Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters (1)
ep1/2005, 2 Seiten
Aufmerksamkeit für die Buchführung Wer auf Dauer ein Unternehmen mit Erfolg führen möchte, darf sich nicht darauf beschränken Produkte herzustellen und Dienstleistungen anzubieten. Man muss auch der Buchführung die nötige Aufmerksamkeit widmen. Diese Erfahrung ist unbestritten, wird aber nur allzu oft nicht berücksichtigt. Die Buchführung basiert auf Erfassung der Einnahmen und Ausgaben. Sie ist somit ein Abbild des betrieblichen Leistungsprozesses in Geldwerten (Bild ). Das im Ergebnis der Buchführung entstehende Zahlenwerk ist Grundlage für die Besteuerung (Finanzamt) und wird für Kreditgespräche mit der Bank benötigt. Darüber hinaus liefert die Buchführung eine Fülle von Informationen, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind. Damit lassen sich z. B. Fragen [1] beantworten, wie: - Mit welchen Produkten/Dienstleistungen und welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht? - Welche Ausgaben sind wofür angefallen? - Wie ist die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens? Es gibt viele gute Gründe, der eigenen Buchführung die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Man sollte es nicht dabei belassen, Monat für Monat beim Steuerberater die Belege abzugeben. Beratungskompetenz nutzen Wer möchte - und über die nötigen Kenntnisse verfügt - kann seine Buchführung selbst erledigen. Neben den üblichen PC-Programmen werden zunehmend auch Lösungen angeboten, die über das Internet (Bild ) nutzbar sind. Mit Blick auf die jährlichen Änderungen in der Steuergesetzgebung sollte ein derartiger Schritt aber gut überlegt sein. Der Versuch hier Kosten zu sparen, kann gerade das Gegenteil bewirken. Die Erstellung der jährlichen Steuererklärung sollte in jedem Fall einem Steuerbüro übertragen werden. Die Buchführung im eigenen Haus hat vor allem den Vorteil, dass die Belege immer verfügbar sind. Hierfür bieten die Steuerbüros inzwischen mobile Vor-Ort-Lösungen an. Selbst wenn Sie die Buchführung komplett Ihrem Steuerbüro überlassen, ist es in Ihrem ureigensten Interesse, sich damit zu beschäftigen. Nicht nur um Ihren Mitwirkungspflichten nachzukommen, sondern um die Beratungskompetenz Ihres Steuerberaters auch wirklich nutzen zu können. Finanz- und Betriebsbuchhaltung Mit dem Begriff Buchführung wird der Teil des betrieblichen Rechnungswesens bezeichnet (auch Buchhaltung (Bild ) genannt), der auf den Einnahmen und Ausgaben basiert und Auskunft über Aufwand und Ertrag gibt (Tafel ). Statt Buchführung werden auch die Begriffe Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung verwendet. Art und Umfang der Finanzbuchhaltung werden vom Handels- und Steuerrecht bestimmt. In der Finanzbuchhaltung spiegeln sich vor allem die Außenbeziehungen eines Unternehmens wieder. Die Betriebsbuchhaltung hingegen ist vor allem nach innen gerichtet. Hier geht es um Leistungen und Kosten. Die Betriebsbuchhaltung basiert auf dem Zahlenwerk der Finanzbuchhaltung und wird bei der Kostenrechnung/Kalkulation durch in der Finanzbuchhaltung nicht erfasste Sachverhalte (kalkulatorische Kosten!) ergänzt. Auch wenn es hinsichtlich des Umfanges der Betriebsbuchhaltung - also bezüglich der Kostenrechnung - keine gesetzlichen Vorschriften gibt, ist dieser Teil des Rechnungswesens nicht weniger wichtig. Denn wer „seine Kosten nicht kennt, kann - keinen kostengerechten Stundenverrechnungssatz bilden, - den Preis, den der Markt vorgibt nicht richtig beurteilen und damit nicht erkennen, ob eine Leistung mehr kostet, als sie einbringt, - die betrieblichen Kosten nicht rechtzeitig beeinflussen, wenn die Gefahr von Verlusten droht.“ [3, S. 11] Andere Aufgaben des Rechnungswesen, wie die Materialbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung, stehen mehr oder minder zwischen den Hauptzweigen des Rechnungswesens. Die Ergebnisse dieser Rechnungen gehen sowohl in die Finanz- als auch in die Betriebsbuchhaltung ein. Buchführungspflicht Der Gesetzgeber hat im Handelsgesetzbuch (HGB), im Einkommenssteuergesetz (EStG) und in der Abgabenordnung (AO) die Pflichten zur Buchführung geregelt. Der § 238 des HGB fordert: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.“ Unter Buchführungspflicht im Sinne des Gesetzes wird eigentlich die „doppelte Buchführung“ verstanden. Doppelte Buchführung deswegen, weil jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten verbucht wird. Die Bezahlung einer Telefonrechnung per Banküberweisung/-lastschrift wird sowohl im Konto „Porto, Telefon“ als auch im Konto „Bank“ festgehalten. Jedes Konto verfügt über eine Soll-Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 1 BETRIEBSFÜHRUNG Buchführung - nicht nur eine Aufgabe des Steuerberaters Einfache Buchführung Die Buchführung gehört zu den Aufgaben, deren Erledigung sich Handwerker und Planer nur ungern zuwenden. Die durch den Gesetzgeber vorgeschriebenen Pflichten werden häufig als lästig empfunden. Vielfach wird die Buchführung komplett einem Steuerbüro übertragen und damit zugleich auf jede Auseinandersetzung mit dem eigenen Zahlenwerk verzichtet. ELEKTRO PRAKTIKER MEISTERWISSEN INFO Im Rahmen dieser Beitragsreihe werden ausgewählte, für die tägliche Arbeit bedeutsame Aspekte der Buchführung besprochen. Die Ausführungen richten sich vor allem an Inhaber kleiner Handwerksbetriebe und Planungsbüros. Finanzamt Bank Unternehmen Lieferanten Kunden Ausgaben Produkte und Dienstleistungen Einnahmen Produkte und Dienstleistungen Wertbewegungen im Unternehmen Überall verfügbar - Buchführung im Internet Buchhaltung Finanzbuchhaltung Wieviel, woher und wohin? Betriebsbuchhaltung Was und wozu? Finanz- und Betriebsbuchhaltung und eine Habenseite, auf denen die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Die doppelte Buchführung ist aber etwas für Fachkräfte und kann nicht mit wenigen Sätzen erklärt werden. Einfache Buchführung Voraussetzung Kleine Unternehmen (sog. Nicht-Kaufleute im Sinne HGB) und Freiberufler (also auch Elektroplaner) sind nicht buchführungspflichtig. Handwerksbetriebe mit einem - Umsatz bis 350 000 Euro und einem - Gewinn bis 30 000 Euro im Wirtschaftsjahr können von dieser Erleichterung ebenfalls Gebrauch machen. Für Freiberufler gelten keine Grenzen. Nicht buchführungspflichtig bedeutet nicht den Verzicht auf jegliche Buchführung, sondern nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Verfahren Diese Unternehmen können ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Der Gewinn ergibt sich dabei zu: Gewinn = Summe der Betriebseinnahmen - Summe der Betriebsausgaben Hierzu brauchen nur alle Geldzu- und -abflüsse in Form liquider (flüssiger) Mittel (bar bzw. von/auf Bankkonten) einzeln (§ 146 AO) erfasst werden. Die Entstehung einer Forderung oder das Eingehen einer Verbindlichkeit ist hier nicht von Bedeutung. Der Gesetzgeber hat aber detaillierte Regelungen getroffen, was als Betriebseinnahme zu werten ist und was als Betriebsausgabe gelten gemacht werden darf. Die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ist durch ein Verzeichnis der Anlagegüter (abnutzbare und nicht abnutzbare Güter) zu ergänzen. Die Anschaffungskosten von Anlagegütern bleiben bei den Betriebsausgaben zunächst unberücksichtigt. Steuerrechtlich werden diese Wirtschaftsgüter nur mit dem jeweiligen Abschreibungsvolumen als Betriebsausgabe erfasst. Diese Vorgehensweise wird „einfache Buchführung“ genannt. Man spricht auch vom Aufzeichnen der Einnahmen und Ausgaben, obwohl hier vor allem die Ein- und Auszahlungen aufgezeichnet werden. Wer hierbei den Überblick über die offenen Posten (OP - Forderungen und Verbindlichkeiten) nicht verlieren möchte, muss eine gesonderte OP-Verwaltung führen. Programme zur Einnahmen-Überschussrechnung haben daher für diese Aufgabe ggf. gesonderte Programmteile. Bei der doppelten Buchführung ergeben sich die OP-Listen automatisch. Aktuelles Gegenwärtig wird seitens des Gesetzgebers keine Aufgliederung der Einnahmen und Ausgaben verlangt. Ein für das Jahr 2004 zunächst für verbindlich erklärter Vordruck zur Einnahmen-Überschussrechnung wurde im Oktober 2004 widerrufen und soll demnächst durch einen neuen, einfacheren Vorschlag ersetzt werden (Stand November 2004). Anforderungen Der bereits zitierte § 238 des HGB enthält qualitative Forderungen an die Buchführung. Es heißt dort: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Eine Konkretisierung haben diese Formulierungen in Form der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ gefunden. Diese Grundsätze sind nicht fest definiert, sondern etwas, „was das allgemeine Bewusstsein ... hierunter versteht“, wie es in einem bereits länger zurückliegenden Urteil des BGH [2, S. 19] heißt. Daher findet man in den verschiedenen Quellen durchaus verschiedene Formulierungen (Tafel ) für diese Grundsätze. In [5, S. 20] werden neben Grundforderungen wie - vollständig, - richtig, - zeitgerecht und - geordnet ausdrücklich auch Forderungen wie - keine Buchung ohne Beleg, - Nichtveränderbarkeit von Aufzeichnungen und - ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen genannt. Diese an sich für die doppelte Buchführung erhobenen Forderungen gelten natürlich auch sinngemäß für die einfache Buchführung. Belege sammeln und ordnen Ordnungsmäßige Buchführung fängt nicht erst bei der Buchung von Geschäftsvorfällen an, sondern bei der Sammlung und geordneten Ablage der Belege. Auch für ein kleines Unternehmen ist es sinnvoll, den gesamten unbaren Zahlungsverkehr über ein gesondertes Geschäftskonto abzuwickeln. Die anfallenden Belege sind daher getrennt nach - Einnahmen oder - Ausgaben sowie nach der Art des Geldflusses (bar oder unbar) nach - Kasse oder - Bank geordnet abzulegen. Bei der Ablage der Barbelege (Kasse) sollte das Belegdatum zur Sortierung genutzt werden. Die Belege, für die über das Geschäftskonto beglichenen Ausgaben, sortiert man sinnvollerweise anhand der Bankbelege. Die eigenen Rechnungen werden anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer abgelegt. Die Führung einer Kasse für den baren Zahlungsverkehr wird zwar im Zusammenhang mit der einfachen Buchführung ebenso wenig gefordert wie das gesonderte Geschäftskonto, ist aber aus der Sicht der Organisation und des Überblicks - auch im kleinen Unternehmen - dringend zu empfehlen. Literatur [1] Informationsbroschüre des BMWI: Buchführung - Wer schreibt der bleibt. Gründerzeiten Nr. 38 Ausg. 08/04. [2] Bussiek, J., Ehrmann, H.: Buchführung. 5. überarbeitete u. erweiterte Auflage. Ludwigshafen: Friedrich Kiehl Verlag 1995. [3] Acker, H.-P., Jürgensen, A.: Kostenrechnung für das Elektrohandwerk. Berlin: Verlag Technik 1997. [4] Möbus, H.: Neue Regeln Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Elektropraktiker Berlin 58(2004)4, S. 295. [5] Frey, F.: Handwerkliches Rechnungswesen. 7. Auflage. Ludwigshafen: Friedrich Kiehl Verlag 1990. H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 59 (2005) 1 35 BETRIEBSFÜHRUNG Quittungen, Rechnungen und Umsatzsteuer Fortsetzung ELEKTRO PRAKTIKER Tafel Begriffe des Rechnungswesens (in Anlehnung an [2, S. 22]) Begriff Erläuterung Aufwand Einsatz von Gütern und Leistungen, wird unterschieden in: - ordentlichen Aufwand (auch Zweckaufwand, bzw. betriebsbedingter Aufwand) und - außerordentlichen Aufwand (auch neutraler, bzw. nicht betriebsbedingter Aufwand) Ertrag wertmäßiger Ausdruck für zugeflossene Ergebnisgüter, wird unterschieden in - ordentlichen Ertrag (auch Zweckertrag, bzw. betriebsbedingter Ertrag) und - außerordentlicher Ertrag (auch neutraler, bzw. nicht betriebsbedingter Ertrag) Ausgaben/ Geldabflüsse/Geldzuflüsse einschließlich Ent-Einnahmen stehung von Verbindlichkeiten/Forderungen Auszahlungen/ Geldabflüsse/Geldzuflüsse in Form liquider Einzahlungen Mittel (bar bzw. von/auf Bankkonten) Kosten ordentlicher, betriebsbedingter wertmäßiger Einsatz von Gütern und Leistungen Leistung Ergebnis des Leistungsprozesses, in Geld bewertete erstellte Güter und erbrachte Leistungen Tafel Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (nach www.gruenderstadt.de) Anforderung Erläuterung Übersichtlichkeit Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Unternehmens verschaffen können. Vollständigkeit Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein. Ordnung Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden können. Zeitgerechtheit Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht zu erfassen. Nachprüfbarkeit Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen werden. Richtigkeit Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden.
Autor
- H. Möbus
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