Mobile Zeiterfassung
ep3/2005, 1 Seite
Mobile und sichere Lösung Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Web basierte ASP (Application Service Provider)-Lösung, die auch kleine Handwerksbetriebe ohne aufwändige Investitionen in Hard- und Software nutzen können. Zur Datenübertragung von der Baustelle werden Mobiltelefone eingesetzt, die zu Beginn einmalig für die Internet-Software virtic zu konfigurieren sind. Weiterhin werden notwendigen Stammdaten der Firma erfasst, die auf den Servern der virtic Gmb H verwaltet werden. Über eine Internetanbindung kann das Elektrounternehmen auf seine Daten jederzeit zugreifen. Dabei dient eine SSL-Verschlüsselung zum sicheren Zugriff auf die Daten und zu deren sicheren Übermittlung. Die virtic-Server sind in einem Atombunker einer ehemaligen Kaserne untergebracht und so vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Am gleichen Ort sind diese direkt an die Rechner eines Providers angeschlossen, was ebenfalls die hohen Sicherheitsmaßstäbe dieser Anwendung unterstreicht. Online an- und abmelden Die Funktionsweise ist denkbar einfach (Bild ): Der Mitarbeiter im Außendienst meldet sich über sein Mobiltelefon direkt von der Baustelle zur Arbeit an und nach deren Beendigung auf gleiche Weise wieder ab. Sein Standort wird lokalisiert. Die Daten zu Zeit und Einsatzort werden per Mobilfunkstandard GPRS (General Packet Radio Service) direkt in eine Datenbank zur weiteren Verarbeitung übertragen. Der Zugriff darauf ist jederzeit über das Internet möglich. Der Elektromeister kann somit bequem vom Büro-PC aus aktuell Auswertungen zu Arbeitszeitkonten, zu aufgewendeten Fahrten auf den Baustellen usw. durchführen. Zusätzlich zu diesen Daten können beispielsweise auch projekt- und kundenspezifische Informationen in Echtzeit auf die Datenbank übermittelt und gespeichert werden. Einsatzdaten ändern Die Daten werden nicht nur exakt erfasst, auch deren Konfiguration ist flexibel veränderbar. So kann es durchaus erforderlich sein, noch im Laufe des Arbeitstages auf die Handys der Mitarbeiter weitere Baustellen oder Einsatzorte zu übertragen. Das kann der Unternehmer sofort auch selbst erledigen. Auch grundlegendere Änderungen - etwa an den Stammdaten des Unternehmens oder an seinem Arbeitszeitmodell - können vom Firmenchef vorgenommen werden. Da das eher seltener vorkommt, führt in der Regel meist der Dienstleister solche Umstellungen durch. Datenex- und import Die Datenübergabe von virtic an andere Anwendungen erfolgt über eine SOAP-(Simple Access Object Protocol) Schnittstelle. Von Vorteil ist es, wenn die betriebsinterne Anwendung des Nutzers ebenfalls über eine solche Schnittstelle verfügt. Da das häufig jedoch noch nicht der Fall ist, werden die Daten von virtic in eine gesonderte Datei exportiert und in einem zweiten Schritt in die Anwendung des Kunden importiert. Dieser Export- und Import-Vorgang erfolgt in der Regel halbautomatisiert. virtic stellt die Daten in den Formaten zur Verfügung, die vom Kunden gewünscht werden. Dabei ist die Bereitstellung von Standardformaten (z. B. DATEV) in der Nutzungsgebühr enthalten. Besondere Formate und kundenspezifische Schnittstellen werden gegen Berechnung des Zusatzaufwands bereitgestellt. Preis und Leistung Der Handwerksbetrieb benötigt für den Zugriff auf die Anwendung sowie auf seine Daten einen Rechner mit Internetzugang sowie für virtic geeignete Mobiltelefone wie z. B. das Nokia 6600 und Siemens M65. Diese können prinzipiell in allen Mobilfunknetzen eingesetzt werden. Die Lokalisierungsfunktion dieser Internetlösung ist allerdings nur bei Mobiltelefonen im Vodafone D2-Netz anwendbar, da virtic derzeit über seine Server nur dessen Location Based Services (LBS) zur Ortung der Mitarbeiter nutzt. Vertrag Vodafone D2. Der günstigste Preis für Grundgebühr, ein für virtic geeignetes Datenpaket sowie das Mobiltelefon beträgt derzeit etwa 13,00 . Dabei sind ebenfalls verschiedene Vertragsvarianten - z. B. für Vieltelefonierer - möglich. Den virtic-Kunden wird zudem der Abschluss eines Rahmenvertrages angeboten, um dann günstigere Grundgebühren und Minutentarife für Telefonate innerhalb des Unternehmens nutzen zu können. Vertrag mit virtic. Die Kosten belaufen sich aktuell auf 38 je Monat und Mitarbeiter. Der Preis beeinhaltet darüber hinaus: · die Datenübertragung der Arbeitszeitereignisse, · die Erstellung von Stundenabrechnungen (monatliche Stundenzettel), · die Buchung der Arbeitszeiten auf die Baustellen, · die Administration über den Internet-Browser usw. Im Preis von 38 sind monatlich 40 Ortungen enthalten, was 2 Ortungen je Arbeitstag entspricht. Wann die Ortungen ausgeführt werden, bei welchen Arbeitszeitereignissen oder ob manuell durch den Unternehmer, kann individuell festgelegt werden. Weitere Ortungen sind möglich, werden aber zusätzlich berechnet. Zusätzlich ist eine einmalige Einrichtungsgebühr von 75 je Mitarbeiter zu entrichten. Im Praxiseinsatz Die Firma Talk nutzt virtic seit mehreren Monaten. Markus Michael, Geschäftsführer des Dortmunder Unternehmens für Netzwerkinstallationen sagt zum Nutzen dieser Lösung (Tafel ): „Da alle Daten bereits in elektronischer Form korrekt vorliegen, sparen wir enorm viel Zeit bei der Nachkalkulation, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung. Auch die Mitarbeiter akzeptierten nach anfänglicher Skepsis das neue System: Sie müssen sich nicht mehr mit lästigen Stundenzetteln aufhalten und können problemlos nachweisen, wann sie wo gearbeitet haben.“ virtic bietet eine Vielzahl weiterer Anwendungsmöglichkeiten. So befindet sich beispielsweise eine Lösung für die stationäre Zeiterfassung im Innendienst kurz vor der Markteinführung. Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 3 186 BETRIEBSFÜHRUNG Mobile Zeiterfassung Die Aufarbeitung der Stundenzettel von Mitarbeitern im Außendienst ist zeitaufwändig, die Angaben sind später meist schwer nachprüfbar. Ein ehemaliger Elektromeister setzte der Zettelwirtschaft mit seiner Lösung ein Ende: Durch Online- Übermittlung der Einsatzdaten über Mobiltelefon an eine Datenbank und deren Anbindung an betriebsinterne Systeme wird der Aufwand für die Lohnabrechnung wesentlich reduziert. Funktionsweise der Internetlösung Tafel Vorteile der Online-Lösung Nutzen für den Unternehmer · Ständige Übersicht über An-und Abwesenheiten der Mitarbeiter und ihre Standorte · Tagesaktuelle Baustellenübersicht und Auswertungen · Sofortiger Überblick über geleistete Stunden und Lohnkosten je Baustelle · Komplette und pünktliche Leistungsnachweise · Leistungsgerechte Abrechnung mit Mitarbeitern · Keine Verzögerung bei der Rechnungslegung · Einfacher Datenimport in gängige betriebliche Abrechnungssysteme · Optimale und schnelle Nachkalkulationen von Projekten, · Effizienter Personaleinsatz · Reduzierung des Administrationsaufwands Nutzen für die Mitarbeiter · Nachweisfähigkeit über erbrachte Arbeitsleistungen · Entfall manueller Aufschreibungen (Stundenzettel) · Sofortige Verfügbarkeit der aktuellen Arbeitszeitdaten Außendienst-Mitarbeiter nutzen das Handy für Online-Zeiterfassung und Datenaustausch
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