Lohn- und Gehaltsrechnung per PC
ep9/2003, 4 Seiten
Kostenlose Prüfversion Das vorgestellte Programm der Fa. K. Hagenlocher zur Berechnung von Löhnen und Gehältern kann als Prüfversion von deren Internetseite (www.hagenlocher.com) heruntergeladen und für einen Zeitraum von einem Monat getestet werden. Außerdem kann man über das Internet eine kostenlose CD bestellen. Die Programminstallation ist einfach und entspricht der allgemein unter Windows üblichen Vorgehensweise. Zur Anzeige der Installationshinweise und des Online-Handbuches wird der Acrobat Reader benötigt. Um das Programm dauerhaft zu nutzen, wird ein Registrierungsschlüssel benötigt, der beim Kauf mit der Rechnungslegung übermittelt wird. Bezüglich der nötigen Hard- und Software werden keine besonderen Anforderungen gestellt (Tafel ). Das Programm ist als Einzelplatz-und Netzwerkversion verfügbar. Die Installation der Netzwerkversion ist im Handbuch ausführlich erläutert. Leistungsumfang Der Leistungsumfang des vorgestellten Produkts wird aus Tafel ersichtlich. Beim ersten Programmstart wird eine Startseite mit allen Informationen gezeigt, welche der Anwender benötigt, um den Support des Entwicklers zu nutzen. Für Updates und die Inanspruchnahme der Herstellerunterstützung ist es sinnvoll, wenn der Nutzer über einen Internetanschluss verfügt. Mandant einrichten. Der erste Schritt zur Nutzung des Lohnprogramms ist die Eingabe der Firmendaten. Dies erfolgt in mehreren übersichtlich gestalteten Formularen. Neben den eigentlichen Firmendaten werden hier die Daten des zuständigen Finanzamtes und weitere Angaben wie Kirchensteuersatz, Geringverdienergrenze, Steuernummer usw. eingegeben. Es können beliebig viele Firmen angelegt werden. Zur Einarbeitung ist es möglich, sich Elektropraktiker, Berlin 57 (2003) 9 686 BETRIEBSFÜHRUNG Lohn- und Gehaltsrechnung Die Ermittlung monatlicher Arbeitsentgelte für Beschäftigte bedeutet, nicht nur das dem Arbeitnehmer zustehende Nettoentgelt, sondern gleichzeitig die an das Finanzamt zu überweisende Lohnsteuer und die an die Sozialkassen abzugebenden Beiträge zu bestimmen. Manuell ist diese Aufgabe kaum noch zu bewältigen. Programme zur Lohn- und Gehaltsrechnung [1] sind daher schon seit Jahren unentbehrlich geworden. Unbegrenzte Anzahl der Mandanten, Arbeitnehmern, Lohnarten und Krankenkassen Erstellen von Lohn-, Gehalts-, Geringverdiener- und Aushilfeabrechnungen (inkl. Mini-Jobs) aller Art Tages-, Monats- und Jahreslohnsteuertabelle Monats- und Jahresabrechnungen Lohnarten für jeden Mitarbeiter frei definierbar Einmalzahlungen, Sach- und sonstige Bezüge Automatischer Lohnsteuerjahresausgleich und Märzklausel Umlageberechnung Mutterschaftsgeldberechnung Urlaubs-, Krank- und Fehltageverwaltung Lohnsteuerbescheinigung, Beitrags- und Versicherungsnachweis Kontroll- und Sofortmeldung für geringfügig Beschäftigte Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten Druck aller Überweisungsträger Schnittstellen zu Zeiterfassung, Standardsoftware, Zusatzmodulen Tafel Leistungsumfang im Überblick CPU Pentium RAM 32 MByte Betriebs- Windows 9x system /ME/XP Festplatte ab 50 MByte Sonstiges Grafik 800 x 600 CD-ROM-Laufwerk Disketten-Laufwerk Internetzugang Tafel Systemanforderung einen Testmandanten anzulegen und damit zu üben. Krankenkassen anlegen. Um die Beiträge zu den Sozialkassen korrekt ermitteln zu können, müssen hier alle benötigten Kassen angelegt und die für das aktuelle Jahr geltenden Beitragssätze eingegeben werden. Sind noch Zahlungen fällig, die unter die Märzklausel fallen, sind auch die Vorjahreswerte einzugeben. Personaldaten erfassen. Die Erfassung der Personaldaten, also aller für die Berechnung des Brutto- und Nettoentgeltes relevanten Mitarbeiterinformationen (Bild ), ist mit einigem Aufwand verbunden. Dafür können aber alle für eine Personalverwaltung notwendigen Informationen bis hin zum Passbild des Mitarbeiters abgespeichert werden. Neben der Speicherung der Personaldaten erfolgt hier die Zuordnung zu den vorher angelegten Kassen, die Eingabe der zur Lohnsteuerberechnung relevanten Daten wie Steuerklasse, Kinderfreibetrag usw., die Abspeicherung der vereinbarten Arbeitszeiten und die Verwaltung des Urlaubsanspruchs. Durch Zuordnung von Lohnarten zu einzelnen Mitarbeitern wird die monatliche Abrechnung vereinfacht. Lohnarten einrichten. Neben den bereits vordefinierten Lohnarten (Bild ) können durch den Anwender beliebig viele Lohnarten angelegt werden. Diese werden in der Rubrik „Weitere Daten“ verwaltet. Hier sind auch eine Reihe von Schlüsseln definiert, die an anderen Stellen im Programm benötigt werden. Abrechnung erstellen. Sind die zur Lohnrechnung nötigen Stammdaten (Firmen-, Kassen- und Personaldaten) einmal angelegt, ist die eigentliche monatliche Lohnrechnung eine Aufgabe, die fast nebenher erledigt werden kann. Es wird der entsprechende Mitarbeiter aufgerufen und die in der jeweiligen Lohnart geleisteten Stunden eingegeben. Der dafür nötige Aufwand ist in den meisten Fällen deutlich kleiner als das Auswerten der von den Baustel-Elektropraktiker, Berlin 57 (2003) 9 Übersichtliche Anlage der Mitarbeiterdaten Vordefinierte Lohnarten reduzieren den Eingabeaufwand len mitgebrachten Stundenzettel. Belege drucken. Lohnrechnung ist mit der Erstellung einer Vielzahl von Belegen verbunden, was auch in den vielfältigen Ausdruckmöglichkeiten des Programms deutlich wird (Bild ). Neben dem monatlichen Lohnbeleg für den Mitarbeiter erstellt das Programm ausnahmslos alle im Zusammenhang mit der Personalverwaltung und Lohnrechnung anfallenden Belege, Listen, Bescheinigungen usw. Hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang die gelungene Integration des Druckes von Überweisungsträgern (Bild ). Wer konsequent alle Bankverbindungen zu Firmen, Mitarbeitern, Kassen und dem zuständigen Finanzamt eingetragen hat, kann alle Überweisungsträger automatisch vom Programm erstellen lassen. Nutzer von MS-Money und Quicken können die Überweisungsdaten auch an diese Programme übergeben. Zusatzmodule und Schnittstellen Die vorgestellte Software zur Lohn-und Gehaltsrechnung kann durch verschiedene Zusatzmodule ergänzt werden: Bankdiskette erstellen. Durch ein Zusatzmodul zur Erstellung von Bankdisketten kann auf den Ausdruck von Überweisungsträgern verzichtet werden. Ohne jegliche Neueingabe von Daten kann damit auf Basis der angelegten Stammdaten und der monatlichen Abrechnung die DTA-Diskette einschließlich der dazugehörigen Belege erstellt werden. Neben der Arbeitserleichterung bringt diese Lösung Kostenvorteile bei den Überweisungsgebühren. Arbeitszeugnisse. Die Ausfertigung von Arbeitszeugnissen ist gerade in einem kleinen Betrieb eine ungern erledigte Arbeit. Ein kleines Zusatz-Elektropraktiker, Berlin 57 (2003) 9 688 BETRIEBSFÜHRUNG Im Ergebnis der monatlichen Lohnrechnung können alle benötigten Belege erstellt werden Überweisungsträger können vom Programm generiert werden programm vereinfacht diese Aufgabe durch vielfältige Hilfestellungen beim Abfassen der Texte. Datenimport und -export. Zur Vereinfachung der monatlichen Stundenerfassung kann eine Schnittstelle zum Import von Daten aus Zeiterfassungssystemen genutzt werden. Die bei der monatlichen Lohnrechnung anfallenden Daten für die Finanzbuchhaltung lassen sich über eine Exportschnittstelle in den Datenbankformaten dBase und Paradox exportieren. Datensicherungsprogramm. Bei der Arbeit mit einem Lohnprogramm entstehen im Laufe des Jahres eine Fülle von Daten, die unbedingt gegen Verlust gesichert werden müssen. Da die in den Windows-Betriebssystemen integrierte Backup-Funktion verschiedene Wünsche offen lässt, wird ein gesondertes Backup-Programm zur regelmäßigen Datensicherung aller Lohndaten angeboten. ElSter-Modul. Steuererklärungen können auf elektronischem Wege zum zuständigen Finanzamt übermittelt werden. Ein spezielles Elstermodul (ElSter - Elektronische Steuererklärung) ermöglicht die Generierung der monatlichen Steuererklärung (Lohnsteuer) und deren Übermittlung, ohne dass zusätzliche Eingaben nötig sind. Handbuch und interne Hilfe Mit der Software wird ein rund 100 Seiten umfassendes Online-Handbuch (PDF-Datei) ausgeliefert. Die darin enthaltenen Erläuterungen sind im wesentlichen handlungsorientiert. Eine Video-Hilfe vermittelt einen ersten Überblick zum Leistungsumfang und zur Bedienung. Wer im Umgang mit dem Computer geübt ist und über Fachkenntnisse in der Lohnrechnung verfügt, wird daher kaum Schwierigkeiten haben, sich in das Programm einzuarbeiten. Für während der Arbeit auftauchende Fragen kann über die F1-Taste auf den Inhalt des Handbuches als Online-Hilfe zugegriffen werden. Programminterne „Experten“ erleichtern in fachlicher Hinsicht zudem die Abarbeitung verschiedener Aufgaben. Für registrierte Nutzer steht außerdem eine Hotline des Herstellers zu Verfügung. Fazit Der Vorzug eines Programms zur Lohn- und Gehaltsrechnung liegt nicht nur in der Zeitersparnis bei der Berechnung der monatlichen Arbeitsentgelte, sondern vor allem darin, dass alle damit im Zusammenhang stehenden Belege nahezu ohne Zusatzaufwand erstellt werden können (Bild ). Zu den weiteren Vorteilen zählt auch die einfache Korrigierbarkeit von Fehlern, die höhere Qualität erstellter Unterlagen und die Verfügbarkeit diverser Nachfolgeauswertungen. Gegenüber der Lohnrechnung im Steuerbüro hat die Nutzung eines Lohnprogramms im eigenen Hause den Vorteil, dass alle Belege stets verfügbar sind. Mit einem Preis von 150,- (Update: 99,- ) ist die gezeigte Software auch für kleine Firmen bezahlbar. Nach ordentlicher Installation und der Anlage aller notwendigen Stammdaten ist die monatliche Abrechnung mit dem PC auch fachlich einfacher als eine manuelle Bearbeitung. Literatur [1] Möbus, H.; Zylinski, K.: Lohn- und Gehaltsabrechnung. Software für den Elektrofachmann. Verlag Technik, Berlin 1998 H. Möbus Elektropraktiker, Berlin 57 (2003) 9 689 Alle Belege können ohne großen Aufwand erstellt werden
Autor
- H. Möbus
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