalb weite Verbreitung gefunden hat. Tafel Systemanforderungen CPU ab Pentium II/400 RAM min. 64 MByte Betriebssystem ab Windows 98 SE Festplattenplatz min. 150 MByte Sonstiges VGA-Grafik 800x600 (empfohlen 1024x768) CD/DVD-ROM-Laufwerk, Drucker Internet Explorer, Acrobat Reader Begrüßungsbildschirm beim ersten Programmaufruf direkt aus dem Hauptfenster des Startmenüs heraus erfolgen. Wahlweise kann auch über die Symbole im linken Fenster bzw. die Menüleiste auf die verschiedenen Programmteile zugegriffen werden. Programm einrichten Zur Einrichtung gehört neben der Erfassung der Firmendaten vor allem die Einstellung der Handhabung in den verschiedenen Programmteilen. Sinnvoll gewählte, den Bedingungen der jeweiligen Firma angepasste Einstellungen können die Arbeit sehr erleichtern. Hier lohnt es sich, einige Mühe zu investieren. Eine wohldurchdachte Vergabe der Nummernkreise (Bild ) erleichtert die Organisation der täglichen Abläufe und vereinfacht die Ablage der Dokumente. Stammdaten erfassen Der entscheidende Effekt einer Auftragsbearbeitung resultiert letztlich aus der Wiederverwendung einmal erfasster Daten. Neben den bereits genannten Firmendaten werden die Adressen von Kunden und Lieferanten, Artikel (inkl. die über die Datanorm-Schnittstelle eingelesene Artikeldaten), sowie Informationen zu laufenden Projekten und Wartungsaufträgen als Stammdaten erfasst. Die Erfassung der Artikeldaten ist dabei von besonderer Wichtigkeit. Diese Software-Lösung kennt keine Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 9 Tafel Wichtige Funktionen im Überblick Funktion Basis Plus Pro Auftragsbearbeitung mit Liefertermin X X X Individuelle Kunden- und Aktionspreise X X X Freifelder im Auftragsassistenten X X X Beleghistorie X X X Druck und Export von Bildschirmlisten X X X Datenübernahme mit Bezugnummer auf Folgebeleg X X X Wiederkehrende Rechnungen/Abo-Aufträge X X X Wiedervorlage von Aufträgen/Aufgaben und Angeboten X X X Stammdatenanlage bei der Auftragserfassung X X X Artikel- und Warengruppenverwaltung X X X Kunden- und Lieferantenverwaltung mit Detailansicht X X X Freifelder in den Stammdatenmasken von Kunden, Lieferanten und Artikeln X X X Projektverwaltung X X X Mahnwesen mit Verzugszinsenberechnung X X X Bestellwesen und Lagerhaltung inkl. Inventur X X X Anbindung MS Office/eShop X X X Plus Mobil-Modus (eingeschränkte Zusatzinstallation auf Zweitrechner) - X - Datanorm-Schnittstelle - X X Formelsammlung mit Berechnung und Übernahme in die Positionserfassung - X X Lexware online-banking, Zahlungsverkehr, Lastschrifteinzug - X X Wareneingangsrechnung und Lieferantengutschrift - - X Artikelreservierung und Rückstandsverwaltung - - X Gruppenstufen und Lohnleistung - - X gestaffelte Zahlungsbedingungen - - X Umfangreiches Einkaufsmodul (Bestellwesen) - - X Mehrfache Lieferantenzuordnung beim Artikel (n-fach) - - X Rohgewinnermittlung für Einzelposition und Gesamtbeleg - - X Teillieferung - - X Lagerjournal - - X Umfangreiche Statistiken, z. B. wer-kauft-was? - - X Produktkatalog (Export mit Bildern nach MS Word) - - X Benutzer- und Rechteverwaltung - - X Client-/Server-Lösung inkl. 3 Arbeitsplätzen (erweiterbar) - - X Preis in Euro 99,- 139,- 399,- Update 59,- 79,- 299,- Unterscheidung von Artikeln und Leistungen. Arbeitsstunden zu verschiedenen Stundensätzen können aber als „Artikel“ angelegt und über die Stücklisten-Option zugeordnet werden. So können auch indirekt Leistungen angelegt werden. Die Erfassung der Artikeldaten erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Erfassungsmasken (Bild ). Auch wenn die Artikel verschiedenen Warengruppen zugeordnet werden können, sollte auf eine geeignete Systematik bei der Nummernvergabe geachtet werden. Wer in größerem Umfang Kabelanlagen errichtet, wird bei der Artikelverwaltung ggf. die Berücksichtigung der Del-Notiz vermissen. Hier muss man sich dann u. U. mit einer manuellen Ergänzung behelfen. Auftrag anlegen Die Anlage eines Vorganges erfolgt - ähnlich wie bei der Artikelanlage - in mehreren aufeinanderfolgenden Fenstern. Zunächst werden die Kopfdaten erfasst bzw. ausgewählt (Bild ). Danach erfolgt die Positionsbearbeitung. Bei den Positionen eines Auftrages wird bezüglich der Quelle und ihrer Stellung unterschieden zwischen: · Stammartikeln · manuellen Artikeln · Textpositionen · Nebenleistungen · Zwischensummen · Alternativpositionen und · Datanorm-Positionen. Damit ist eine zügige Erstellung von Angeboten und Rechnungen garantiert. Die Vorgangsbearbeitung wird mit dem Schlusstext, der Auswahl der Zahlungs- und Lieferbedingungen und weiteren Angaben abgeschlossen. Auch hier kann auf die bei der Einrichtung des Programms bzw. bei der Anlage der Stammdaten erfassten Informationen zugegriffen werden. Schnittstellen Die Software verfügt über diverse Schnittstellen sowohl zur Zusammenarbeit mit anderen Lexware-Produkten (z. B. Finanzbuchhaltung) als auch mit anderen Programmen. So können Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten im- und exportiert werden. Angebote und Rechnungen lassen sich direkt aus dem Programm heraus als E-Mail verschicken. Die für das Handwerk wichtigste Schnittstelle ist aber zweifellos die Datanorm-Schnittstelle. Damit können die Artikeldaten von Großhändlern, aber auch die Kalkulationshilfe des ZVEH übernommen werden (Bild ). Die Sicherung der übernommenen Daten erfolgt in gesonderten Katalogen. Extras Zu den hervorzuhebenden Extras gehören der Zahlungsverkehr und das Mahnwesen. Mit dem Modul Zahlungsverkehr können Überweisungen und Lastschriften einfach und sicher per Diskette (DTA-Format) erledigt werden. In der Verwaltung der offenen Posten ist ein dreistufiges Mahnwesen integriert. Sonstiges Das Programm verfügt über alle zur Betriebsführung unerlässlichen Auswertungsmöglichkeiten. Formulare lassen sich mittels Softwareassistenten anpassen. Mit einem Formeleditor können die zur Berechnung von Mengen und Maßen notwendigen Formeln angelegt werden. Handbuch und Hilfe Das Produkt wird mit einem rund 150 Seiten umfassenden Handbuch geliefert. Zusammen mit den bereits im Text genannten Einarbeitungshilfen sollte der Einstieg in dieses Programm jedem geübten Windows-Nutzer gelingen. Sollten während der Arbeit Fragen auftreten, steht für deren Beantwortung eine gelungene Online-Hilfe zur Verfügung (Bild ). Wer im Umgang mit dem Rechner und der Nutzung einer Auftragsbearbeitung noch einige Schwierigkeiten hat, sollte sich beispielsweise bei der örtlichen Volkshochschule erkundigen. Viele dieser Einrichtungen bieten PC-Kurse mit Lexware-Software an. Es besteht auch die Möglichkeit, das Produkt über einen regionalen Händler mit dem entsprechenden Service zu beziehen. Informationen dazu hält die Lexware-Homepage bereit. Für akute Probleme steht eine kostenpflichtige Hotline (1,86 Euro/min) des Herstellers zur Verfügung. Fazit Mit „Faktura+Auftrag“ von Lexware steht in der Plus-Version eine im Elektrohandwerk sinnvoll einsetzbare Branchenlösung mit einem sehr günstigen Preis-Leistungsverhältnis zur Verfügung. Vor allem kleineren Firmen, für die die Einschränkungen bezüglich der Del-Notiz und der Anlage von Leistungen nicht von Bedeutung sind, kann dieses Produkt empfohlen werden. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 9 680 BETRIEBSFÜHRUNG Startmenü - Zugriff auf die verschiedenen Programmteile Nummernkreise verwalten Einlesen von Großhändlerdaten über die Datanorm-Schnittstelle Artikeldaten werden in mehreren aufeinanderfolgenden Fenstern erfasst Kopfdaten eines Auftrages Online-Hilfe
Autor
- H. Möbus
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