Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters (4)
ep4/2005, 3 Seiten
Komplexes Vorschriftenwerk Stetiger Wandel. Die gesetzlichen Festlegungen, wie und in welchem Umfang anfallende Reise- und Bewirtungskosten usw. als Betriebsausgaben geltend gemacht werden dürfen, unterliegen recht häufigen Änderungen. Gleiches gilt für Geschenke jeder Art. Was in dem einen Jahr noch rechtens war, kann im nächsten Jahr schon gesetzwidrig sein. In dem Bemühen zulässige und unzulässige Tatbestände per Verordnung festzulegen, ist ein - auch für Fachleute - nicht immer durchschaubares Vorschriftenwerk entstanden. Vorschriften. Neben den grundsätzlichen Festlegungen im Einkommensteuer-Gesetz (EStG) enthalten die Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) eine Fülle von Detailfestlegungen. Darüber hinaus erfolgen vielfach Konkretisierungen gesetzlicher Festlegungen per Gerichtsurteil. Die daraus resultierende Fülle von Ratschlägen, wie denn im Detail am geschicktesten zu verfahren sei, machen dann die Verwirrung komplett. Einschränkungen. Nachfolgende Ausführungen erläutern die elementaren Zusammenhänge, um das den Festlegungen zugrunde liegende System - soweit vorhanden und möglich - sichtbar zu machen. Dabei werden ausschließlich Geschenke, Bewirtungs- und Reisekosten, die betrieblich und geschäftlich veranlasst sind, betrachtet. Diese feine Unterscheidung ist nötig, da für die Behandlung derartiger Ausgaben für Arbeitnehmer (nur betrieblich veranlasst) bei der Lohnrechnung gesonderte Festlegungen gelten. Geschenke an Geschäftspartner Wie sagt doch der Volksmund, „kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“. Der Gesetzgeber berücksichtigt diese Erkenntnis und gibt damit dem Unternehmer die Möglichkeit, Geschenke an Geschäftsfreunde als Betriebsausgaben geltend zu machen. Nach dem allgemein gültigen Rechtsverständnis ist ein Geschenk eine Zuwendung, die unentgeltlich erfolgt. Ihr steht also keine - zumindest keine direkte - Gegenleistung gegenüber. Ein Geschenk ist weder zeitlich noch wirtschaftlich an eine Gegenleistung gebunden. Geschenke sind nicht nur an Geschäftspartner möglich, sondern auch an Personen, mit denen erst eine Geschäftsbeziehung geknüpft werden soll. Freigrenze - 35 Euro Kosten für Geschenke an Geschäftsfreunde, Lieferanten, Kunden und andere für den Betrieb wichtige Personen können nur unter bestimmten Bedingungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu darf die seit dem Jahre 2003 nach § 4 Abs. 5 EStG auf 35,- Euro (Bruttobetrag) festgelegte Freigrenze (vorher 40,- Euro) pro Person und Wirtschaftsjahr nicht überschritten werden. Um die Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen diese Ausgaben einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben verbucht werden. Darüber hinaus muss der Empfänger des Geschenkes aus den Unterlagen ersichtlich sein. Bagatell-/Werbegeschenke Einfacher ist es bei den sogenannten Werbe- oder Bagatellgeschenken. Dazu zählen Kugelschreiber mit eingraviertem Firmenlogo oder Kalender mit Firmeneindruck usw. Der Wert dieser Geschenke liegt dabei deutlich unter der 35-Euro-Freigrenze. Ist diese Bedingung erfüllt, darf auf die Aufzeichnung des Empfängers verzichtet werden. Auch wenn es seitens des Gesetzgebers keine Festlegung für den Wert eines einzelnen Werbegeschenkes gibt, sollte man dieser Kategorie nur Geschenke zuordnen, deren Wert sich maximal bei etwa 10 bis 20 % der o. g. Freigrenze bewegt. Anhand der Rechnung sollte unzweifelhaft der Charakter des Werbegeschenkes erkennbar sein. Genussmittel Vorsicht ist bei Geschenken geboten, wenn es sich um Genussmittel wie Weine, Spirituosen oder Tabakwaren handelt. Nicht nur bei teueren Präsenten besteht hier eine Pflicht zur Aufzeichnung des Empfängers, sondern auch dann, wenn es sich vom Wert her eher um ein Bagatellgeschenk handelt. Reisekosten des Unternehmers Unter dem Begriff der Reisekosten werden alle Aufwendungen zusammengefasst, die durch betrieblich bzw. geschäftlich bedingte Reisen entstehen. Für eine Reise gibt es weder eine Mindestentfernung noch eine Mindestdauer. Von einer Reise wird aber nur dann gesprochen, wenn es sich nicht um das Aufsuchen der regelmäßigen Arbeitsstätten (z. B. das eigene Büro oder die eigene Werkstatt) handelt. Reisekosten können beispielsweise bei folgenden Gegebenheiten anfallen: - einem Messebesuch, - Besuch eines Lehrgangs, - der Teilnahme an einer Fachtagung und - dem Aufsuchen einer Baustelle. Alle in diesem Zusammenhang anfallenden Fahrt- und Übernachtungskosten sind in voller Höhe Betriebsausgaben. Dafür müssen sie durch Belege nachgewiesen werden. Die auf diesen Belegen ausgewiesene Mehrwertsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel genügen die erworbenen Fahrausweise als Beleg zum Nachweis der entstandenen Kosten. Etwas komplizierter sind die Verhältnisse, wenn es um die Kosten für einen privaten/betrieblichen PKW geht. Verpflegungsmehraufwendungen Die infolge einer Dienstreise entstehenden Mehraufwendungen für Verpflegung können mittels Pauschalbeträge als Betriebsausgaben eingebucht werden. Die Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschale (Tafel ) richtet sich dabei nach der Reisedauer. Eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht dabei nicht. Für die Dauer einer Reise wird die Abwesenheit Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 4 280 BETRIEBSFÜHRUNG Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters Geschenke, Reise- und Bewirtungskosten Betriebsausgaben für Geschenke an Geschäftspartner wecken bei Betriebsprüfern besondere Aufmerksamkeit. Dies gilt ebenso für Reise- und Bewirtungskosten. Umso wichtiger ist hier die Kenntnis der grundsätzlichen Festlegungen des Gesetzgebers, um korrekt handeln zu können. ELEKTRO PRAKTIKER MEISTERWISSEN Online verfügbar - Reisekostenrechner von der eigenen Wohnung zugrunde gelegt. Kürzung von Übernachtungsrechnungen Für den Fall, dass die Übernachtungsrechnung einen gesonderten Betrag für das Frühstück ausweist, ist die Rechnung um diesen Betrag zu kürzen. Wird das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen, sondern eine „Übernachtung mit Frühstück“ berechnet, ist der Rechnungsbetrag um pauschal 4,50 Euro (brutto) pro Tag zu kürzen. Aufzeichnungspflichten Um die o. g. Pauschalen in Anspruch nehmen zu können, müssen Aufzeichnungen zu den Dienstreisen geführt werden. Diese sollten mindestens die folgenden Angaben enthalten: - Zeitraum der Reise, - Reiseziel, - Zweck der Reise, - Abfahrts- und Ankunfszeiten. Bei Nutzung eines privaten PKW für betriebliche Zwecke müssen darüber hinaus die tatsächlich gefahrenen Kilometer erfasst werden. Hilfsmittel Zur Erleichterung der Abrechnung von Dienstreisen gibt es eine Fülle spezieller Lösungen. Programme zur Einnahme-Überschussrechnung verfügen in vielen Fällen über entsprechende Module. Wer eher selten verreist, kann auf kostenlos im Internet verfügbare Lösungen zugreifen (Bild ). Bei der Nutzung von Programmen ist immer darauf zu achten, dass die für das jeweilige Jahr geltenden Pauschalen hinterlegt sind. Nutzung eines PKW Bezüglich der Kosten für die Nutzung eines PKW ist zu unterscheiden, ob das Fahrzeug Bestandteil des Betriebsvermögens ist (also zum Anlagevermögen gehört und abgeschrieben wird) oder zum Privatvermögen des Unternehmers gehört. Für die Zuordnung eines PKWs, der sowohl betrieblich als auch privat genutzt wird, hat der Unternehmer in Grenzen ein Wahlrecht (Tafel ). PKW im Privatvermögen Befindet sich der PKW im Privatvermögen, d. h. das Fahrzeug wird zu mindestens 50 % privat genutzt, dann kann für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer eine Pauschale von 0,30 Euro als Betriebsausgabe abgerechnet werden. Ein Vorsteuerabzug ist hier, ebenso wie bei den Verpflegungspauschalen, nicht möglich. Mit dieser Pauschale sind im Prinzip alle mit der Unterhaltung und dem Betrieb dieses Fahrzeuges verbundenen Kosten abgegolten. Ausgenommen hiervon sind lediglich die bei der Dienstreise angefallenen Parkgebühren. Diese Belege können mit dazu genutzt werden, um eine Fahrt „glaubhaft“ zu machen. PKW im Betriebsvermögen1) Wird ein Fahrzeug mindestens 10 % betrieblich genutzt, dann kann es als Betriebsvermögen geführt werden. Wird es mindestens 50 % betrieblich genutzt, dann muss es als Betriebsvermögen geführt werden. Damit sind alle mit der Unterhaltung und dem Betrieb des Fahrzeuges verbundene Kosten zunächst einmal Betriebsausgaben. Bei der Anschaffung des Fahrzeuges kann die gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Eine gesonderte Abrechnung der Fahrzeugkosten bei einer Dienstreise ist nicht erforderlich, da die in diesem Fall entstehenden Kosten mit den Fahrzeugkosten erfasst werden. Um aber den durch die private Nutzung entstehenden Vorteil (Eigenverbrauch) erfassen und steuerlich auch anrechenbar gestalten zu können, kann der Unternehmer zwischen zwei Abrechnungsmethoden wählen. Ein-Prozent-Methode. Wird von dieser Verfahrensweise Gebrauch gemacht, dann wird bei der Gewinnermittlung jeweils 1 % des Bruttolistenneupreises des Fahrzeuges pro Monat dem Gewinn als Ausgleich für den Anteil der privaten Nutzung (Eigenverbrauch) zugeschlagen. Wenn sich Wohnung und Betrieb an unterschiedlichen Standorten befinden oder beruflich bedingt eine Zweitwohnung genutzt werden muss, kommt ein weiterer - auf der Basis der Entfernungskilometer ermittelter Anteil - hinzu. Damit erhöht sich die Berechnungsbasis für die Ermittlung der Einkommenssteuer. Bei Anwendung der 1%- Regelung braucht kein Fahrtenbuch geführt werden. Fahrtenbuchmethode. Die Anwendung der 1%-Regelung ist insbesondere bei Fahrzeugen mit einem hohen Bruttolistenneupreis und einem sehr geringen Anteil privater Nutzung ggf. von Nachteil. Daher besteht die Möglichkeit, das Verhältnis betrieblich veranlasster Fahrten zu Privatfahrten konkret zu erfassen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann der Eigenverbrauch ermitteln. Die Führung eines lückenlosen Fahrtenbuches für - ausnahmslos - alle betrieblichen und privaten Fahrten ist Voraussetzung für die Anwendung dieser Regelung. Bewirtung von Geschäftspartnern Geschäftsbeziehungen wollen gepflegt sein. Zur Anbahnung von Geschäften oder um einen für beide Seiten erfolgreichen Abschluss eines Geschäftes gebührend zu feiern, ist der Besuch eines Restaurants durchaus üblich. Die dafür entstehenden Aufwendungen können - wiederum in Grenzen und unter Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten - als Betriebsausgaben erfasst werden. Beschränkt abzugsfähig. Anders als bei Geschenken, gibt es für Bewirtungskosten keine Freigrenze, sondern eine prozentuale Beschränkung der Abzugsfähigkeit. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten können zu 70 % (früher 80 %) als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bezüglich der formalen Anforderungen an die Belege gelten hier die gleichen Formvorschriften wie für andere Belege über Betriebsausgaben. Darüber hinaus besteht die Pflicht, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung festzuhalten. Bewirtungskosten sind einzeln und gesondert von den anderen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Beispiel. Von einer Bewirtungsrechnung in Höhe von 150 Euro sind 105 Euro als Betriebsausgabe anrechenbar. Selbstverständlich darf auch nur die auf diesen reduzierten Betrag entfallende Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Schlussbemerkungen Die Erfassung von Kosten für Geschenke und Bewirtungen in der Einnahme-Überschussrechnung ist im Grunde genommen eine überschaubare Angelegenheit. Gleiches gilt auch für die Reisekosten, wenn für die Reisen öffentliche Verkehrsmittel oder der private PKW genutzt wird. Ob man einen PKW besser im Privatvermögen belässt oder als Betriebsvermögen führt und welche Methode zur Ermittlung des Privatanteils dann gewählt wird, ist weniger ein Problem der Reisekosten. Für kleinere Firmen ist es vielmehr ein sehr wichtiger Aspekt der Ausnutzung gesetzlich zulässiger Gestaltungsspielräume bei der Gewinnermittlung. Hier ist der Rat eines Steuerberaters unverzichtbar [1]. Literatur [1] Möbus, H.: Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters; Einfache Buchführung. Elektropraktiker Berlin 59(2005)1, S. 34 und 35. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 4 282 BETRIEBSFÜHRUNG Tafel Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen Abwesenheitszeit Pauschale min. 8 h 6,- Euro min. 14 h 12,- Euro min. 24 h 24,- Euro Tafel Zuordnung eines PKW Anteil der betrieblich Zuordnung bedingten Nutzung max. 10 % Privatvermögen min. 10 % bis Privat- oder max. 50 % Betriebsvermögen (Wahlrecht) min. 50 % Betriebsvermögen Laufende Buchführung und Jahresabschluss Fortsetzung ELEKTRO PRAKTIKER 1) Die buchhalterische Behandlung eines privat genutzten, aber zum Betriebsvermögen gehörenden PKW, ist eine im Detail recht komplizierte Angelegenheit - nicht zuletzt wegen verschiedener Änderungen in den letzten Jahren.
Autor
- H. Möbus
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