Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters (2)
ep2/2005, 2 Seiten
Belegzwang Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ gilt natürlich auch für die einfache Buchführung. Die wichtigsten Belege sind - Durchschriften der Ausgangsrechnungen (und Gutschriften) an Kunden, - Originale der Eingangsrechnungen (und Gutschriften) von Lieferanten sowie - Bankbelege der Geschäftskonten. Durch Geschäftsvorfälle fallen diese „natürlichen“ Belege ohnehin an. Darüber hinaus kann es notwendig sein, gesonderte („künstliche“) Belege anzufertigen, wenn z. B. Gegenstände (Materialien, Werkzeuge) oder Geld aus dem Unternehmen für private Zwecke entnommen werden. Ersatz- bzw. Notbeleg. Für den Fall das Originalbelege abhanden kommen oder ein Beleg nicht zu erhalten war, kann man sich durch selbst angefertigte Ersatz- bzw. Notbelege behelfen, um den Vorgang „glaubhaft“ zu machen. Bei der Gestaltung von Form und Inhalt dieser Belege sollte man sich an den Anforderungen der natürlichen Belege orientieren. Dies gilt insbesondere für Betriebsausgaben, da der Steuerpflichtige hier derjenige ist, der die objektive Beweislast trägt. Er muss also dem Finanzamt beweisen, dass er die Betriebsausgabe zu recht geltend macht. Damit aber ein Beleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss dieser eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Für natürliche Belege hat der Gesetzgeber eine Reihe von Festlegungen getroffen. Da man davon ausgehen kann, dass die durch Geldinstitute erstellten Bankbelege diesen Anforderungen generell genügen, beschränken sich die nachfolgenden Ausführungen auf Rechnungen. Anforderungen an Rechnungen Die formalen Anforderungen an Rechnungen sind in den letzten Jahren [1,2] mehrfach präzisiert worden. Die in diesem Zusammenhang zu beachtenden Festlegungen sind für den Unternehmer als Leistungsempfänger und -erbringer von Interesse. Einerseits muss dafür gesorgt werden, dass die eigenen Ausgangsrechnungen den gestellten Anforderungen genügen. Anderseits muss - vor der Bezahlung - geprüft werden, ob die eingehenden Rechnungen nicht nur sachlich, sondern auch formal richtig sind. Quittungen und Rechnungen. Den in der Praxis geläufigen Begriff „Quittung“ sucht man in den Gesetzestexten vergeblich. Statt dessen wird dort der Begriff „Kleinbetragsrechnung“ verwendet. Dieser Begriff enthält im Grunde genommen auch die Beschreibung worum es eigentlich geht - um Rechnungen für kleinere Beträge. Kleinbetragsrechnungen im Sinne des Gesetzgebers sind Rechnungen, bei denen der Bruttobetrag 100,- Euro nicht übersteigt. Für diese Rechnungen gelten bezüglich der formalen Anforderungen eine Reihe von Vereinfachungen. Der Umfang der Pflichtangaben ist gegenüber den Rechnungen für Beträge über 100,- Euro (Tafel ) deutlich reduziert. Die nach Tafel für Kleinbetragsrechnungen erforderlichen Pflichtangaben (Verzicht auf Anschrift des Rechnungsempfängers!) setzen indirekt voraus, dass der Rechnungsbetrag sofort vereinnahmt wird. Die üblicherweise verwendeten Vordrucke enthalten daher meist einen entsprechenden Hinweis. Neben den aus der Sicht des Gesetzgebers geforderten Angaben, muss eine nicht sofort bar begliche Rechnung die - Zahlungsbedingung und - Bankverbindung enthalten. Umsatzsteuer Die Notwendigkeit zur Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben leitet sich nicht nur aus der Pflicht zur Ermittlung des Gewinns nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) ab, sondern wird auch durch das Umsatzsteuergesetz begründet. Besteuerung der Wertschöpfung. Mit der Umsatzsteuer wird nur die Wertschöpfung - also der geschaffene Mehrwert - der jeweiligen Wirtschaftstufe besteuert. Deshalb wird hierfür auch der Begriff der Mehrwertsteuer verwendet. Die Höhe der Steuerschuld des Unternehmens ergibt sich grundsätzlich zu: Umsatzsteuerzahllast = Summe der vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge - Summe der geleisteten Vorumsatzsteuerbeträge Statt von geleisteten Vorumsatzsteuerbeträgen wird vereinfachend von Vorsteuer gesprochen. Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die nur den Endverbraucher belastet. Auf der Internetseite des Bundesamtes für Finanzen www.bff-online.de findet man dazu folgende Erläuterung: „Die Steuerlast soll den Verbraucher treffen. Da es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Verwaltungskostenbegrenzung nicht sinnvoll ist, diese Steuern beim Verbraucher zu erheben, werden sie beim Unternehmer, der einen Umsatz tätigt, erhoben. Im Falle der Umsatzsteuer obliegt es dem Unternehmer, die Steuer auf die Empfänger seiner Leistungen als Bestandteil des Preises abzuwälzen.“ Steuersätze. Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist das Nettoentgelt. Es wird zwischen zwei Steuersätzen unterschieden: - allgemeiner Umsatzsteuersatz von 16 % und - ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 %. Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 2 104 BETRIEBSFÜHRUNG Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters Quittungen, Rechnungen und Umsatzsteuer Jede Buchführung basiert auf Belegen, vor allem auf Quittungen und Rechnungen. Anhand der Buchführung wird aber nicht nur der Gewinn, sondern auch die Umsatzsteuer ermittelt. Daher sind die formalen Anforderungen an diese Belege durch den Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz (UStG) und in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung geregelt. ELEKTRO PRAKTIKER MEISTERWISSEN Tafel Pflichtangaben auf Rechnungen 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers 3. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung 4. Zeitpunkt/-raum der Lieferung oder Leistung 5. Rechnungsdatum 6. Rechnungsnummer (fortlaufende eindeutige Nummer) 7. Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer (Nettoentgelt) 8. Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag 9. Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer (Bruttoentgelt) 10. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Ident-Nummer Anmerkungen a) Bei unterschiedlichen Steuersätzen, sind die Entgelte aufgeschlüsselt anzugeben. b) Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten gelegt werden. c) Bei Rechnungen über Bauleistungen für Privatpersonen ist auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. d) Bei Bauleistungen für Unternehmen, die selbst Bauleistungen erbringen, wird nach Neuregelung § 13b UStG nur das Nettoentgelt in Rechnung gestellt. Der Leistungsempfänger schuldet hier die Umsatzsteuer. Auf die Anwendung dieser Verfahrensweise ist in der Rechnung gesondert hinzuweisen. Tafel Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung 3. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung 4. Ausstellungsdatum 5. Mehrwertsteuersatz 6. Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer (Bruttoentgelt) Tafel Voranmeldung und Zahlung Zeitraum Vorjahresumsatzsteuer jährlich bis 512,- quartalsweise bis 6 136,- monatlich ab 6 136,- Tafel Umrechnungsmultiplikatoren Steuersatz Umrechnungsmultiplikator 16 % 13,79 % 7 % 6,54 % Für die Elektrobranche sind nur diese Steuersätze von Interesse. Die Lieferungen und Leistungen, die dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegen, sind im UStG festgelegt. Dazu gehören u. a. Druckerzeugnisse wie Zeitschriften oder Bücher. Darüber hinaus gibt es Leistungen und Lieferungen, die umsatzsteuerbefreit bzw. nicht steuerbar sind. Diese Tatbestände sind im Gesetz erschöpfend aufgezählt, aber für die Praxis in Planungsbüros und Handwerksbetrieben kaum relevant. Ist-Besteuerung. Unternehmer, die nach § 4 Abs. 3 EStG nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, ermitteln ihre Umsatzsteuerschuld auf Basis der Ist-Besteuerung. Das bedeutet, hier entsteht die Steuerschuld erst mit der Bezahlung des Entgeltes für die Lieferung oder Leistung. Das gilt sowohl für die vereinnahmte Umsatzsteuer als auch für die geleistete Vorsteuer. Die Ist-Besteuerung ist von Vorteil, wenn zwischen dem Erbringen der Leistung und der Bezahlung durch den Kunden ggf. ein großer zeitlicher Abstand liegt. Voranmeldung und Zahlung. Die Umsatzsteuer ist eigentlich eine einmalige Jahressteuer. Der Unternehmer ist aber verpflichtet, während des Jahres Voranmeldungen zu tätigen und Vorauszahlungen zu leisten. Die Termine dafür werden durch die Höhe der zu entrichtenden Umsatzsteuer (Tafel ) bestimmt. Termine und Dauerfristverlängerung. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Kalendertag des auf den Anmeldezeitraum folgenden Monats fällig. Zur Vermeidung übermäßigen Arbeitsanfalls in Firmen und Steuerbüros besteht die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt zu beantragen. Dadurch verschiebt sich der ursprüngliche Abgabetermin um einen Monat. Vorsteuerermittlung. Auf Kleinbetragsrechnungen werden lediglich das Bruttoentgelt und der Steuersatz angegeben. Wenn es in Ausnahmefällen nötig ist, aus dem Rechnungsbetrag rechnerisch die Vorsteuer zu ermitteln, bedient man sich festgelegter Multiplikatoren (Tafel ). Sonderregelungen für Kleinunternehmer Zur Reduzierung des notwendigen Aufwandes für die einfache Buchführung, hat der Gesetzgeber für Kleinunternehmer zwei wichtige Sonderregelungen geschaffen: Umsatzsteuerfreibetrag. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis zu 17 500,- Euro (Bruttoumsatz, d. h. Umsatz inklusive MwSt.) können auf den Ausweis von Mehrwertsteuer verzichten. Dazu ist ein besonderer Antrag beim Finanzamt zu stellen. Der Umsatz im laufenden Jahr darf 50 000,- Euro nicht übersteigen. In diesem Fall kann keine Vorsteuer aufgerechnet werden. Vorsteuerpauschale. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis zu 61 365,- Euro können die Vorsteuer mit Pauschalvorsteuersätzen geltend machen. In diesem Fall werden alle Einnahmen und Ausgaben brutto verbucht. Die anrechenbare Vorsteuer wird anhand des Nettoumsatzes mittels der im Gesetz festgelegten Pauschale errechnet. Für das Elektroinstallationshandwerk ist diese Pauschale mit 9,1 % festgelegt. Beide Regelungen sind mehr oder minder Relikte einer Zeit, in der die Buchführung vorwiegend manuell erledigt wurde. Die Umsatzsteuerbefreiung ist heute ggf. noch für den Fall des Nebenerwerbs von Interesse. Internet nutzen Die Finanzverwaltungen und der Gesetzgeber nutzen das Internet seit Jahren recht intensiv als Kommunikations- und Informationsmedium. Elster - elektronische Steuererklärung. Die elektronische Steuererklärung war mehrere Jahre parallel zur Abgabe der entsprechenden Formulare auf freiwilliger Basis möglich. Für alle nach dem 31.12.04 beginnenden Abrechnungszeiträume der Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung ist die elektronische Steuererklärung verbindlich. Wenn die eigene Buchführungssoftware nicht über ein Elster-Modul verfügt, kann man das von den Finanzverwaltungen kostenlos angebotene Programm Elster Formular (Bild ) nutzen. Dieses Programm unterstützt die - Umsatzsteuer-Voranmeldung, - Umsatzsteuererklärung, - Gewerbesteuererklärung, - Einkommensteuererklärung und - Lohnsteuer-Anmeldung. Das Programm kann seit Mitte Januar 2005 aus dem Internet www.elster.de geladen oder als CD-ROM kostenlos von Finanzämtern bezogen werden. Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung in herkömmlicher Form (Papier oder Fax) ist ab 2005 nur noch in Ausnahmefällen auf Antrag möglich. Die Anträge müssen schriftlich, mit ausreichender Begründung beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Gesetze im Internet Jahr für Jahr ändern sich für die Besteuerung relevante Sachverhalte, insbesondere Bemessungsgrenzen und Pauschalen. Daher ist es für jeden Unternehmer wichtig, sich hier laufend zu informieren. Sowohl die Fachpresse als auch das Internet bieten hierfür vielfältige Möglichkeiten. Neben dem Informationsdienst bundesrecht.juris.de (ohne „www“ eingeben) der Bundesregierung, dessen kostenlose Nutzung (Bild ) nach Anmeldung möglich ist, gibt es verschiedene Anbieter die auf ihren Seiten (s. Web-Tipp) besonders häufig benötigte Steuer-und Wirtschaftsgesetze zusammen getragen haben. Dort findet man darüber hinaus Hinweise auf aktuelle Urteile der Finanzgerichte, sowie viele nützliche Tipps und Tricks zur Buchführung und Besteuerung. Der regelmäßige Besuch derartiger Seiten ist daher durchaus zu empfehlen. Literatur [1] Möbus, H.: Neuregelungen bei der Rechnungslegung. Elektropraktiker Berlin, 58(2004)6, S. 470. [2] Möbus, H.: Neue Fristen bei der Rechnungslegung und -aufbewahrung. Elektropraktiker Berlin, 58(2004)10, S. 797. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 2 105 BETRIEBSFÜHRUNG WEB-TIPP Gesetze im Internet www.steuernetz.de www.lawchannel.de www.nonprofit-management.de www.rechtliches.de www.dejure.org www.jusline.de www.gesetzesweb.de bundesrecht.juris.de (ohne „www.“) Investieren und Abschreiben Fortsetzung ELEKTRO PRAKTIKER Elster - Steuererklärung über das Internet (verbindlich ab 01/2005) Gesetze im Internet - ein Informationsdienst des Gesetzgebers
Autor
- H. Möbus
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