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Laufende Buchführung selbst erledigen

ep9/2006, 2 Seiten

Auf die Frage, ob man als Handwerker oder Planer die Buchführung selbst erledigen soll, gibt es keine eindeutige Antwort. Es gibt in jedem konkreten Fall gute Gründe dafür – und ebenso gewichtige Gründe dagegen. Schon die Frage, nach den für die Entscheidungsfindung wichtigen Aspekten, lässt sich kaum beantworten.


Einfache Buchführung und Kleinunternehmer Einfache Buchführung. Der Begriff „einfache Buchführung“ erweckt zuweilen den Eindruck, dass alles ganz simpel ist. Für die Buchung der Mehrzahl von Geschäftsvorfällen trifft dies sicher auch zu. Aber auch hier liegt vielfach der „Teufel im Detail“, wie etwa bei der Ermittlung und Buchung der AfA, der Verfahrensweise zur Berücksichtigung der Kfz-Kosten, der Handhabung der beschränkt abziehbaren Betriebskosten u. v. a. m. Die einfache Buchführung ist immer dann zulässig, wenn der Gewinn eines Unternehmens nach § 4 Abs. 3 des Est G durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt werden darf. Die Anwendung der Einnahmenüberschussrechnung zur Gewinnermittlung ist daher an bestimmte Voraussetzungen gebunden (Tafel ). Für Freiberufler gibt es keinerlei Grenzen bezüglich des Umsatzes und des Gewinns, wohl aber für Handwerker und Gewerbetreibende. Mit Blick auf die angegebenen Grenzen wird deutlich, dass die einfache Buchführung nur für kleinere Handwerksbetriebe zulässig ist. Der Begriff Kleinunternehmen sollte in diesem Zusammenhang aber nicht benutzt werden. Kleinunternehmer. Als (umsatzsteuerliche) Kleinunternehmer werden nach § 19 Ust G Unternehmen bezeichnet, deren Gesamtumsatz 17 500 Euro nicht übersteigt. Diese Unternehmen sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das bedeutet aber, dass keine Mehrwertsteuer erhoben werden darf und keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden kann. Dadurch wird die Buchführung weiter erleichtert. Allerdings sollte man diesen Aspekt - vor allem mit Blick auf die verfügbaren Hilfsmittel - nicht überschätzen. Wegen der Umsatzgrenze ist die Anwendung dieser Möglichkeit ohnehin auf Ausnahmen beschränkt und sollte nur dort genutzt werden, wo nicht nur die Buchführung erleichtert wird, sondern auch wirtschaftliche Vorteile zu erwarten sind. Vielfach kann es für diese Unternehmen sogar vorteilhafter sein, zur Umsatzsteuerpflicht zu optieren. An eine solche Entscheidung ist der Betrieb dann aber mindestens 5 Jahre gebunden. Worauf beschränken? Buchführung und Besteuerung sind zwei nicht voneinander zu trennende Themen. Wer darüber nachdenkt die einfache Buchführung selbst zu erledigen, muss sich darüber Klarheit verschaffen, was er wirklich selbst machen will und was nicht. Mit Blick auf die sich ständig ändernde Gesetzeslage ist es nur in Ausnahmefällen sinnvoll, wirklich alles selbst zu erledigen. Die Erstellung des Jahresabschlusses und der Einkommenssteuererklärung ist bei einem Steuerbüro daher meist besser aufgehoben. Die Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle, auch laufende Buchführung genannt, ist aber eine Aufgabe, die - in Absprache mit dem Steuerbüro - zu bewältigen ist. Laufende Buchführung Unter laufender Buchführung werden alle Arbeiten verstanden, die zur buchhalterischen Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle bis hin zur Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig sind. Die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung zählt im buchhalterischen Sinne nicht unmittelbar zur laufenden Buchführung, sondern zum Jahresabschluss. Für die Gestaltung der laufenden Buchführung müssen die daraus resultierenden Anforderungen aber berücksichtigt werden. Buchungsjournal Im Ergebnis der laufenden Buchführung entsteht zunächst das Buchungsjournal als wichtigste Unterlage. Das Buchungsjournal enthält eine chronologische Auflistung (Tafel ) der Geschäftsvorfälle. Eine andere vielfach praktizierte Variante des Buchungsjournals ist dessen kontenweise Auflistung. Umsatzsteuer-Voranmeldung Je nach Höhe der jährlichen Umsatzsteuerzahllast ist deren Voranmeldung monatlich, quartalsweise oder jährlich fällig. Die Ermittlung der Höhe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung bzw. des verbleibenden Überschusses ist eigentlich ganz einfach: Umsatzsteuerzahllast = Summe der vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge - Summe der geleisteten Vorumsatzsteuerbeträge Ein Blick auf den zweiseitigen Vordruck zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (Bild a) und die dazugehörige mehrseitige Anleitung macht deutlich, dass es so einfach eben nicht ist. Verschiedene Steuersätze, unterschiedliche Verfahrensweisen Elektropraktiker, Berlin 60 (2006) 9 730 BETRIEBSFÜHRUNG Laufende Buchführung selbst erledigen Auf die Frage, ob man als Handwerker oder Planer die Buchführung [1] selbst erledigen soll, gibt es keine eindeutige Antwort. Es gibt in jedem konkreten Fall gute Gründe dafür - und ebenso gewichtige Gründe dagegen. Schon die Frage, nach den für die Entscheidungsfindung wichtigen Aspekten, lässt sich kaum beantworten. ELEKTRO PRAKTIKER MEISTERWISSEN Dauerfristverlängerung Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis spätestens zum 10. Kalendertag des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats fällig. Durch Beantragung einer Dauerfristverlängerung kann dieser Termin um einen Monat hinausgeschoben werden. Wer jährlich/quartalsweise zur Zahlung verpflichtet ist, für den verschiebt sich damit auch der Zahlungszeitpunkt. Wer monatlich zur Zahlung verpflichtet ist, für den verschiebt sich zwar auch der Zahlungszeitpunkt, aber in diesem Fall muss 1/11 des voraussichtlichen Gesamtbetrages als Sondervorauszahlung geleistet werden. Tafel Wer darf seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 Est G ermitteln? Art Umsatz Gewinn Handwerker bis 350 000 Euro bis 30 000 Euro Freiberufler unbeschränkt unbeschränkt Tafel Angaben im Buchungsjournal (Buchung-Nr.) Belegdatum Beleg-Nr. Konto (Gegenkonto) Buchungstext Betrag Steuerschlüssel oder Steuerbetrag Umfang der laufenden Buchführung wird durch die Steuergesetzgebung bestimmt a) Vordruck zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (Ausschnitt) b) Vordruck zur Einnahmenüberschussrechnung (Ausschnitt) EP0906-727-731 21.08.2006 13:36 Uhr Seite 730 der Erhebung (§ 13b Abs. 2 Ust G) dieser Steuer [2] und die Ein-/Ausfuhr von Erzeugnissen und Leistungen führen dazu, dass eine Vielzahl von Zahlen zu ermitteln und dem Finanzamt mitzuteilen sind. Einnahmenüberschussrechnung Bis einschließlich des Kalenderjahres 2004 gab es bezüglich der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) keinerlei Formvorschriften. Seit dem 01.01.2005 ist hierfür ein 5-seitiger Vordruck (Bild b) zu verwenden. Festlegungen zum Ausfüllen dieses Vordruckes findet man in einer recht umfänglichen Anleitung. Die Einführung dieses Formulars war zunächst recht umstritten, so dass die Einführung mehrfach verschoben wurde. Auch wenn dieses neue Formular nicht gerade ein Beleg für Bürokratieabbau ist, so hat es doch den Vorteil, dass damit die Anforderungen der Finanzbehörden an die Gewinnermittlung klar fixiert sind. Die dazugehörige Anleitung vermittelt in recht kompakter Form die aus der aktuellen Gesetzeslage resultierenden Forderungen. Das kann durchaus als Vorteil gesehen werden. Betriebe, deren Betriebseinnahmen unter der Grenze von 17 500 Euro liegen, sind nicht an den EÜR-Vordruck gebunden. Sie können eine formlose Gewinnermittlung abgeben. Es erscheint aber als durchaus empfehlenswert, sich auch in diesem Fall an den Vorgaben des Vordruckes zu orientieren, um Rückfragen oder ggf. Prüfungen zu vermeiden. Verzeichnis der Anlagegüter Mit dem Vordruck EÜR hat der Gesetzgeber gleichzeitig Festlegungen zur Form des Verzeichnisses der Anlagegüter getroffen. Zur Erstellung dieses Verzeichnisses kann von der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen eine Excel-Tabelle als Muster (Bild ) heruntergeladen werden. Dieses Verzeichnis ist Bestandteil der mit der Einkommensteuererklärung einzureichenden Anlage EÜR. Fahrtenbuch und GWG-Verzeichnis Unabhängig davon, ob ein im Betriebsvermögen befindliches Kfz für private Fahrten oder ein privates Kfz für betrieblich veranlasste Fahrten genutzt wird, ein Fahrtenbuch ist unerlässlich. Neben der Forderung nach Führung eines Fahrtenbuches, findet man in der Anleitung zum Vordruck EÜR konkrete Festlegungen was, in welcher Situation, wie zu berechnen ist. Geringwertige Wirtschaftsgüter deren Nettowert 410 Euro nicht übersteigt, können im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Allerdings hat der Gesetzgeber festgelegt, dass für diese Wirtschaftsgüter ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis anzulegen ist. Formvorschriften für dieses Verzeichnis gibt es nicht. In Anlehnung an das Verzeichnis der Anlagegüter wird man hier aber lediglich die Bezeichnung des Wirtschaftsgutes, den Anschaffungszeitpunkt und die Kosten ausweisen. Hilfsmittel nutzen Die Entscheidung, für oder gegen die laufende Buchführung im eigenen Haus, setzt zunächst einmal die Kenntnis der in den Anleitungen zu den Vordrucken Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einnahmenüberschussrechnung vom Gesetzgeber getroffenen Festlegungen voraus. Nur wer sich zutraut, die dort getroffenen Festlegungen auch in der täglichen Buchungspraxis korrekt umsetzen zu können, kann den nächsten Schritt gehen und sich nach einem geeigneten Hilfsmittel umsehen. Die Nutzung eines Programms erleichtert zwar den einzelnen Buchungsvorgang erheblich, aber ohne die notwendige buchhalterische Sachkenntnis führt auch das beste Programm nicht zum richtigen Ergebnis. Wer die eigenen Fähigkeiten zur Buchführung testen und durch „Learning by doing“ vervollkommnen möchte, braucht nicht unbedingt eines der vielen am Markt verfügbaren Programme zu kaufen. Neben dem bereits in [3] vorgestellten EÜR-Programm Easy Cash & Tax (www.easyct.de) gibt es für das Kalkulationsprogramm des freien Open Office.org [4] eine Lösung (Bild ) zur Einnahmenüberschussrechnung (www.schlenther.de). Diese Anwendung ist bereits mit einem Kontenrahmen ausgestattet der weitestgehend dem Vordruck zur Einnahmenüberschussrechnung entspricht. Zur Anwendung dieser Lösung müssen nur einige wenige Einstellungen innerhalb einer Erfassungsmaske vorgenommen werden (Bild ). Die Erfassungsmaske für die laufenden Geschäftsvorfälle ist ähnlich einfach aufgebaut (Bild ). Diese einfache Lösung ist zwar selbsterklärend, hat aber trotzdem eine etwa 20-seitige Dokumentation, die man auch lesen muss, um deren Grenzen zu erkennen. Schlussbemerkungen Wer die einfache Buchführung nutzen darf und darüber nachdenkt, den Teil der laufenden Buchführung selbst zu erledigen, sollte sich bei der Entscheidungsfindung nicht vordergründig von den möglichen Kosteneinsparungen lenken lassen. Vieles scheint auf den ersten Blick einfacher als es dann im Detail tatsächlich ist. Die kostenlos verfügbaren Hilfsmittel sind ohne ein Minimum an buchhalterische Sachkenntnis nicht nutzbar. Bei kommerziellen Produkten kommt man ggf. mit etwas weniger buchhalterischer Sachkenntnis aus, aber diese Programme verursachen bei der Anschaffung und der laufenden Aktualisierung eben auch Kosten. Literatur [1] Möbus, H.: Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters. Beitragsreihe in der Rubrik Meisterwissen. Elektropraktiker Berlin 59(2005) Heft 1-6. [2] Möbus, H.: Neuregelungen bei der Rechnungslegung. Elektropraktiker Berlin 58(2004)4, S. 470. [3] Möbus, H.: Zwei nützliche Helfer fürs Büro. Elektropraktiker Berlin 57(2003)12, S. 946-968. [4] Möbus, H.: Open Office - Software zum Nulltarif. Elektropraktiker Berlin 60(2006)1, S. 34-35. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 60 (2006) 9 731 BETRIEBSFÜHRUNG Gesetzgeber hat Formvorschriften für das Verzeichnis der Anlagegüter erlassen Einnahmenüberschussrechnung - Open Office.org Einfache Lösungen benötigen nur wenige Einstellungen Belegerfassung - einfach und schnell EP0906-727-731 21.08.2006 13:36 Uhr Seite 731

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Autor
  • H. Möbus
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