Betriebsführung
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Hard- und Software
Auftragsabwicklung für größere Firmen
ep9/2004, 4 Seiten
Angebot für größere Firmen Die Organisation einer Firma wird entscheidend durch deren Größe bestimmt. Während bei kleineren Firmen (mit weniger als 10 Beschäftigten) alle relevanten Informationen für die Abwicklung eines einzelnen Auftrages beim Meister (und/oder seiner Frau) zusammenlaufen, gibt es in größeren Firmen eine ausgeprägte Arbeitsteilung. Hier genügt es eben nicht nur PC-Programme einzusetzen, die die Erledigung einzelner Aufgaben vereinfachen. Statt dessen werden Lösungen gebraucht, bei denen die Bearbeitung einzelner Vorgänge durch verschiedene Mitarbeiter unterstützt wird. Dabei ist der Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand über ein Netzwerk unerlässlich. Das von der Firma Sander + Partner angebotene Programm Win Worker gibt es als Ein-, Zwei- und Mehrplatzlösung auf der Basis von MS-Access-Datenbanken. Die Zweiplatzlösung für 2 500 Euro arbeitet mit einem Peer-to-Peer-Netzwerk. Die Zielgruppe dieses Produktes sind jedoch eindeutig größere Handwerksbetriebe, in denen PC-Netzwerke mit drei und mehr Arbeitsplätzen für die Auftragsabwicklung genutzt werden. Anhand einer kostenlosen Demoversion (www.winworker.de) kann man sich einen ersten Eindruck vom Funktionsumfang und der Handhabung dieses Produktes verschaffen. Die Installation der Demoversion ist unkompliziert und die erforderlichen Systemvoraussetzungen (Tafel ) entsprechen dem derzeit gebräuchlichen Standard. Leistungsumfang Die verschiedenen Programmteile werden von einem zentralen Hauptmenü aus aufgerufen (Bild ). Der Zugriff auf die verschiedenen Funktionen kann aufgaben- oder programmorientiert erfolgen. Alternativ kann man auch direkt auf in Bearbeitung befindliche Vorgänge zugreifen. Mit den am rechten Bildrand befindlichen Schaltflächen wird einerseits die aktuelle Programmposition ersichtlich und andererseits ein schneller Wechsel zwischen den Programmteilen möglich. Betriebsdaten verwalten Kalkulationsvorgaben. Um kalkulieren zu können, müssen in dieser Maske (Bild ) die Vorgaben angelegt werden. Dabei wird nicht mit betriebseinheitlichen, sondern mit kostenstellenspezifischen Vorgaben gearbeitet. Diese Vorgehensweise erlaubt es, eine Firma nach verschiedenen Aspekten (z. B. Gewerke/ Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 9 712 BETRIEBSFÜHRUNG Auftragsabwicklung für größere Firmen Ohne eine ordentliche Organisation kann auf Dauer kein Handwerksbetrieb - und sei er noch so klein - erfolgreich sein. Je größer eine Firma ist, umso wichtiger wird es, den Informationsfluss zwischen den an der Abwicklung eines Auftrages beteiligen Mitarbeitern zu organisieren. Nachfolgend wird das Programm Win Worker vorgestellt, dass die Auftragsabwicklung in mittleren und größeren Handwerksbetrieben erleichtert. Hauptmenü - aufgaben- und programmorientierter Zugriff Sparten) zu strukturieren. Für Aufträge, die nicht auf der Basis der Vollkostenrechnung zu kalkulieren sind, kann auf die Deckungsbeitragsrechnung zurückgegriffen werden. Die dazu nötigen Vorgaben können ebenfalls kostenstellenspezifisch angelegt werden. Terminverwaltung. Bereits beim Programmaufruf wird der Nutzer mit der Terminverwaltung konfrontiert. Im Hauptmenü werden die gespeicherten Notizen für den jeweiligen Tag angezeigt (Bild ). Adressverwaltung. Die Verwaltung der Adressen von Kunden, Lieferanten, Planungen und Objekte erfolgt in einem separaten Bereich (Bild ). Neben den unmittelbaren Anschriftdaten werden eine Fülle weiterer Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Bankverbindungen, spezielle Vorgaben zu Kalkulation (bei Kunden) u. v. a. m. erfasst. Stammdaten. Im Programmteil „Stammdaten“ geht es einerseits um die Übernahme von Datenbeständen für Materialien und Leistungen von Großhändlern (Datanorm) und anderen Anbietern (ZVEH) und andererseits um die Übernahme von Datenbeständen aus Programmen anderer Hersteller (Bild ). Mit dieser Funktion werden gezielt Anwender angesprochen, die einen Wechsel des Systems beabsichtigen. Ein Systemwechsel will gut überlegt sein! Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 9 Kalkulationsdaten werden gesondert für jede Kostenstelle angelegt Zentrale Verwaltung von Adressen Tafel Empfohlene Systemvoraussetzungen CPU Pentium II oder gleichwertig RAM 128 MByte oder mehr je nach Betriebssystem Betriebssystem Windows NT/2000/XP Festplattenplatz 120 MByte Sonstiges Bildschirmauflösung möglichst 1024 x 786 Pixel, CD-ROM oder DVD-Laufwerk, Drucker Angebote/Rechnungen bearbeiten Kernstück des Programmpaketes ist die Angebotsbearbeitung. Nachdem ein neuer Vorgang angelegt worden ist, werden schrittweise die verschiedenen Elemente wie Adresse, Texte, Titel, Material- und Leistungspositionen usw. eingefügt (Bild ). Abhängig davon, welches Element eingefügt werden soll, öffnet sich ein entsprechendes Auswahl- oder Eingabefenster. Die Anzeige auf dem Bildschirm entspricht in etwa dem Druckbild. Jedes angelegte Element kann auch im Nachhinein wieder aktiviert und manipuliert werden. Formulare, Listen und Berichte In allen Programmteilen findet man Menüpunkte, die der Erstellung von Formularen, Listen und Berichten dienen. Diese Fülle an innerbetrieblichen Dokumenten mit zusammengefassten Informationen macht einmal mehr deutlich, dass dieses Produkt speziell für größere Handwerksbetriebe konzipiert ist. In Verbindung mit der zeitnahen Erfassung der Stunden, die auf den Baustellen erbracht werden, und des Verbrauchs an Material, stehen so wichtige Unterlagen für Rapporte praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung. Netzwerkversion Die Netzwerkversion dieses Produktes (ab drei Arbeitsplätzen) arbeitet mit SQL-Server-Anbindung. Für den Anwender ergibt sich daraus u. a. der Vorteil, dass Datenbestände nicht nur anhand der vorprogrammierten Suchkriterien recherchiert werden können. Mittels der SQL-Sprache sind auch individuelle Anfragen möglich. In diesem Fall genügt ein einfaches Peer-to-Peer-Netzwerk nicht mehr. Der Einsatz eines Client-Server-Netzwerkes wird erforderlich. Die Installation, Einrichtung und Betreuung eines solchen Netzwerkes bedarf der Mitwirkung eines Spezialisten. Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 9 714 BETRIEBSFÜHRUNG Stammdaten - vielfältige Möglichkeiten zur Übernahme von Fremddaten Angebotsbearbeitung - schnell und sicher kalkulieren Zusatzmodule Win Worker besteht aus einem Grundpaket und einer größeren Anzahl kostenpflichtiger Zusatzmodule. Diese Module erweitern den Leistungsumfang und stellen diverse Schnittstellen zum Import und Export von Daten bereit. Die Zusatzmodule zur Stunden- und Materialmitschreibung dienen zur Überwachung der Auftragsabwicklung. Aufträge können damit noch während der Realisierungsphase zwischenkalkuliert werden. So lassen sich anbahnende Fehlentwicklungen rechtzeitig erkennen. Um den dafür nötigen manuellen Aufwand zu verringern, gibt es verschiedene Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen und zur Lagerverwaltung. Als Zusatzmodule werden auch alle Schnittstellen/Import-Filter [1] zum Einlesen von Materialien (Datanorm, UGS usw.) und Leistungen (ZVEH, dynamische Baudaten) bereitgestellt. Für den Datenaustausch mit Architekten stehen GAEB-Schnittstellen zur Verfügung. Der Datenaustausch mit Programmen aus dem MS-Office-Paket ist bereits im Grundpaket integriert. Damit können diverse Informationen (z. B. Bestellungen) als Excel-Dateien ausgegeben werden. Die im Programm einmal erfassten buchhaltungsrelevanten Daten können in Finanzbuchhaltungs- und Lohnrechnungsprogramme exportiert werden. Interessant dürfte hier die Schnittstelle zu den auch in Steuerkanzleien verbreiteten Lexware-Programmen (Buchhalter, Lohn & Gehalt) sein. Gegenüber Lösungen mit integrierten Buchführungsprogrammen bietet diese Vorgehensweise deutliche Vorteile, speziell aus der Sicht der Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen dem kaufmännischen und dem buchhalterischen Bereich. Module zum Online-Banking und zur Fernwartung runden das Angebot ab. Für die Zusatzmodule entstehen Kosten von etwa 200 bis 750 Euro je Modul. Handhabung und Hilfe Das Programm verfügt über eine durchweg gelungene Benutzeroberfläche, welche die Einarbeitung in die Handhabung des Programms erleichtert. Bei Problemen mit der Bedienung, kann man auf eine umfangreiche Online-Hilfe (Bild ) zugreifen. Natürlich steht auch eine telefonische Hotline zur Verfügung. Die Demoversion wird mit einem etwa 80 Seiten umfassenden Einsteiger-Handbuch geliefert. Diese Tatsachen sollten allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sich hier um ein ausgesprochen komplexes Produkt handelt. Dessen Einführung erfordert einen immensen Umstellungs- und Schulungsaufwand in der Firma. Der dafür nötige Zeitaufwand sollte nicht unterschätzt werden. In vielen Fällen wird die Einführung dieses Paketes nur mit Unterstützung des Herstellers bzw. regionaler Systemhäuser möglich sein. Fazit Dieses Produkt ist vor allem ein Angebot für größere Firmen. Es setzt ein hohes Maß an innerbetrieblicher Organisation voraus. Firmen mit mehr als 10 gewerblichen Mitarbeitern und einem Mindestmaß an Bereitschaft zur konsequenten und straffen Organisation der eigenen Auftragsabwicklung, erhalten bereits mit der Zweiplatzversion ein vorzügliches Werkzeug zur Erleichterung der täglichen Arbeit. Neben den finanziellen Aspekten, welche die Entscheidung für oder gegen ein solches Produkt bestimmen, sollte der potentielle Anwender prüfen, inwieweit die organisatorischen Voraussetzungen für die Anwendung eines solchen Programms im Betrieb geschaffen werden können. Gerade dort gibt es in den meisten Firmen noch beträchtliche Reserven. Literatur [1] Möbus, H.: Datenaustausch - Formate und Schnittstellen. Elektropraktiker Berlin 56(2002)11, Seite 925 bis 928. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 58 (2004) 9 715 BETRIEBSFÜHRUNG Online-Hilfe erleichtert die Einarbeitung
Autor
- H. Möbus
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