Betriebsführung
Keine Angst vor Betriebsprüfungen
ep1/1999, 3 Seiten
1 Gesetzliche Bestimmungen Rechtliche Grundlage für die Betriebsprüfung ist die Betriebsprüfungsordnung (veröffentlicht im Bundessteuerblatt 1987). Für jedes Jahr werden jedoch neue einheitliche Abgrenzungsmerkmale für den jeweiligen Prüfungsturnus festgelegt. Zweck der Betriebsprüfung ist die Ermittlung und Beurteilung der steuerlich bedeutsamen Sachverhalte. Die Finanzämter kontrollieren hier, ob alle buchungspflichtigen Vorgänge steuerlich richtig erfaßt und damit die Steuererklärungen richtig sind. Bei der Anordnung und Durchführung von Prüfungsmaßnahmen sind die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit der Mittel und des geringstmöglichen Eingriffs zu beachten. In diesem Sinne kann es also nicht richtig sein, daß ein Prüfer tagelang Belege über Kleinbeträge sammelt und auflistet. Er hält damit die Betriebsangehörigen auf, obwohl das dadurch zu erwartende Mehrergebnis, welches nicht allzu bedeutend ist, ungefähr schon feststeht. Gegen das Gebot der Verhältnismäßigkeit der Mittel würden auch Befragungen von Dritten verstoßen, die den Steuerzahler bloßstellen und bei denen es lediglich um die Aufdeckung geringfügiger Mehrsteuern geht. Die zu prüfende Betriebe werden in Größenklassen eingeteilt, und zwar in Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe. Diese werden nochmals in Handels- und Fertigungsbetriebe, freie Berufe, andere Leistungsbereiche, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterschieden. Die Ermittlung der Betriebsgröße und die davon abhängige Häufigkeit einer Betriebsprüfung ist in Tafel dargestellt. Großbetriebe werden regelmäßig lückenlos geprüft, Mittelbetriebe dürfen schon einmal mit gewissen Prüfungspausen rechnen, Kleinbetriebe werden im Durchschnitt je nach Branche alle 7 - 15 Jahre geprüft, und Kleinstbetriebewerdenfastniegeprüft.Der konkrete Prüfungszeitraum hängt von der personellen Ausstattung des zuständigen Finanzamtes ab, da hier an fachlich entsprechend ausgebildeten Finanzbeamten Not herrscht, hat sich der Prüfungsturnus in der letzten Zeit verlängert. 2 Besondere Tatbestände durchbrechen den Prüfungsturnus Sie sollten sich allerdings auf diese durchschnittlichen Prüfungszeiträume nicht verlassen, denn es gibt Tatbestände, bei denen in aller Regel eine sofortige Betriebsprüfung fällig ist. Eine Reihe solcher Tatbestände, die sich aus Ihrer Steuerveranlagung ergeben, sind die folgenden: · erhebliche Abweichungen im Roh- und Reingewinn von den amtlichen Gewinnermittlungsrichtsätzen (äußerer Betriebsvergleich) · größere Abweichungen gegenüber den Roh- und Reingewinnen der Vorjahre (innerer Betriebsvergleich). · geringe Entnahmen für private Zwecke (hier vermutet das Finanzamt Schwarzgelder). · hohe Einlagen in das Betriebsvermögen, ohne daß entsprechendes Privatvermögen erklärt wurde. · Darlehen an nahe Angehörige. · ungeklärter Vermögenszuwachs. · keine Umsatzerhöhungen, obwohl zusätzliche Investitionen durchgeführt worden sind und das Personal aufgestockt wurde. · Umsatzrückgang trotz hoher Investitionen in den Vorjahren. · größere Aufwendungen für Reparaturen (Erhaltungsaufwand). Hier vermutet das Finanzamt aktivierungspflichtigen Herstellungsaufwand, der über die Laufzeit abgeschrieben werden muß. · hohe Teilwertabschreibungen bei Grundstücken, sonstigem Anlagevermögen sowie auch bei Vorräten. · hohe Aufwendungen für Löhne und Material, während der Unternehmer ein Privathaus baut (hier vermutet das Finanzamt, daß Material über den Betrieb eingekauft wurde, und daß Mitarbeiter für den Bau eingesetzt wurden. Empfehlung: Sprechen Sie in jedem Falle vor Abgabe Ihrer Steuererklärung mit Ihrem Steuerberater darüber, ob im Sinne der vorgenannten Beispiele ein „Prüfungsbedarf“ für das Finanzamt vorliegen könnte. Nicht dem Betriebsprüfungsturnus unterliegen unabhängig von den genannten Kriterien Lohnsteueraußenprüfungen, die von besonderen Prüfern wahrgenommen werden, sowie auch Umsatzsteuersonderprüfungen. 3 Ablauf der Betriebsprüfung läßt sich steuern Im Gegensatz zur Steuerfahndung muß Ihnen die Betriebsprüfung rechtzeitig vorher angekündigt werden. Der Betriebsprüfer muß sich also anmelden. Wenn Sie wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitraum der Prüfung haben, können Sie beantragen, daß ihr Beginn hinausgeschoben wird. Wollen Sie wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, sollten Sie sich an die prüfende Stelle wenden und hierbei den Namen des Prüfers angeben. Über den Prüfungsbeginn sollten Sie in jedem Falle Ihren Steuerberater unterrichten. Der Prüfer wird sich zu Beginn der Prüfung unter Vorlage seines Dienstausweises bei Ihnen als Steuerpflichtigem vorstellen. 3.1 Ihre Mitarbeit ist wichtig Um einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zu gewährleisten, sind Sie als Steuer-Elektropraktiker, Berlin 53 (1999) 1 Betriebsführung Dipl.-Volkswirt Klaus Linke ist Marketingberater in Lüneburg. Autor Keine Angst vor Betriebsprüfungen K. Linke, Lüneburg Die Ankündigung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt löst vor allem in kleinen und mittleren Betrieben ungute Gefühle oder gar Ängste aus. Einziges Mittel dagegen ist eine saubere Buchhaltung und eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung. Tafel Prüfzyklen der Betriebsprüfung sind abhängig von der Betriebsgröße Großbetrieb Mittelbetrieb Kleinbetrieb Handelsbetriebe Umsatz in DM 11,8 Mio 1,4 Mio 250.000 Gewinn in DM 460.000 90.000 48.000 Fertigungsbetriebe Umsatz in DM 6,7 Mio. 825.000 250.000 Gewinn in DM 410.000 90.000 48.000 Prüfzyklen jährlich alle 2 -3 Jahre alle 7 bis 15 Jahre pflichtiger zur Mitwirkung verpflichtet. Sie können auch sachkundige Auskunftspersonen benennen. Dem Prüfer sind Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen, die er benötigt, vorzulegen. Ihm müssen erbetene Auskünfte erteilt und gegebenenfalls Aufzeichnungen näher erläutert werden. Achten Sie allerdings darauf, dem Prüfer nicht mehr Unterlagen zur Verfügung zu stellen, als dieser anfordert. Lassen Sie ihn auch nicht unbeaufsichtigt mit Ihren Fotokopierer arbeiten. Sie sollten die Übersicht darüber behalten, was er fotokopiert. Zur Durchführung der Außenprüfung sollten Sie dem Prüfer einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Tip: Wenn irgend möglich, sollte sich der Prüfer in einem abgeschlossenen Raum aufhalten, so daß er nicht ständigen Kontakt zu Ihren Mitarbeitern hat und diese befragen kann. 3.2 Nichts dem Zufall überlassen Gehen Sie ruhig davon aus, daß der Prüfer solange suchen wird, bis er etwas gefunden hat. In diesem Sinne ist es taktisch geschickt, ihm sein „Erfolgserlebnis“ bzw. sein „Mehrergebnis“ leicht erkennbar „unterzuschieben“. In diesem Sinne sollten Sie die prüfungsrelevanten Schwachstellen zusammenstellen. Sorgen Sie auch dafür, daß die Belege übersichtlich geordnet zur Verfügung stehen und den Prüfungszeitraum umfassen, den der Prüfer gewünscht hat. Machen Sie sich immer bewußt, daß die Außenprüfung auf das Wesentliche abzustellen und ihre Dauer auf das notwendige Maß zu beschränken ist. Sie hat sich in erster Linie auf solche Sachverhalte zu erstrecken, die zu endgültigen Steuerausfällen führen können. Bloße Gewinnverlagerungen sollten nur dann Anlaß für ein tieferes Eindringen des Prüfers sein, wenn sie betragsmäßig bedeutend sind. Haben Sie den Eindruck, daß der Prüfer hier über das notwendige Maß hinausgeht, können Sie erforderlichenfalls ein klärendes Gespräch mit dem Sachgebietsleiter führen. Grundsätzlich zahlt sich ein gutes Prüfungsklima immer aus. Ein solches Klima würde empfindlich gestört, wenn Sie etwa versuchen sollten, den Prüfer zu bestechen. Natürlich ist es keine Bestechung, wenn Sie ihm eine Tasse Kaffee und etwas Gebäck anbieten. Benennen Sie dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfung Auskunftspersonen. Manch ein Prüfer unterhält sich sehr gern mit Mitarbeitern, um aus diesen Gesprächen zusätzliche Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Auskunftspersonen, deren Namen aktenkundig gemacht werden sollten, beantworten am besten ausschließlich die gestellten Fragen. Es kann der Fall eintreten, daß die benannten Auskunftspersonen dem Prüfer bestimmte Fragen nicht befriedigend beantworten können. Dann darf der Prüfer nicht ohne weiteres andere Betriebsangehörige befragen, sondern er soll zunächst Sie entsprechend unterrichten, um Ihnen dadurch Gelegenheit zu geben, eine andere Auskunftsperson zu benennen. 3.3 Denken Sie auch an Ihre Geschäftspartner Stellt der Prüfer während der Prüfung Sachverhalte fest, die für die Besteuerung anderer Personen Bedeutung haben, sich also auf Geschäftspartner von Ihnen beziehen, so kann er das auswerten. Er wird dann dem Finanzamt, das für die Besteuerung des entsprechenden Geschäftspartners zuständig ist, eine Kontrollmitteilung übersenden. Wenn Sie feststellen, daß der Prüfer in diesem Sinne Kontrollmitteilungen schreibt, sollten Sie Ihre Geschäftsfreunde „vorwarnen“. Diese werden Ihnen für solche Hinweise sehr dankbar sein. 4 Rechtzeitiges Handeln wendet negative Folgen ab Ergibt sich während der Betriebsprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit, so muß Ihnen als Steuerpflichtigen erst der Sachverhalt, auf den sich der Verdacht bezieht, mitgeteilt werden. Die Ermittlungen vor Ort werden erst fortgesetzt, wenn Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens eröffnet worden ist. In einem solchen Prüfungsverfahren, bei dem die Strafsachenstelle des Finanzamts eingeschaltet ist, haben Sie dann keine Mitwirkungspflichten mehr. Üblicherweise nehmen die Prüfer in solchen Fällen erst einmal Kontakt mit ihrem Sachgebietsleiter auf. Bisweilen findet dabei auch erst eine Vorbesprechung im Finanzamt statt. Unterbricht der Prüfer also die Außenprüfung, ohne dafür einen nachvollziehbaren Grund anzugeben, können Sie vermuten, daß eine solche Besprechung angesetzt ist. 5 Schlußbericht ist obligatorisch Über das Ergebnis der Außenprüfung fertigt der Prüfer einen schriftlichen Bericht. In einem solchen Bericht sollte er vor allem die Sachverhalte umfassend darstellen, denen mit einem Rechtsbehelf oder mit einem Antrag auf verbindliche Zusage zu rechnen ist. Die Festsetzungsstelle ist an den Prüfungsbericht nicht gebunden. Will sie bei der Auswertung wesentlich davon abweichen, so muß sie allerdings zuvor der Betriebsprüfungsstelle Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Der schriftliche Prüfungsbericht wird Ihnen als Steuerpflichtigen auf Antrag vor seiner Auswertung zugeschickt. Zu diesem Bericht können Sie Stellung nehmen. Beantragen Sie also stets die Zusendung und besprechen Sie den Bericht ausführlich mit Ihrem Steuerberater. Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlußbesprechung. Sie erhalten dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern. Sie können auf eine solche Schlußbesprechung auch verzichten, sollten das aber nicht tun. Die Besprechungspunkte und der Termin der Schlußbesprechung sind Ihnen angemessene Zeit vorher bekannt zu geben. Bitten Sie hier Ihren Steuerberater mit hinzu. Ohne Ihren Steuerberater sollten Sie in der Schlußbesprechung keine verbindlichen Erklärungen abgeben. Sowohl Prüfer als auch der Sachgebietsleiter haben bei der Schlußbesprechung einen relativ großen Ermessensspielraum. Ein guter Steuerberater kann in einer Schlußbesprechung viel für Sie herausholen. Elektropraktiker, Berlin 53 (1999) 1 Betriebsführung Aktuelles Urteil Arbeitsunfähigkeitsnachweis ab ersten Tag (jlp). Der Arbeitsnehmer, der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall begehrt, hat darzulegen und zu beweisen, daß er arbeitsunfähig krank war. Diesen Beweis führt der Arbeitnehmer in der Regel durch Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Er kann diesen Beweis aber auch mit jedem anderen zulässigen Beweismittel führen. Nach der gesetzlichen Regelung muß der Arbeitnehmer eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorlegen. Abweichend hiervon ist es aber auch zulässig, im Arbeitsvertrag zu vereinbaren, daß die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit beigebracht werden muß. Bundesarbeitsgericht, Az.: 5 AZR 726/96
Autor
- K. Linke
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