Betriebsführung
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Hard- und Software
Kleine Auftragsbearbeitung
ep2/2008, 2 Seiten
Demoversion Ob eine Software den eigenen Bedürfnissen und Wünschen entspricht, merkt man vielfach erst bei deren Benutzung. Zuweilen vermittelt die Beschäftigung mit dem einen oder anderen Produkt wichtige Erkenntnisse darüber, was alles mit Hilfe von Programmen möglich ist. Das von einem sächsischen IT-Unternehmen angebotene Handwerkerpaket kann von der Homepage www.it-schulung-service.de heruntergeladen werden. Nach der Installation lässt es sich für 60 Tage ohne jede Einschränkung testen. Die Installation des Programms folgt den üblichen Regeln und die Systemanforderungen (Tafel ) sind mehr als moderat. Bevor man an die Installation des Programms geht, sollte die Dokumentation gründlich gelesen werden. Hier findet man nicht nur Hinweise zur Bedienung, sondern erhält auch einen Überblick (Bild ) über wichtige Zusammenhänge, deren Kenntnis die Einarbeitung erleichtern. Mit einem Preis von 399,- Euro (zzgl. MwSt.) ist das Produkt insbesondere ein Angebot für kleinere Elektrofirmen. Leistungsumfang Das Programm präsentiert sich nach dem Start mit einem übersichtlichen Hauptmenü, aus welchem direkt eine Zusammenstellung der Feiertage des laufenden Jahres und eine kleine Terminverwaltung (Bild ) aufgerufen werden können. Voreinstellungen Grundlegendes zur Arbeitsweise wird über das Voreinstellungs-Fenster vorgenommen. Auch wenn man in den meisten Fällen die Standard-Einstellungen übernehmen kann, ist das Wissen um die Wirkung der hier getroffenen Festlegungen für die Arbeit mit dem Programm unerlässlich. Hier werden z. B. Festlegungen zur Kalkulation wie der Materialzuschlag und der Minutenpreis getroffen, das Erscheinungsbild von Tabellen und Übersichten bestimmt sowie die aktuellen Nummern der verschiedenen Nummernkreise angezeigt. Stammdaten Ebenso wichtig wie die Voreinstellungen sind dessen Stammdaten. Hier sind es vor allem der Materialstamm (Bild a) mit den Waren- und Rabattgruppen sowie die Adressen der Kunden (Bild b) und Lieferanten (Bild c), die angelegt werden müssen. Während man Kunden- und Lieferantenadressen je nach Bedarf eingeben kann, muss ein Minimum an Leistungspositionen (Material plus Arbeitsleistung) vor der Anlage des ersten Projektes vorhanden sein. Hierfür steht zum Einlesen von Großhändlerdaten die Datanorm-Schnittstelle zur Verfügung. Es werden die Datanorm-Versionen 4.0 und 5.0 unterstützt. Wer mit der ZVEH-Kalkulationshilfe arbeitet, kann diese über eine gesonderte Schnittstelle (ZVEHNorm) einlesen. Eine Verarbeitung der Kupfer-Notierung ist leider nicht enthalten. Leistungspositionen können natürlich auch manuell angelegt werden. Für das Elektrohandwerk ist zudem die Möglichkeit der Vereinbarung von Jumbo-Positionen von Bedeutung. Je nach Bedarf können verschiedenen Artikel- und Leistungspositionen zu einer Gesamtposition - einem Jumbo - zusammengefasst werden. Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen kann damit wesentlich vereinfacht werden, ohne gleich den Blick für das Detail aufzugeben. Projekt anlegen Sind die Stammdaten - vor allem die Leistungspositionen und Jumbos - angelegt, ist die Angebotserstellung in wenigen Minuten erledigt. Nach der Erfassung der Kopfdaten des Projektes (Bild a) werden die Angebotspositionen (Bild b) aus den Stammdaten per Mausklick erstellt. Einem Projekt können mehrere Vorgänge zugeordnet werden und es können neue Vorgänge aus existierenden Vorgängen zusammengestellt werden. Das Programm bietet verschiedene Möglichkeiten zur Strukturierung (Gruppe, Titel, ...) eines Vorganges. Eine Kalkulationsübersicht (Bild c) sorgt dafür, dass bei der Arbeit am Detail der Überblick nicht verloren geht. Über die Funktion „Zielpreis“ kann zudem der Gesamtpreis den Erfordernissen und Möglichkeiten „angepasst“ werden. In diesem Fall wird der Ab- bzw. Zuschlag anteilig auf alle Positionen verteilt und damit für den Außenstehenden „unsichtbar“. Es können aber auch Ab- und Zuschläge als Festbetrag bzw. als prozentuale Größe in die Kalkulation eines Vorganges einbezogen und detailliert ausgewiesen werden. Elektropraktiker, Berlin 62 (2008) 2 130 BETRIEBSFÜHRUNG Kleine Auftragsbearbeitung Auf ein Programm zur Auftragsbearbeitung sollte eigentlich kein Handwerker verzichten, verursacht doch das Schreiben von Angeboten und Rechnungen Monat für Monat einen erheblichen Zeitaufwand. Aber so vielgestaltig, wie die Größe und das Profil der Betriebe, sind auch die Anforderungen an mögliche Lösungen. Um unter diesen Voraussetzungen das passende Produkt zu finden, sind eigene Aktivitäten unerlässlich. Wichtige Zusammenhänge werden anhand einer Grafik ersichtlich Hauptmenü mit geöffneter Terminverwaltung Tafel Systemanforderungen CPU ab Pentium II Betriebssystem Windows 98, ME, 2000/XP RAM ab 64 MByte je nach Betriebssystem Festplattenplatz ab 100 MByte Sonstiges Grafik min. 800x600, besser 1024x780, Drucker, Internetzugang, CD-ROM-Laufwerk, Adobe Reader Elektropraktiker, Berlin 62 (2008) 2 131 BETRIEBSFÜHRUNG Schnittstellen Außer der bereits erwähnten Möglichkeit des Imports von Großhändler-Daten über die Datanorm-Schnittstelle, steht eine GAEB-Schnittstelle zum Import (GAEB 83) und Export (GAEB 84) zur Verfügung. Eine für die Zusammenarbeit mit Auftraggebern aus dem Bereich der öffentlichen Hand zuweilen wichtige Funktion. Komplette Projekte können zudem in einem programmeigenen Format (Export/Import) zwischen verschiedenen Standorten ausgetauscht werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einzelne Vorgänge als Excel-Datei zu exportieren. Die zu exportierende Felder können, je nach Bedarf, festgelegt werden. Eine ähnliche Funktion findet man bei den Materialstammdaten. Formulareditor Die mit dem Programm erstellten Unterlagen können mittels Formulareditor (Bild ) den eigenen Wünschen und Erfordernissen angepasst werden. Angefangen von den Blatträndern, über die Gestaltung des Briefkopfes und dem Ausdruck der Leistungspositionen bis hin zu den Schlussformeln und den Fußzeilen, kann alles eingerichtet werden. OP-Verwaltung Eine integrierte OP-Verwaltung sorgt dafür, dass die Übersicht über die offenen Posten nicht verloren geht. Der Leistungsumfang reicht dabei vom monatlichen Rechnungsjournal bis hin zu einer Übersicht der noch offenen Rechnungen und bietet damit eine gute Basis für die Organisation des betrieblichen Mahnwesens. Lagerverwaltung Wer möchte, kann mit diesem Programm auch eine kleine Lagerverwaltung realisieren. Bei den Voreinstellungen kann festgelegt werden, ob die Abgänge des Materials beim Schreiben eines Lieferscheines oder einer Rechnung gebucht werden sollen. In der Artikelmaske wird dann der aktuelle Bestand des jeweiligen Artikels angezeigt. Werden an dieser Stelle auch die Zugänge eingegeben, lässt sich der Bestellbedarf der Lagerartikel automatisch ermitteln. Für eine Inventur stehen Listen zur Verfügung. Auswertungen und Datensicherung Auf der Basis gespeicherter Daten können verschiedene Übersichten abgerufen werden. Dazu gehören z. B. Übersichten zu den Vorgängen, zu den eingesetzten Materialien und zu den Umsätzen pro Kunde. Gut gelöst ist auch das vielfach unterschätzte Problem der Datensicherung. Über einen gesonderten Menüpunkt können Stammdaten, Projekte und Formulare in einem frei wählbaren Verzeichnis (z. B. auf einem USB-Stick) gespeichert werden. Handbuch und Hilfe Das Produkt wird mit einem ausführlichen und gut gegliederten Handbuch ausgeliefert. Gleiches gilt für die Online-Hilfe. Wer über grundlegende Kenntnisse in der Rechnerbedienung verfügt, ist innerhalb weniger Stunden in der Lage, sich die Handhabung dieses Programms zu erschließen. Dazu trägt nicht zuletzt der überschaubare, auf die Bedürfnisse kleiner Handwerksfirmen abgestimmte Funktionsumfang bei. Für auftretende Probleme steht zu einem Preis von jährlich 45,- Euro eine Hotline (inkl. Update-Service) zur Verfügung. Fazit Ein rundum ausgereiftes Produkt, das nicht nur bei der Testinstallation einen guten Eindruck hinterlässt, sondern offenbar bei den vor allem regionalen Nutzern einen guten Ruf hat. Wer immer noch seine Angebote und Rechnungen mit einem Excel-Tool schreibt, sollte das Programm testen. Dieses Produkt ist ein Beweis dafür, dass für eher regional ausgerichtete Anbieter nach wie vor Platz im Markt ist. Das Internet bietet diesen Firmen zudem alle Möglichkeiten, auch überregional aktiv zu sein. Beschränkung auf das Wesentliche und Wichtige - und der Verzicht auf unnötige und selten benötigte Funktionen - zeichnen dieses Produkt aus. Weniger ist eben oft mehr. H. Möbus Nichts geht ohne Stammdaten a) Material; b) Kunden; c) Lieferanten Integrierter Formulareditor Projekt neu anlegen a) Kopfdaten erfassen b) Leistungspositionen anlegen c) Kalkulationsübersicht
Autor
- H. Möbus
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