Je früher, desto besser: Nachfolge nicht auf die lange Bank schieben, sondern frühzeitig planen (2)

Im ersten Beitrag dieser Serie ging es um die Chancen und Risiken einer Unternehmensnachfolge, vor allem um die möglichen Gefahren für den derzeitigen Chef sowie seinen Nachfolger, insbesondere wenn es sich dabei um Sohn oder Tochter des Unternehmensgründers handelt (vgl. auch ep-Tipp). In Teil 2 wird erläutert, warum ein Unternehmer möglichst frühzeitig über seine Unternehmensnachfolge nachdenken sollte, wie er sie plant und welche Schritte bis dahin nötig sin

Unternehmensnachfolge 
frühzeitig planen

Eine Unternehmensnachfolge, insbesondere wenn diese im Rahmen eines Verkaufs abläuft, ist immer ein komplexes, vielschichtiges Thema. Zunächst geht es um die Fragen:

• Aus welchem Grund wird ein Unternehmen verkauft?
• Muss der Unternehmer die Firma gezwungenermaßen veräußern oder ist es sein eigener Wunsch?

Im Alltag hört man viele Chefs sagen: „Klar will ich aufhören, am besten heute noch!“ Doch meist ist das eher eine Phrase als ein konkretes Vorhaben, denn was genau hält ihn davon ab, seinen Ausstieg konkret zu planen? Genau das ist aber äußerst sinnvoll, um ein Scheitern der Übergabe oder sogar eine Firmenaufgabe zu vermeiden.

Verschieben wir’s doch 
auf morgen

Für jeden Unternehmer kommt schließlich unweigerlich der Tag, an dem er sich den Gedanken an eine Nachfolgeregelung widmen muss. Erfahrungsgemäß sind dies Gedanken, die man gern vor sich her schiebt, auf einen Termin in unbestimmbarer Zukunft vertagt. Grundsätzlich gibt es immer wichtigere Dinge im Tagesgeschäft zu erledigen, Prozesse zu regeln, Aufgaben zu erfüllen, die einen Chef davon abhalten, sich über dieses grundlegende Problem Gedanken zu machen. Selbstverständlich hat jeder Chef eines (Handwerks-)Betriebs wichtige unternehmerische Pflichten und Aufgaben zu erfüllen. Hier gilt es, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Doch meist lässt sich der Chef oft gänzlich von alltäglichen Dingen vereinnahmen, wie beispielsweise der Auftragsakquisition, denn die Mitarbeiter „müssen vom Hof“. Er hat also für genügend Aufträge zu sorgen, um sein Team auszulasten.

Zeitdiebe fassen

Das Kaufverhalten der Kunden und ebenso das Marktumfeld haben sich in den vergangenen Jahrzehnten gerade durch die Digitalisierung des Alltags und das Internet extrem verändert – vor allem mit folgenden Auswirkungen:

• So ist heute die Auftragsbeschaffung mit sehr viel mehr Aufwand verbunden als jemals zuvor. Für jeden Auftrag – und sei er auch noch so klein – verlangt der Kunde ein Angebot. Doch nicht jedes Angebot mündet indes automatisch in einen Auftrag. Oftmals holen sich die Kunden nur Vergleichsangebote ein, um sich dann für den günstigsten Anbieter zu entscheiden – ungeachtet der Qualität, die damit verbunden ist.
• Darüber hinaus ist die Betreuung der Baustelle intensiver geworden, da aufgrund des Fachkräftemangels häufig Leiharbeiter eingesetzt werden, die nicht die gleichen Qualitätsanforderungen und Servicegedanken verfolgen wie die eigenen, sorgfältig geschulten Mitarbeiter
• Und schließlich erfordern administrative Aufgaben – wie das Schreiben von Rechnungen oder Kalkulationen – viel Aufwand; gerade bei Großprojekten potenziert sich der zeitliche Umfang schnell.

Wenn die Mitarbeiter nicht sorgfältig dazu gebrieft werden, ihre Aufmaße detailgenau, umfassend und leserlich zu notieren, bedarf es viel Zeit, die Inhalte zu rekonstruieren – Zeit, die für andere, wichtigere Arbeiten fehlt. Auch der Fortschritt der Technik und Arbeitsmittel müssen scheinbar nebenbei im Auge behalten werden, denn „wenn man nicht mit der Zeit geht, geht man mit der Zeit“. Normen, Vorschriften und eine zunehmende Bürokratie gehören zu den täglichen Zeitdieben. Und dann soll sich ein Chef bei all diesen lästigen Aufgaben und Pflichten dazu motivieren, sich ernsthaft über die Nachfolgeregelung Gedanken zu machen?

Nachfolge schriftlich 
fixieren

Wenn die Nachfolgeregelung jedoch nicht konkret angegangen wird, kann ein Chef in die missliche Lage geraten, das Unternehmen ungeplant und ad hoc verkaufen zu müssen – beispielsweise im Krankheitsfall oder bei einem Unfall. In dieser Situation können bereits die ersten schriftlich fixierten Gedanken zu einer geplanten Nachfolgeregelung sehr hilfreich sein. Eines ist klar, es geht an dieser Stelle nicht nur um den Chef, sondern um das Unternehmen und die damit verbundenen Arbeitsplätze. Daher sollte man es sich und allen beteiligten Personen so einfach wie möglich machen, die wesentlichen Aspekte mithilfe eines geplanten, strukturierten Ablaufs regeln, die kommenden Schritte mit ausreichend zeitlichem Vorlauf vorbereiten und dann schriftlich niederlegen.

Notfallkoffer bereitstellen

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Habe ich einen sogenannten Notfallkoffer? Besitze ich bereits eine Patientenverfügung oder eine Vorsorgevollmacht?
• Bestehen Vertretungsregelungen, ist eine Bankvollmacht erteilt, gibt es eine zweite Ansprechperson für geschäftliche Abwicklungen wie Einkauf und Verkauf?
• Wer führt das Unternehmen in meiner Abwesenheit? Das Unternehmen sollte mit seinen Angestellten auch ohne den Chef handlungsfähig sein.

Das müssen Sie sich immer wieder klarmachen. Verschieben Sie dies nicht – handeln Sie jetzt. „Ein Chef ist der beste Chef, wenn er morgen nicht mehr im Unternehmen erscheint und es keiner seiner Kunden bemerkt.“ Das ist nicht leicht zu akzeptieren. Doch dieser Satz beinhaltet wichtige Aspekte, über die es sich lohnt, gründlich nachzudenken. Dies ist bereits der erste wichtige Schritt zu einer erfolgreichen Nachfolgeregelung. Autor: D. Schadow Der vollständige Artikel ist in unserem Facharchiv nachzulesen.