Betriebsführung
Mit Controlling auf Erfolgskurs steuern
ep1/2009, 3 Seiten
Zahlenhandwerk im Griff? Viel zu selten haben Gewerbetreibende, vor allem Handwerker, einen genauen Überblick über ihre betriebswirtschaftliche Situation. Die vorhandenen Datenbestände des Auftrags- und Rechnungswesens werden kaum ausgewertet und aufbereitet. Damit fehlen wichtige Kontrollfunktionen und folglich die Möglichkeit der gezielten Steuerung des Betriebs. Zum Geschäftserfolg gehört weit mehr Gute handwerkliche Arbeit ist die eine Seite des Geschäftserfolgs. Fingerspitzengefühl und Erfahrungswerte sind zwar für die Führung eines Handwerksbetriebs nach wie vor überaus wichtig, doch sie sind für das Überleben des Betriebs nicht immer ausreichend. Um im Geschäft zu bleiben, sollte jeder Betriebsinhaber zusätzlich wissen, wie sein Unternehmen wirtschaftet, wie er sich am besten vermarktet, wie der Markt aussieht und wie er Angebote und Kosten richtig kalkuliert. Deshalb müssen sich die Unternehmer neben ihrer handwerklichen Tätigkeit ebenso mit kaufmännischen Fragen und Steuerungsinstrumenten beschäftigen, um in jeder betrieblichen Situation die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Controlling - ein Stiefkind Controlling steht als Oberbegriff für diese Art der kaufmännischen Steuerung des Betriebes. Im Handwerk wird das Controlling allerdings noch kaum eingesetzt. Nur gut ein Drittel der Befragten, die den Begriff kennen, nutzt das Instrument im eigenen Betrieb. Eine Studie von Dr. Markus Glasl, dem stellvertretenden Geschäftsführer am Münchner Ludwig-Fröhler-Institut für Handwerkswissenschaften, beweist: Betriebe, die über ein gut funktionierendes und ausgebautes Rechnungswesen sowie über eine moderne Kosten-und Erlösrechnung verfügen - als eine Form des Controlling - sind wesentlich erfolgreicher im Markt als ihre Mitbewerber ohne Controlling. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen operativem und strategischem Controlling. Operatives Controlling. Das bezieht sich auf bestimmte, kurzfristige Zeiträume (z. B. das Geschäftsjahr) und zielt hauptsächlich auf die Erhaltung der Liquidität und die Sicherung der Rentabilität ab. Strategisches Controlling. Dies beschäftigt sich mit der längerfristigen Firmenpolitik. Hier sammelt, strukturiert und interpretiert man Informationsdaten über längere Zeiträume, um zukunftsweisende Signale für das Unternehmen zu erkennen. Während die Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung für jeden Betrieb Pflicht ist, liegt Controlling in eigenem Ermessen. Solche Controlling-Instrumente wie: · die Budgetierung · betriebswirtschaftliche Auswertungen · die Liquiditätsplanung und · betriebswirtschaftliche Kennzahlen dienen zur Ermittlung der Liquidität und Rentabilität, aber auch zur Feststellung der eigenen betrieblichen Leistung und der Auslastung des Betriebes sowie zur Budgetkontrolle, Bilanzierung und Bilanzanalyse. Kaufmännische Software Auch wer kein Controlling in seinem Unternehmen durchführt, verfügt in der Regel über eine Buchhaltungssoftware oder, besser noch, eine spezifische Hand-Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 1 BETRIEBSFÜHRUNG Mit Controlling auf Erfolgskurs steuern Für Insolvenzen, auch im deutschen Handwerk, gibt es eine Vielzahl von Gründen. Eine der wichtigsten Ursachen ist ein oft nachlässiger Umgang mit kaufmännisch wichtigen Daten und Kennzahlen - ein schlechtes Controlling. Wer seine Zahlen richtig im Griff hat, kommt kaum in eine wirtschaftlich prekäre Situation, denn er kann rechtzeitig gegensteuern. vor allem aber im Stadtverkehr - bewusst sein. Risiko Rechtsabbieger. Ein besonders hohes Risiko besteht beim Rechtsabbiegen. So sterben immer noch Jahr für Jahr zu viele Radfahrer und Fußgänger bei Unfällen mit rechts abbiegenden Lkw. Nahezu alle Lkw-Fahrer geben bei einem Unfall an, dass sie den Verunglückten nicht gesehen haben. Deshalb sollten Fahrer beim Rechtsabbiegen oder bei einem Spurwechsel immer über die Schulter blicken. Für Lkw- und Busfahrer gehören Zusatzspiegel zur Standardausrüstung, ebenso die Einsicht, sich in unübersichtlichen Verkehrssituationen besonders umsichtig zu verhalten. Leichtsinn vermeiden. Das betrifft auch Radfahrer und Fußgänger, die sich selbst leichtsinnig an Kreuzungen in den toten Winkel begeben, indem sie rechts an wartenden Fahrzeugen vorbeilaufen oder -fahren. Das ist zwar erlaubt, aber höchst gefährlich - besser ist, hinter dem Fahrzeug zu bleiben und zu warten, bis es losgefahren oder abgebogen ist. Aus dem Unfallgeschehen Motor hatte falsche Drehrichtung Arbeitsauftrag. Der Antriebsmotor eines Knollenbrechers in einem Kohlekraftwerk musste getauscht werden. Für diese Arbeiten wurden zwei erfahrene Elektromonteure eingeteilt. Die Anlage sollte für die Zeit der Arbeiten freigeschaltet werden. Unfallhergang. Nach der Freischaltung der Anlage wechselten die Monteure auftragsgemäß den Motor und schalteten die Anlage wieder zu. Sie führten dann einen Probelauf durch. Dabei stellten sie fest, dass die Drehrichtung nicht stimmte. Sie wollten nun zwei Anschlüsse wechseln. Am Antriebsmotor konnten diese nicht einfach getauscht werden. Dazu hätten sie einen passenden Steckschlüssel zur Hand haben müssen. Deshalb gingen die Monteure zu der Niederspannungsverteilung, um am Motorschutzschalter den Phasentausch zweier Anschlüsse vorzunehmen. Nachdem der eine Monteur seinem Kollegen einen passenden Schraubendreher reichte, lies er ihn bei den Arbeiten allein. Plötzlich vernahm er einen Knall und einen Lichtbogen. Er ging schnell wieder zurück. Hier fand er seinen Kollegen mit Verbrennungen und leitete sofort die Rettungsmaßnahmen ein. Weitere Kollegen eilten herbei und versorgten den Verunfallten. Unfallanalyse. Die Unfalluntersuchung ergab, dass sich die Niederspannungsverteilung nicht, wie im Arbeitsauftrag festgelegt, im freigeschalteten Zustand befand. Nur der Motorschutzschalter (Bild ) war abgeschaltet. Über dem betreffenden Schalter waren zwei Anschlussdrähte von der Sammelschiene kommend abgeklemmt. Diese haben sich vermutlich berührt und einen Lichtbogen über die gesamte Sammelschiene ausgelöst. Der Monteur wird anscheinend versucht haben, die Anschlussdrähte „schnell“ zu wechseln. Ein Freischalten der gesamten Niederspannungsanlage war in diesem Moment zu aufwendig. Die Gefahr, dass ungewollt ein Kurzschluss ausgelöst werden könnte, hatte er mit Sicherheit nicht einkalkuliert (TRBS 2131, Abschn. 4.3.2.1 und 4.3.2.2, BGV A3 § 6). J. Jühling Motorschutzschalter mit direkt dahinter liegender Sammelschiene Elektropraktiker, Berlin 63 (2009) 1 37 werkerlösung, mit der er Angebote kalkulieren kann, Aufträge bestätigt, Material bestellt und Rechnungen schreibt. Derlei Software (Tafel ) ist heute, je nach Anzahl der Personen, die sie im Betrieb nutzen, bereits ab etwa 700 Euro erhältlich und kann, je nach Anbieter und Ausbaustufe, bis zu einigen tausend Euro kosten. Alle Daten zu allen Vorgängen, die mittels Software bearbeitet werden, legt das Programm in einer Datenbank ab. Wenn der Benutzer bestimmte Auswertungsfunktionen aufruft, greift es auf diese Daten automatisch zu und gibt sie unter Zuhilfenahme der entsprechenden Formel entweder in Tabellenform oder als Diagramm aus. Zu diesem Thema wurde auch Sven-Torsten Scherz, Leiter des Bereichs Produktmarketing Handwerk bei Sage Software, befragt. ep: Warum ist es nach Ihrer Ansicht so wichtig, dass vor allem Handwerker einen guten Überblick über ihre betriebliche Situation haben? Scherz: Der Wettbewerbsdruck wird immer stärker. Ich-AG, Baumärkte, Do-it-yourself-Trends, „Geiz ist geil“-Mentalitäten oder Internetangebote wie z. B. myhammer.de zwingen viele Handwerker zu preislich attraktiven Angeboten. Wichtig ist es dabei, die tatsächlichen Kosten zu kennen und im Griff zu haben. ep: Worauf sollte ein Handwerker, der sich eine Software anschafft, achten, wenn in dieser auch Controlling-Funktionen zur Verfügung stehen sollten? Scherz: An erster Stelle sollten Einfachheit der Bedienung und Transparenz der Informationen stehen. Die Handwerkerlösung sollte aus „einem Guss“ sein, das heißt, die Controllingfunktionen müssen integriert sein, damit die eventuell notwendigen Gegenmaßnahmen nur einen Mausklick entfernt sind. ep: Was sollte an Controlling-Funktionalitäten bei einer Softwarelösung für Handwerker grundsätzlich vorhanden sein? Scherz: Eine Chefübersicht, die die wichtigsten Informationen auf einer Seite darstellt, wäre wohl am wichtigsten. Hinzu kommen eine Vielzahl weiterer wichtiger Funktionalitäten wie z. B. eine Liquiditätsvorschau, eine Preisauskunft und Projektüberwachungsfunktionen. Diese Fragen müssen sich mit der Software beantworten lassen: Welche Projekte laufen zur Zeit? Wer bearbeitet diese und wie ist der jeweilige Status? Für welche Angebote hat man bereits einen Auftrag erhalten? Wo muss nachgefasst werden? Ebenso sollten umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten (Listen) vorhanden sein, u. a. Lagerbewegungen, Inventurkennzahlen (Bestand und Bewertung), Kunden- und Lieferantenumsätze, Mitarbeiter, Leistung, Lohn, Material, Rabatt, Projekte, Termine und Kostenarten. Das ist nur ein Teil der Funktionalitäten, über die eine gute Software verfügen sollte. Eine komplette Aufzählung würde den Rahmen dieses Gesprächs sprengen. ep: Wie lassen sich Frühindikatoren für eine Verschlechterung der eigenen betrieblichen Situation über eine leistungsfähige Software rechtzeitig erkennen? Scherz: Das hatte ich zuvor bereits angedeutet. Sie merken das, wenn zunehmend Projekte ohne Gewinn oder mit Verlust abgeschlossen oder auch häufiger Projekte an Mitbewerber verloren werden. Die richtige Software macht den Inhaber frühzeitig auf diese Gefahren aufmerksam und unterstützt ihn, entsprechend gegenzusteuern. ep: Muss sich ein Handwerker selbst gut mit dem Thema Controlling auskennen, wenn er die über Software verfügbaren Kennzahlen und Ergebnisse selbst erstellen und ggf. auch interpretieren möchte? Scherz: Nein, eine gute Software zeichnet sich eben genau dadurch aus, dass auch ein Controlling-Laie schnell die wichtigen Informationen erhält, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. ep: Vielen Dank für das Gespräch! Controlling-Software - auch für Laien geeignet? Jetzt bestellen! Brandmeldeanlagen professionell planen Firma/Name, Vorname Branche/Position z. Hd. Telefon Fax E-Mail Straße, Nr. Postfach Land/PLZ/Ort Datum Unterschrift ep0901 Ich bestelle zur Lieferung gegen Rechnung zzgl. Versandspesen zu den mir bekannten Geschäftsbedingungen beim huss-shop HUSS-MEDIEN Gmb H 10400 Berlin KUNDEN-NR. (siehe Adressaufkleber oder letzte Warenrechnung) Expl. Bestell-Nr. Titel /Stück Bitte senden Sie mir sobald erschienen: 7341-1611 Projekt 2095 pro Einzellizenz 490,00 7341-1613 Projekt 2095 pro Demoversion (Vollversion mit eingeschränkten Funktionen) kostenfrei Alle Preise zzgl. MwSt. Ja, ich möchte zukünftig per E-Mail über aktuelle Angebote informiert werden. Preisänderungen und Liefermöglichkeiten vorbehalten 10 % Preisvorteil für ep-Abonnenten. ep PLUS-Abonnenten erhalten 20 % Preisvorteil. HUSS-MEDIEN Gmb H 10400 Berlin Direkt-Bestell-Service: Tel. 030 42151-325 · Fax 030 42151-468 E-Mail: bestellung@huss-shop.de www.huss-shop.de Mit Projekt 2095 pro können Sie einfach, schnell und normgerecht Brandmelder nach VdS 2095 planen - ganz gleich, ob für Räume mit oder ohne Unterzügen, Flure und schmale Gänge, Hochregale oder Podeste. 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Eine Offene-Posten-Verwaltung und Nachkalkulation kann man ggf. hinzukaufen. Auch alle üblichen im Markt erhältlichen Handwerkerpakete enthalten meist Standard-Controlling-Funktionen. Wer umfangreichere oder individuellere Auswertungen wünscht, der kann diese teilweise entweder im Programm individuell erstellen oder aber in Excel exportieren und dort beliebig weiterverarbeiten. Nachteile von Excel. Verändern sich Werte, beispielsweise durch neue Aufträge, Zahlungen oder dergleichen, müssen jedes Mal händisch alle Daten entweder in Excel ergänzt oder neu exportiert und alle Tabellen, Auswertungen und Übersichten ggf. neu berechnet werden. Die Fehlerquote steigt erheblich. Fazit Für jeden Handwerksbetrieb lohnt es sich, die in den Softwarelösungen integrierten Controlling-Funktionalitäten zu nutzen. Damit verschaffen sie sich nicht nur einen Überblick über die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Preiskalkulationen und Deckungsbeiträge sowie über die eigene finanzielle Situation. Die Software unterstützt sie dabei, den Betrieb kaufmännisch umsichtig zu führen, bei Bedarf Kreditverhandlungen professionell vorzubereiten, abgewickelte Projekte nachzukalkulieren und das Forderungsmanagement im Griff zu behalten. Meist reichen die in einer guten Handwerker-Softwarelösung enthaltenen Controlling-Funktionen für die geschäftlichen Anforderungen bereits aus, sodass sich die Betriebe die Investitionen in teilweise kostspielige Spezial-Controlling-Software in diesen Fällen sparen können. Controlling verbessert nachweislich den Unternehmenserfolg. U. Pesch Tafel Controlling-Software: Wichtige Funktionalitäten im Vergleich Produktname Handwerk Hapak HS Finanzwesen HWP 2009 Top Kontor Pro 2008 Hersteller Lexware CSK Hamburger Sage Blue Software Software Solution Offene Posten Verwaltung S O S s S Deckungsbeitragsrechnung Soll-Deckungsbeitrag/Stunde n.v. S O S n. v. Mindest-Deckungsbeitrag/Stunde n.v. S O S n. v. Liquiditätsdeckungsbeitrag/Stunde n.v. n.v. O S n. v. Kostenstellenrechnung S O S O k. A. Ermittlung Stundenverrechnungssatz S O n.v. O n. v. Ermittlung Preisuntergrenzen S S n.v. O S Kapazitätsplanung n.v. O O S n. v. Budgetplanung n.v. n.v. O O n. v. Personalkostenplanung n.v. S O O n. v. Benachrichtigung Kostenüber- n.v. O n.v. S n. v. schreitungen Planung Betriebsleistung n.v. n.v. O O O Planung Betriebsergebnis n.v. n.v. O O O Kostenartenrechnung n.v. S S O S Vollkostenrechnung n.v. O S O n.v. Kassenübersicht S O S O S Warenbestandsübersicht S O S (in HS AB) S S Report Designer frei definierbare Reporte n.v. O O O S bereits enthalte Reporte Journale, O/diverse S S S (ca. 120 Statistik, aus allen Bereichen) SQL-Abfragen n.v. n.v. S S S Grafiken einbinden S O O S S Vordefinierte Auswertungen Baustellen- bzw. Projektauswertungen S. O S O S Mitarbeiterauswertungen n.v. O n.v. O S Kapazitätsplanung n.v. O O S n. v. Warenbestandsübersicht S O S (in HS AB) S S Übersicht Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Stundenverrechnungssatz n.v. O n.v. O n.v. nach Vollkostenrechnung Stundenverrechnungssatz n.v. n.v. n.v. O S nach Deckungsbeitragsrechnung Kalkulation Angebotskalkulation S S S (in HS AB) S S Auftragskalkulation S S S (in HS AB) S S Projektüberwachung S O n.v. O S Unternehmensanalyse durch n.v. n.v. O O n. v. Betriebsvergleich Simulation von Kalkulationen S S O (in HS AB) O S Nachkalkulation Rapporterfassung über alle n.v. O n.v. O S projektbezogenen Kosten Datenübernahme aus Zeiterfassungs- n.v. O n.v. O S systemen Erfassung Tagelohnarbeiten n.v. O n.v. O S Erfassung Kreditorenrechnungen S O S O S Erstellung von Rechnungen auf Basis S O S (in HS AB) O S von Rapporten Baustellen- bzw. Projektauswertungen S O S O S Mitarbeiterauswertungen S O O O S Übergabe der Lohnzeiten an n.v. O n.v. O n. v. Lohnprogramme Schnittstellen Datev S O O O S Lohnprogramme O O S O n. v. Fibu-Lösungen O O S S S Zeiterfassung n.v. O n.v. O S Excel (Export) n.v. O S S S S = Standard k. A. = keine Angabe O = optional n. v. = nicht vorhanden
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- U. Pesch
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