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Die sichere Übertragung digitaler Dokumente
Unternehmen stehen heute vor einer Reihe von Herausforderungen, wenn sie die Komplexitäten der sicheren digitalen Übertragung wichtiger Dokumente bewältigen, schreibt Scott Wilson, Internationaler Vizepräsident Sales & Service von eFax.
Das Senden und Empfangen wichtiger, unternehmenskritischer oder zeitkritischer Dokumente (ob als E-Mail-Anhang, über eine Filesharing-App oder als digitales Fax) ist heute ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen und Kommunikation.
Digitale Dokumente sind jetzt eine primäre Form der Geschäftskommunikation, und alles – von Verträgen über Angebote bis hin zu Ausschreibungen – sollte als Daten betrachtet werden, die den Compliance- und Sicherheitsvorschriften unterliegen.
Wenn es um die sichere Übertragung digitaler Dokumente geht, sollten vier wichtige Überlegungen für Unternehmen untersucht werden:
1. Die Cloud als Dokumentenplattform
Bei der Verwaltung elektronischer Dokumente müssen Unternehmen und Organisationen einerseits die Herausforderung lösen, autorisierten Mitarbeitern einen reibungslosen Zugriff zu bieten, während sie zugleich nicht autorisierten Mitarbeitern den Zugriff verwehren und auch die Sicherheit gewährleisten müssen. Viele Unternehmen verlassen sich bei der Bereitstellung elektronischer Dokumente auf handelsübliche Filesharing-Apps und -Services. In der Praxis bieten diese Plattformen jedoch keine sicheren und prüffähigen Mittel zum Faxen, E-Mailen oder Übertragen elektronischer Dokumente.
Filesharing-Apps und -Services sind für den täglichen Austausch zwischen Kollegen und Teams konzipiert. Sie eignen sich nicht für einmalige Übertragungen einzelner Dokumente. Angesichts der Einschränkungen von Filesharing-Plattformen erwägen Unternehmen alternative Optionen – einschließlich der Einrichtung interner Faxserver, Dokumentenserver und anderer Übertragungsplattformen. Diese internen Dokumenten-Bereitstellungssysteme gelten oft als geschlossene Systeme. Sie sind jedoch schlecht geeignet, elektronische Dokumente an externe Dritte zu senden, insbesondere an diejenigen, die elektronische Dokumente nur selten anfordern – beispielsweise Verträge, Aufzeichnungen, Anweisungen und allgemeine Erklärungen.