Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters (6)
ep6/2005, 3 Seiten
Auswertung des eigenen Zahlenmaterials Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens lässt sich anhand der sich aus der Buchführung ergebenden Zahlen ablesen. Diese Erkenntnis ist zwar unbestritten, wird aber nur selten konsequent genutzt. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen wird aus Zeitmangel und fehlender Sachkenntnis vielfach auf eine tiefgründige Analyse des eigenen Zahlenmaterials verzichtet. Man beschränkt sich auf die Kenntnisnahme des beim Jahresabschluss durch den Steuerberater ermittelten Gewinns bzw. Verlustes. Aber diese Größe allein liefert weder einen Hinweis zu den Ursachen von Erfolg oder Misserfolg, noch lassen sich daraus Aussagen zum aktuellen Zustand der Firma und zu nötigen Veränderungen ableiten. Auch die vielfach geübte Praxis, die Ergebnisse anhand des Jahresabschlusses kritisch zu betrachten, hilft nur bedingt. Dazu müssen erst die hinter den einzelnen Zahlen verborgenen Zusammenhänge aufgedeckt werden, um daraus Schlussfolgerungen für die künftige Arbeit zu ziehen. Die entscheidenden Werkzeuge dieser Analyse sind Kennzahlen und Vergleichsrechnungen. Kennzahlen und Vergleichsrechnungen Das im Ergebnis der Buchführung entstehende Zahlenwerk enthält in komprimierter Form alle für die Bewertung des Erfolges eines Abrechnungszeitraumes und zur Beurteilung des aktuellen Zustandes eines Unternehmens entscheidenden Informationen. Diese Informationen sind i. d. R. nicht direkt aus den absoluten Zahlen ablesbar. Sie erschließen sich dem Betrachter erst dann, wenn die ermittelten Zahlen in geeigneter Form zueinander in Beziehung gesetzt bzw. mit Vorgaben verglichen werden. In diesem Zusammenhang wird von der Bildung von Kennzahlen und von Vergleichsrechnungen gesprochen. Kennzahlen Rein mathematisch lassen sich verschiedene Arten [2, S. 38] von Kennzahlen unterscheiden (Bild Absolute Kennzahlen können direkt aus den Buchführungsunterlagen entnommen werden. Beispiel: Gewinn, Buchwerte, Abschreibungen. Richtzahlen basieren auf dem Vergleich einer branchenspezifischen Durchschnittsgröße mit einer Unternehmenskennzahl. Beispiel: Umsatz pro Mitarbeiter. Verhältniszahlen erhält man, wenn absolute Zahlen zueinander in Beziehung gesetzt werden. In der betriebswirtschaftlichen Praxis haben die Verhältniszahlen, wegen ihres Informationswertes, besondere Bedeutung erlangt. Es wird unterschieden in: · Gliederungszahlen, sie geben die Relationen zwischen Teilgrößen und der entsprechenden (wesengleichen) Gesamtgröße wider (Beispiel: Eigenkapitalquote), · Beziehungszahlen, sie entstehen, wenn wesenverschiedene absolute Zahlen zueinander in Beziehung gesetzt werden (Beispiel: Deckungsgrad) und · Indexzahlen, sie entstehen, wenn gleichartige aber zeitlich verschiedene Größen zu einer Basisgröße in Beziehung gesetzt werden (Beispiel: Verhältnis der Abschreibungen verschiedener Jahre zu den Abschreibungen eines Basisjahres). Vergleichsrechnungen Neben den Kennzahlen stellen Vergleichsrechnungen [2, S. 46] ein weiteres Instrument zur Auswertung des Zahlenwerkes dar. Hierbei werden die ermittelten Ist-Daten des eigenen Unternehmens bestimmten Vergleichsdaten (Bild ) gegenübergestellt. Als Vergleichsdaten werden sowohl eigene (Ist- oder Plandaten) als auch fremde Daten (Betriebs- und Branchenvergleiche) herangezogen. Zeitvergleiche stellen die aktuellen Ist-Daten eines Unternehmens den Daten eines ausgewählten Basisjahres gegenüber. Betriebs- und Branchenvergleiche stellen die Ist-Daten des zu analysierenden Unternehmens denen vergleichbarer Unternehmen gegenüber. Soll-Ist-Vergleiche dienen der Ermittlung von Abweichungen der Ist-Daten von Zielvorgaben (Plandaten). Hier wird die inhaltliche Nähe der Zeitvergleiche zu den Indexzahlen, sowie der Betriebs- und Branchenvergleiche zu Richtzahlen deutlich. Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 6 450 BETRIEBSFÜHRUNG Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters Eigene betriebswirtschaftliche Zahlen nutzen Im Ergebnis der laufenden Buchführung und des Jahresabschlusses entsteht im Unternehmen ein Zahlenwerk. Daraus lassen sich wichtige Hinweise zur Gestaltung der weiteren Arbeit ableiten. Diese Informationen erschließen sich aber nur dem, der das dazu nötige betriebswirtschaftliche Instrumentarium [1] zumindest in Ansätzen kennt. ELEKTRO PRAKTIKER MEISTERWISSEN Gliederungszahlen Beziehungszahlen Indexzahlen Kennzahlen Absolute Kennzahlen Verhältniszahlen Richtzahlen Unterscheidung von Kennzahlen [2, S. 39] Vergleichsrechnungen Soll-Ist-Vergleiche Betriebs- und Branchenvergleiche Zeitvergleiche Arten der Vergleichsrechnungen [2, S. 46] Tafel Gliederung der Bilanz einer Einzelunternehmung Aktiva Passiva Anlagevermögen Eigenkapital Sachanlagen - Grundstücke Rückstellungen - Gebäude - Fahrzeuge Langfristiges Fremdkapital - Maschinen Bankdarlehen - Betriebsausstattung finanzielles Anlagevermögen immaterielles Anlagevermögen Umlaufvermögen Kurzfristiges Fremdkapital Material- und Warenbestand Verbindlichkeiten teilfertige Arbeiten Anzahlungen offene Forderungen Kasse, Bankguthaben Rechnungsabgrenzungsposten Rechnungsabgrenzungsposten Gesamtvermögen Gesamtkapital BILANZ Die Bilanz ist die geordnete Gegenüberstellung der Vermögenswerte und der Verbindlichkeiten eines Betriebes zu einem bestimmten Zeitpunkt. [1, S. 26] Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 6 452 BETRIEBSFÜHRUNG Analyse des Jahresabschlusses Der Begriff Bilanzanalyse ist „die übliche und verkürzte Bezeichnung für die Analyse des Jahresabschlusses“ [3, S. 107]. Dabei wird anhand der Bilanz eine zeitpunktbezogene Analyse und anhand der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) eine zeitraumbezogene Analyse vorgenommen. Unternehmen, die gemäß § 4 Abs. 3 EStG mittels Einnahmen-Überschussrechnung ihren Gewinn ermitteln, brauchen - rein rechtlich gesehen - zum Jahresabschluss keine Bilanz zu erstellen. Damit fehlen zunächst wichtige, für die Erstellung einer zeitpunktbezogenen Analyse notwendige Ausgangsdaten. Mit Blick auf das in einer Bilanz enthaltene Zahlenwerk (Tafel ) wird deutlich, dass eine „Bestandsaufnahme“ im Kleinunternehmen oder beim Freiberufler zweckmäßig ist. Da an diese keine formellen Anforderungen gestellt werden, kann man sich auf die Ermittlung der für das Unternehmen bedeutsamen Werte beschränken. Teilanalysen. Anhand des Jahresabschlusses werden eine Vielzahl von Kennzahlen ermittelt. Mit diesen lassen sich die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens beurteilen. Der besseren Übersicht wegen, wird die Bilanzanalyse in verschiedene Teilanalysen zerlegt (Bild ). Bei diesen stehen jeweils ausgewählte Aspekte im Mittelpunkt der Betrachtung. Hilfsmittel. Um aus der Bilanzanalyse verlässliche Schlussfolgerungen bezüglich der Unternehmensentwicklung ableiten zu können, genügt es nicht, lediglich den Abschluss eines Jahres zu analysieren. Es wird empfohlen, mindestens drei aufeinander folgende Jahre zu betrachten. Nur so werden Entwicklungstendenzen sichtbar. Zur Erleichterung dieser Aufgabe gibt es zu verschiedenen Buchführungsprogrammen Ergänzungsmodule, die Kennzahlen ermitteln. Alternativ gibt es auch spezielle Software [4] für die Bilanzanalyse (Bild ). Diese Programme helfen nicht nur bei der Berechnung der Kennzahlen, sondern unterstützen den Nutzer auch bei deren Auswertung. Interpretation der Ergebnisse. Der wichtigste und zugleich anspruchvollste Schritt der Bilanzanalyse ist die Interpretation der errechneten Kennzahlen sowie die Ableitung von konkreten Schlussfolgerungen für die Arbeit in den Folgejahren. Um diese Aufgabe mit Erfolg bewältigen zu können, bedarf es einer vertrauensvollen längerfristigen Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater. Laufende Buchführung auswerten Wer bei der Analyse des Jahresabschlusses feststellt, dass der Umsatz zu niedrig, der Gewinn zu gering oder die Kosten zu hoch waren, kann dieses nur zur Kenntnis nehmen. Die Bilanzanalyse liefert nur eine Aussage über den am Ende eines Wirtschaftsjahres erreichten Stand und den im abgelaufenen Wirtschaftsjahr erreichten Erfolg. Um die daraus resultierenden Konsequenzen für das zukünftige Handeln umsetzen zu können, müssen die Gesamtgrößen - sachlich und zeitlich - in kontrollier- und beeinflussbare Teilgrößen zerlegt werden. Das betrifft sowohl die Erlöse als auch die Kosten. Einnahmen und Ausgaben planen. Wer ein Unternehmen gründet und dazu von der Bank einen Kredit benötigt, muss einen Geschäftsplan vorlegen. Ein entscheidender Bestandteil dieses Planes ist eine Auflistung der erwarteten (geplanten) Einnahmen und Ausgaben. Diese Auflistung sollte eigentlich auf Quartale oder Monate aufgeschlüsselt Jahr für Jahr erstellt werden, denn ein zielorientiertes Arbeiten macht Soll-Ist-Vergleiche unumgänglich. Soll-Ist-Vergleich. Für den Soll-Ist-Vergleich während des Jahres sind Positionen von Bedeutung, die durch eigene Aktivitäten kurzfristig direkt beeinflussbar sind. Wenn die Ausgabe- und Einnahmepositionen Monat für Monat realistisch geplant sind, dann werden durch den Soll-Ist-Vergleich Abweichungen ohne Verzögerung sichtbar. Nur so kann nach den Ursachen für die Abweichungen gesucht werden und es eröffnet sich gleichzeitig die Möglichkeit, zeitnah darauf zu reagieren. Betriebswirtschaftliche Auswertungen. Buchführungsprogramme verfügen vielfach über die Möglichkeit, anhand der erfassten Geschäftsvorfälle eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu erstellen. Für die BWA gibt es keine festen Formvorschriften, aber in jedem Fall geht es um eine Erfolgsrechnung für die jeweilige Abrechnungsperiode. Bei einfachen Buchführungsprogrammen ohne BWA kann man sich deshalb durch den Ausdruck der Einnahmen-Überschussrechnung behelfen. Schlussbemerkungen Die Buchführung ist nicht nur ein aus dem Steuer- und Handelsrecht resultierendes „notwendiges Übel“, sondern ein hilfreiches Instrument zur Organisation einer zielgerichteten Arbeit. Das im Ergebnis der Buchführung entstehende Zahlenwerk ermöglicht vielfältige Aussagen zum Erfolg einer Abrechnungsperiode, zum erreichten Entwicklungsstand des Unternehmens und liefert wichtige Ausgangsgrößen zur Kalkulation von Angeboten. Literatur [1] Acker, H.-P.; Jürgensen, A.: Bilanzanalyse im Klein- und Mittelbetrieb. Berlin: Verlag Technik 1998. [2] Vollmuth, H. J.: Bilanzen; Bilanzanalyse und Bilanzkritik für die Praxis. Planegg: WRS-Verlag 1998. [3] Scheffler, E.: Bilanzen richtig lesen; Was Bilanzen aussagen und verschweigen. München: Deutscher Taschenbuch Verlag 1997. [4] Möbus, H.: Bilanzanalyse - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters. Elektropraktiker Berlin 56(2002)11, S. 929-931. H. Möbus KENNZAHL Eine Kennzahl stellt grundsätzlich eine Kombination von Zahlen dar, zwischen denen bestimmte Beziehungen bestehen. Es entsteht eine neue Größe, die im Vergleich zu den Ausgangsgrößen zusätzliche Erkenntnisse vermittelt. [2, S. 38] Programme erleichtern die Bilanzanalyse Bilanzanalyse Strukturanalyse Erfolgsanalyse Finanzanalyse Vermögens- und Kapitalstruktur Leistungsfähigkeit und Ertragskraft Finanzierung und Zahlungsfähigkeit Wichtige Teilanalysen [2, S. 24]
Autor
- H. Möbus
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